1.1 ¿Qué es la Formación Programada por las Empresas?
La Formación Programada por las Empresas, también conocida como formación bonificada, es una iniciativa que permite a las empresas recuperar parte de las aportaciones realizadas a la Seguridad Social en concepto de formación profesional, procedentes tanto de las personas trabajadoras como de las propias empresas, y utilizarlas para formar a su equipo. Cada año, todas las empresas disponen de un crédito para formación, que pueden emplear para cubrir total o parcialmente el coste de los cursos realizados por su plantilla.
Es un mecanismo pensado para mejorar las competencias profesionales del equipo y para facilitar que la formación se perciba como una inversión estratégica que aporta valor y no como un gasto adicional.
No es necesario ser una gran empresa ni disponer de un departamento de formación para acceder al sistema. De hecho, las pequeñas y medianas empresas (PYMES) también pueden utilizarlo, y a menudo cuentan con condiciones más favorables. Solo es necesario conocer qué crédito está disponible, qué tipo de formación puede bonificarse, cómo realizar el trámite y cómo comunicarlo correctamente.
Si su empresa realiza formación, tiene la oportunidad de recuperar parte del coste de la formación y de los gastos asociados.
1.2 Beneficios, requisitos y obligaciones generales para acceder
Utilizar la Formación Programada por las Empresas ofrece ventajas claras tanto a corto como a largo plazo. No se trata únicamente de un beneficio fiscal, sino de una oportunidad para mejorar el funcionamiento interno, adaptarse a los retos futuros y favorecer el crecimiento profesional del equipo.
BENEFICIOS PARA LA EMPRESA
- Mejora de la productividad y de la eficiencia en el día a día.
- Adaptación a nuevas tecnologías, normativas y procesos.
- Fidelización del talento y aumento de la motivación del personal.
- Reducción de costes en formación, aprovechando un recurso que la empresa ya tiene asignado.
- Mayor autonomía para planificar y organizar la formación que realmente se necesita.
Es una manera de transformar las aportaciones que empresas y personas trabajadoras destinan a la Seguridad Social en concepto de Formación Profesional en un recurso que retorna en forma de valor añadido para su empresa.
REQUISITOS BÁSICOS PARA HACER USO DEL CRÉDITO
Para acceder al sistema y poder aplicar las bonificaciones, las empresas deben cumplir una serie de condiciones previas:
- Estar dadas de alta en el Régimen General de la Seguridad Social y tener personas asalariadas vinculadas a su código de cuenta de cotización, ya que el crédito de formación se genera a partir de las cuotas de formación profesional aportadas por estas.
- Estar al corriente de pago con la Seguridad Social y con Hacienda.
- Haber cotizado por formación profesional durante el año anterior.
- Todas las empresas que cotizan por Formación Profesional disponen, en todo caso, de un crédito mínimo anual garantizado de 420 €, independientemente de su tamaño o antigüedad.
- En el caso de empresas de nueva creación, el crédito se calcula multiplicando el número de personas trabajadoras (según su primer boletín de cotización a la Seguridad Social) por 65 €, siempre que este importe resulte más favorable que el crédito mínimo garantizado.
Es importante diferenciar estos requisitos generales, que permiten a la empresa acceder al crédito anual de formación, de los requisitos específicos que deben cumplir las acciones formativas para poder ser bonificadas. Estos últimos se recogen en el apartado Modalidades de impartición de la Formación Programada.
Uno de los requisitos fundamentales para acceder a la Formación Programada por las Empresas es cotizar a la Seguridad Social por Formación Profesional. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que, en el caso del colectivo de personas trabajadoras autónomas, aunque también cotizan por este concepto, los costes derivados de su propia formación no son bonificables. Por este motivo, es recomendable revisar siempre la normativa vigente y las condiciones específicas aplicables a su caso antes de iniciar el trámite.
OBLIGACIONES GENERALES PARA HACER USO DEL CRÉDITO
Para poder aplicar las bonificaciones y garantizar su validez, las empresas que utilizan el sistema de Formación Programada deben cumplir las siguientes obligaciones básicas, de acuerdo con la normativa vigente (Real Decreto 694/2017 y Ley 30/2015):
- Realizar acciones formativas relacionadas con la actividad de la empresa y con el puesto de trabajo de las personas participantes.
