🧭 Marco de buenas prácticas generales

• Planificación proactiva y detallada: Invertir tiempo en un diagnóstico preciso y en la planificación evita retrasos y sorpresas durante la tramitación.
• Documentación rigurosa y ordenada: Guardar copias digitales y físicas de todas las comunicaciones, asistencias y justificantes facilita posibles revisiones.
• Comunicación transparente y fluida con todas las partes implicadas: Informar con antelación a la RLPT, personas formadoras y participantes genera confianza y minimiza incidencias.
• Seguimiento y evaluación continua: No se trata solo de cumplir obligaciones formales, sino de medir la satisfacción y el impacto de la formación para mejorar de manera constante.
• Uso de la plataforma FUNDAE de forma anticipada y habitual: Dominar el entorno digital permite agilizar procesos y evitar retrasos por errores o falta de comunicación.
• Formación y actualización del equipo: Mantenerse informado sobre cambios normativos y de la plataforma evita errores y mejora la gestión y tramitación.

⚙️ Buenas prácticas en cada paso de la gestión

• 0 · DIAGNÓSTICO Y PLANIFICACIÓN: Dedicar tiempo a hablar con los equipos para detectar necesidades reales y alinear la formación con los objetivos estratégicos de la empresa.
• 1 · CALCULAR EL CRÉDITO: Realizar una estimación inicial con el simulador, pero confirmar siempre el crédito oficial en la aplicación.
• 2 · DAR DE ALTA A LA EMPRESA EN FUNDAE: Comprobar que todos los datos (CIF, convenio, CNAE, etc.) estén correctos y actualizados antes de firmar el alta.
• 3 · INFORMAR A LA RLPT: Enviar la documentación completa y con antelación, y guardar siempre prueba de la comunicación y de la respuesta.
• 4 · COMUNICACIÓN DE INICIO: Registrar la acción, el grupo formativo, la modalidad de impartición y quién imparte la formación con antelación al inicio.
• 5 · REALIZAR LA FORMACIÓN: Controlar la asistencia, repartir cuestionarios y guardar todos los documentos firmados o generados por la plataforma.
• 6 · COMUNICACIÓN DE FINALIZACIÓN: Registrar a las personas participantes para su bonificación (con una asistencia mínima del 75%) y los costes asociados a la formación.
• 7 · BONIFICAR LA FORMACIÓN: Asegurar el cumplimiento de requisitos (Hacienda, Seguridad Social, RLPT) y que el importe coincida exactamente con lo comunicado. Coordinarse con el área contable para que la bonificación se aplique correctamente y hacer seguimiento hasta recibir el aviso de bonificación final.
• 8 · CONSULTAR EL RESULTADO: Revisar el apartado “Mis expedientes” y controlar posibles requerimientos, respondiendo dentro de los plazos establecidos.

🧭 Marco de buenas prácticas generales

• Informar correctamente a las personas trabajadoras sobre qué es un PIF y en qué se diferencia de la formación programada, fomenta confianza y evita confusiones.
• Revisar con atención que la acción formativa elegida cumpla los requisitos oficiales (formación oficial acreditada, reconocida o universitaria).
• Recordar que el crédito de los PIF puede financiarse con crédito adicional, pero deben respetarse los límites de horas establecidos según el tamaño de la empresa.
• Planificar con antelación, ya que los PIF pueden tener una duración larga y requieren coordinación con la planificación de la plantilla.
• Conservar toda la documentación (solicitud, matrícula, horarios, nóminas, etc.) del mismo modo que con el resto de formación bonificada.
• Realizar un seguimiento individualizado de los PIF, manteniendo un registro actualizado de las personas trabajadoras que los utilizan, las horas disfrutadas y el estado de su formación.

⚙️ Buenas prácticas en cada paso de la gestión

• 1 · SOLICITUD DE LA PERSONA TRABAJADORA: Facilitar un modelo estándar (como el Anexo I de FUNDAE) para que la persona trabajadora pueda solicitar el PIF de forma clara y completa.
• 2 · VALORACIÓN Y AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA: Definir criterios internos (p. ej., relación con el puesto de trabajo, viabilidad horaria, presupuesto) y comunicar la decisión de manera razonada.
• 3 · INFORMAR A LA RLPT: Si existe representación legal, aportar la documentación correspondiente y conservar constancia de la comunicación.
• 4 · COMUNICAR A FUNDAE: Revisar que la información del PIF (horas, coste salarial, empresa y persona trabajadora) sea correcta antes de firmarla en la aplicación.
• 5 · GESTIÓN DOCUMENTAL Y CONSERVACIÓN: Guardar el justificante de asistencia o superación de los estudios, ya que será imprescindible para validar la bonificación.
• 6 · APLICAR LA BONIFICACIÓN: Asegurar su aplicación dentro de los plazos establecidos y respetar los límites de crédito y horas correspondientes.

• Cuando se realiza una Autorización a una Entidad Organizadora (en la pestaña Autorización de la aplicación de FUNDAE), no es necesario desautorizarla al finalizar el año. La autorización no se traslada automáticamente al ejercicio siguiente, y revocarla manualmente puede generar incidencias o incluso bloquear o invalidar bonificaciones ya aplicadas durante ese año. Por tanto, no se recomienda desautorizar a la entidad al cierre del ejercicio, sino dejar que el sistema gestione automáticamente el cambio de año.
• Cuando se ha encargado la gestión de la organización de la formación a una Entidad Organizadora, es recomendable que esta comunique a la empresa bonificada el estado de las gestiones realizadas ante FUNDAE, por ejemplo mediante el envío de capturas de pantalla o comprobantes de las comunicaciones efectuadas. De este modo, se garantiza la trazabilidad del proceso y que la empresa esté informada de todas las actuaciones realizadas en su nombre.

• La empresa puede bonificarse a partir de la comunicación de la finalización del curso y/o antes de presentar el boletín de cotización del mes de diciembre del mismo ejercicio económico.
• Comprobar que se han cumplido todos los requisitos obligatorios y que la empresa está al corriente con Hacienda y la Seguridad Social.
• Aplicar la bonificación a través del Sistema RED (código 763 – bonificación formación continua). Si la liquidación de cuotas resulta a favor de la empresa, la propia presentación de documentos se considera solicitud de saldo acreedor.
• No superar nunca el crédito disponible, el coste total del grupo ni el importe máximo financiable calculado por los módulos económicos.
• Devolver las bonificaciones indebidas a favor del Servicio Público de Empleo Estatal, indicando CIF, Razón Social y número de expediente, en la siguiente cuenta: BANCO DE ESPAÑA, ALCALÁ 50, 28014 MADRID – IBAN: ES32 9000 0001 2002 03405128
• Incluir intereses de demora en caso de requerimiento de la Inspección de Trabajo.
• No aplazar la bonificación hasta final de año; aplicarla con antelación para evitar incidencias.

• Organizar la documentación por acción formativa, manteniendo una carpeta digital o física para cada curso.
• Utilizar nomenclaturas claras en los archivos (p. ej., “Asistencia_Curso_Excel_Marzo2025.pdf”).
• Centralizar la información en un espacio compartido y seguro, como un servidor corporativo o una plataforma de gestión documental.
• Elaborar un índice o registro de documentos para poder localizar fácilmente cualquier elemento.
• Designar a una persona responsable de velar por la conservación y actualización de la documentación, especialmente en el caso de acciones recurrentes.