- Comunicar las acciones y los grupos formativos en la plataforma de FUNDAE, respetando los plazos mínimos establecidos.
- Conservar toda la documentación acreditativa (asistencias, facturas, justificantes, informes, etc.) durante al menos cuatro años.
- Garantizar el seguimiento y control de la formación impartida y responder a posibles requerimientos o inspecciones.
- Si la empresa tiene más de cinco personas trabajadoras, debe cumplir con la obligación de cofinanciación privada, según su tamaño, en los términos que establece la normativa.
1.3 ¿Quién puede beneficiarse de la Formación Programada?
La Formación Programada por las Empresas es accesible a todas las personas trabajadoras, en distintas situaciones laborales. En términos generales, pueden participar:
- Personas trabajadoras asalariadas que prestan servicios en empresas privadas o entidades públicas empresariales (no incluidas en el ámbito de los acuerdos de formación de la Administración Pública) y que cotizan a la Seguridad Social por la contingencia de formación profesional.
- Personas trabajadoras a tiempo parcial, que tienen los mismos derechos de acceso a la formación que las personas con jornada completa.
- Personas fijas discontinuas, tanto durante los periodos de actividad como en los intervalos de inactividad.
- Personas afectadas por ERTE, siempre que se encuentren en situación de suspensión temporal del empleo.
- Personas que pasan a situación de desempleo durante el periodo formativo, siempre que realicen al menos el 75% del curso.
- Personas de baja por enfermedad, siempre que la enfermedad lo permita y, en todo caso, con la debida autorización médica.
- Personas en Permiso Individual de Formación (PIF) autorizadas por la empresa para obtener una acreditación oficial.
1.4 Tipologías y modalidades de formación bonificable
Otro aspecto clave para entender el funcionamiento de la Formación Programada por las Empresas es conocer con claridad cuáles son las tipologías de acciones reconocidas en el sistema y las diferentes modalidades de impartición que la empresa puede escoger en función de sus características, recursos y necesidades. De este modo, este apartado ofrece una visión estructurada y comprensible sobre qué puede bonificarse y cómo debe impartirse la formación para cumplir con la normativa vigente.
A la hora de planificar la formación dentro de la empresa, es habitual utilizar términos como “curso”, “taller” o “sesión formativa” de manera genérica. Sin embargo, para acceder a los beneficios del sistema de bonificación, es necesario conocer y utilizar correctamente los términos oficiales, especialmente el concepto de acción formativa.
Por este motivo, consideramos importante comenzar este apartado aclarando los conceptos clave de la Formación Programada por las Empresas según FUNDAE.
Una vez definido el concepto de acción formativa, es importante destacar que estas pueden adoptar diferentes tipologías. Conocer las posibilidades que ofrece el sistema le ayudará a aprovechar mejor el crédito disponible y a garantizar el cumplimiento de la normativa.
Formación interna
La formación interna es aquella que la empresa organiza y gestiona directamente dentro de su entorno laboral, utilizando personal propio o recursos propios. También puede incluir las acciones formativas en las que la empresa estructura la formación pero contrata a una persona técnica especializada externa para su impartición, siempre que esta colaboración quede debidamente justificada.
Este tipo de formación permite que una persona trabajadora actúe como formadora del resto del equipo, transmitiendo conocimientos técnicos, procedimentales o basados en la experiencia práctica. La formación interna es especialmente valiosa para las empresas que desean poner en valor el conocimiento interno, fomentar el aprendizaje colaborativo y optimizar el crédito formativo sin depender de terceros, aprovechando el know-how y la experiencia propia de la organización.
Para que la formación interna sea válida dentro del sistema de bonificación, es necesario garantizar:
- Estructura de la acción: La acción formativa debe cumplir los requisitos generales: estar relacionada con la actividad de la empresa y con las funciones que desarrolla la persona trabajadora, tener una duración mínima de 2 horas, identificar claramente a las personas participantes, definir objetivos y contenidos, disponer de un registro de asistencia y de un sistema de evaluación.
- Separación entre actividad productiva y formativa: Es importante que la formación no sea una simple transmisión informal de conocimiento durante la jornada habitual, sino una acción planificada, estructurada y diferenciada de las tareas diarias.
- Justificación de la competencia de la persona formadora: La persona formadora debe disponer de experiencia, formación o trayectoria acreditable en relación con el contenido que imparte.
- Costes de personal propio: El tiempo dedicado a preparar e impartir la formación por parte del personal interno debe quedar reflejado y forma parte de los costes imputables de la actividad bonificada como “costes de personal propio”. Es necesario justificar la retribución proporcional (prorrateada) mediante nómina, contrato o certificado de recursos humanos.
- Realizar algún tipo de seguimiento o evaluación (por ejemplo, cuestionario final o comprobación práctica).
Para facilitar la planificación y el diseño de este tipo de acciones formativas, se recomienda utilizar la Ficha de Acción Formativa disponible en el apartado web del Servicio a las Empresas del Consorci per a la Formació Contínua de Catalunya.
Ejemplo: Una responsable de calidad imparte una sesión de 4 horas sobre el nuevo protocolo de auditorías internas al equipo de producción. Si la formación ha sido estructurada y planificada con objetivos, contenidos de aprendizaje, metodología y evaluación, entre otros elementos, puede bonificarse como formación interna.
Dentro de las formaciones internas cabe destacar la formación de acogida, una tipología especialmente valiosa para las empresas. Su objetivo es facilitar una integración rápida, segura y eficaz de las personas que se incorporan a la empresa, tanto en los procesos como en la cultura de la organización. Puede incluir:
- Presentación general de la empresa
- Normas y procedimientos internos
- Formación en herramientas y sistemas
- Conocimiento del puesto de trabajo
Formación externa
Es la formación impartida por agentes o entidades externas a la empresa, habitualmente centros o instituciones especializadas en formación para el empleo, que aportan conocimiento técnico, metodologías o recursos de los que la empresa no dispone internamente. Este tipo de formación puede ser contratada directamente por la empresa o bien a través de una entidad organizadora, que asume la gestión administrativa y la coordinación de las acciones formativas.
La formación externa es una herramienta clave para el desarrollo profesional de las personas trabajadoras, ya que permite incorporar conocimientos, competencias y metodologías procedentes de especialistas externos a la empresa. Este tipo de formación facilita que las empresas complementen su capacidad interna con acciones formativas adaptadas a sus necesidades reales.
Para que estas acciones sean bonificables, es necesario que tanto las empresas como las entidades participantes (organizadoras y de formación) cumplan los requisitos metodológicos, técnicos y administrativos establecidos por el marco normativo vigente (Ley 30/2015 y Real Decreto 694/2017).
Ejemplo: Una empresa del sector agroalimentario encarga a una entidad organizadora la gestión de un curso sobre normativa de seguridad alimentaria, que es impartido por una entidad de formación especializada mediante aula virtual. La entidad organizadora comunica correctamente la acción a FUNDAE y realiza el seguimiento de los requisitos formales y pedagógicos establecidos. Como resultado, la formación es plenamente bonificable.
Para conocer con detalle los requisitos y obligaciones específicos que debe cumplir una entidad de formación cuando la formación se externaliza, así como el papel que asumen la empresa y la entidad organizadora en este proceso, puede consultar el apartado Papel de la empresa, de la entidad de formación y de la entidad organizadora.
Formación obligatoria
La formación obligatoria es aquella que las empresas pueden proporcionar, ya sea con recursos propios o mediante entidades externas, por imperativo legal, normativo o por convenio colectivo, con el objetivo de garantizar el cumplimiento de determinadas condiciones laborales, técnicas o de seguridad. Aunque su origen es normativo y no estratégico, puede ser bonificable siempre que se gestione dentro del sistema de Formación Programada y se cumplan los requisitos establecidos.
Algunos ejemplos habituales de formación obligatoria son:
- Formación en prevención de riesgos laborales.
- Formación en protección de datos y cumplimiento normativo.
- Formación para la obtención o mantenimiento de Certificados Profesionales, permisos o carnés habilitantes.
- Acciones exigidas por normativa técnica específica del sector o por requerimientos administrativos (como autorizaciones ambientales, trámites con la Administración o procesos de calidad).
Aviso importante sobre la formación obligatoria
La formación obligatoria (es decir, aquella exigida por la normativa para poder ejercer una actividad o garantizar la seguridad laboral, como la prevención de riesgos o el uso de equipos específicos) es actualmente bonificable a través del sistema de Formación Programada por las Empresas, siempre que cumpla todos los requisitos establecidos por FUNDAE.
No obstante, debido a la nueva jurisprudencia y a las resoluciones judiciales del Tribunal Supremo, existe cierto margen de incertidumbre respecto a la aceptación o revisión de las bonificaciones en formación programada, ya que se introducen criterios sobre la impugnación de decisiones administrativas relativas a la bonificación de la formación, especialmente en el caso de la formación obligatoria.
Por ello, ¿qué es fundamental que tengan en cuenta?
- Seguir las instrucciones y guías sobre la justificación económica y documental de la formación.
- Estar al día de posibles cambios normativos o nuevas interpretaciones que puedan derivarse de las sentencias.
- Conservar toda la documentación acreditativa y justificativa de la formación, para poder defender la bonificación ante posibles inspecciones o recursos.
- Solicitar asesoramiento especializado si reciben una notificación de “no conformidad”, es decir, una comunicación por parte de la Administración en la que se indica que algún gasto o acción formativa no ha sido aceptada como bonificable y puede requerir aclaraciones o devoluciones.
No todas las empresas tienen los mismos recursos ni necesidades, por lo que la normativa permite adaptar la formación a distintas realidades. Las modalidades bonificables son tres —presencial, teleformación y mixta—, cada una con sus requisitos y ventajas. El objetivo es que cualquier empresa, independientemente de su tamaño o sector, pueda ofrecer formación de calidad.
Modalidad · Presencial
Es la modalidad más clásica y conocida: la formación se realiza en un espacio físico (aula, sala de reuniones, taller, etc.) y en un horario concreto, coincidiendo en tiempo y lugar la persona formadora y las personas participantes. Es decir, todas las personas están presentes en el mismo sitio y al mismo tiempo. Esto permite resolver dudas en el momento, realizar prácticas supervisadas y trabajar en equipo de forma colaborativa. Por este motivo, es especialmente adecuada para contenidos prácticos, formaciones de corta duración o equipos que comparten entorno laboral.
AULA VIRTUAL COMO MODALIDAD PRESENCIAL
Se trata de formación a distancia pero en tiempo real, donde personas formadoras y participantes se conectan simultáneamente mediante plataformas digitales. A efectos normativos, tiene la consideración de formación presencial, y por ello debe cumplir los mismos requisitos de control y seguimiento que una formación impartida en un espacio físico.
Combina las ventajas de la presencialidad —interacción directa, dinámicas de grupo, resolución inmediata de dudas— con la flexibilidad de poder participar desde cualquier lugar sin desplazamientos. Es especialmente útil cuando se necesita dinamismo y participación, pero no es viable reunir al equipo en persona. Puede utilizarse tanto para contenidos teóricos como prácticos, siempre que la tecnología lo permita.
Modalidad · Teleformación
La teleformación es una modalidad 100% a distancia, que permite a cada persona participante organizar su propio ritmo de aprendizaje. Se considera que una acción formativa se realiza mediante teleformación (e-learning, formación online, formación virtual, etc.) cuando su impartición se desarrolla a través de una plataforma digital que posibilite la interactividad entre las personas participantes, el personal tutor y la consulta de recursos y materiales.
La principal característica de esta modalidad es que no es necesario coincidir en tiempo real. Cada persona accede a los contenidos cuando le resulte más conveniente, dentro del periodo establecido para la formación. Esta modalidad es especialmente adecuada para empresas con turnos, equipos deslocalizados o necesidades de flexibilidad. Eso sí, es necesario garantizar una buena organización y planificación para que todas las personas puedan seguirla con éxito.
Modalidad · Mixta
La modalidad mixta es aquella que combina formación presencial (incluyendo el aula virtual) con formación en teleformación. Esta fórmula permite aprovechar la interacción y el trabajo práctico de la presencialidad, al mismo tiempo que ofrece la flexibilidad y autonomía del aprendizaje en línea. Es especialmente recomendable para programas con contenidos extensos o complejos, ya que permite alternar el aprendizaje autónomo con espacios de práctica supervisada y sesiones interactivas.
