Dificultad o duda

Como la empresa nunca antes había gestionado Formación Programada por las Empresas, la responsable de Recursos Humanos duda si tendrán suficiente capacidad técnica para darse de alta en FUNDAE y realizar correctamente el seguimiento. Le preocupa que, por la falta de experiencia en procesos administrativos de este tipo, algún paso —como la comunicación de inicio o la información a la RLPT— no se realice bien y termine afectando a la posibilidad de bonificarse.

Proceso y decisiones

• Diagnóstico y planificación (Paso 0): En el diagnóstico se detecta que los errores provienen de la falta de habilidades digitales y del uso de la nueva herramienta, especialmente en la coordinación entre técnicos y administrativos. Por este motivo, se define un curso en modalidad mixta que combine talleres prácticos presenciales y teleformación con ejemplos reales de órdenes de trabajo. Se definen: 6 horas presenciales (taller práctico en la oficina) + 12 horas de teleformación mediante una plataforma virtual. Total: 18 horas de modalidad mixta de nivel básico. Se prevé un coste aproximado de 2.500 €, correspondiente a los honorarios del docente externo y otros gastos asociados a la impartición.
• Cálculo del crédito (Paso 1): Utilizan el simulador con los datos del año anterior:
• Plantilla: 40 trabajadores
• Cuota de formación profesional ingresada: 6.160 € → Resultado: crédito asignado de 4.620 €.
• El importe asignado es suficiente para cubrir el coste de la formación.
• Alta en la aplicación (Paso 2): La responsable de RRHH accede con certificado digital y da de alta la empresa como empresa bonificada. Al ser la primera vez que gestionan formación a través de FUNDAE, introducen todos los datos de plantilla, sector y cuentas de cotización.
• Alta de usuarios: se crea un usuario Administrador (responsable de RRHH) y un usuario Gestor para la técnica administrativa que hará el seguimiento diario.
• Información a la RLPT (Paso 3): Como la empresa tiene delegados de personal (su RLPT), se les comunica formalmente el informe con objetivos, contenidos, participantes y calendario. Los representantes realizan observaciones sobre horarios, que finalmente se adaptan.
• Comunicación de inicio (Paso 4): Una vez dada de alta la empresa en FUNDAE y tras haber informado a la RLPT, la responsable de RRHH accede a la aplicación para dar de alta la acción formativa. En este paso introduce los datos solicitados: denominación del curso, descripción indicando que se trata de una modalidad mixta y la información ya trasladada a la representación de las personas trabajadoras. A continuación crea el grupo formativo y completa los campos requeridos. En el apartado “Descripción”:
• Número de participantes previstos.
• Número total de horas, diferenciando entre formación presencial y teleformación.
• Calendario detallado de las sesiones presenciales y del periodo de teleformación.
• Distribución en dos grupos para las clases presenciales, ya que el máximo permitido es de 30 participantes por grupo en esta modalidad.
• Por último, en la pestaña “Tutores/Centros”, se introduce la información del formador responsable de las sesiones presenciales y del centro de formación que facilita el acceso a la plataforma de teleformación. Así queda registrada toda la información de la acción mixta en un único expediente.
• Realización de la formación (Paso 5): Las sesiones presenciales se realizan en la sala de reuniones de la empresa y las de teleformación a través de una plataforma que permite registrar la actividad. Se completan los partes de asistencia y los cuestionarios de evaluación de la calidad.
• Comunicación de finalización (Paso 6): Una vez finalizadas las sesiones presenciales y el periodo de teleformación, la responsable de RRHH accede a la aplicación de FUNDAE para comunicar la finalización de la acción. En primer lugar, carga en el sistema el listado de alumnado participante, diferenciando entre quienes han completado al menos el 75 % de la formación (37 personas) y quienes no alcanzan el mínimo establecido (3 personas). Solo las primeras pueden incluirse en el cálculo de la bonificación. A continuación, la aplicación calcula automáticamente el límite de costes bonificables aplicando los módulos económicos máximos por modalidad, horas y número de alumnos: 5.760 €. Como la acción es mixta (la parte presencial representa más del 20 % de la duración total), pueden sumarse los importes máximos por módulos económicos de cada modalidad. Una vez introducido el coste real declarado de la formación (2.800 €, correspondientes a honorarios del formador y licencias de la plataforma), el sistema valida este importe como máximo bonificable, dado que:
• Es inferior al límite por módulos (5.760 €).
• Es inferior al crédito anual asignado a la empresa (4.620 €).
• Finalmente, la responsable de RRHH genera y guarda el justificante de la comunicación de finalización, que servirá como comprobante en caso de requerimiento de FUNDAE. Este documento, junto con el resto de evidencias (facturas, nóminas para acreditar cofinanciación, justificantes de asistencia e informes de la RLPT), se archiva en el expediente digital de la formación.
• Aplicación de la bonificación (Paso 7): La empresa aplica la bonificación en el boletín de cotización de octubre a través de la casilla 763 del Sistema RED.
• Conservación y comprobación (Paso 8): Toda la documentación (asistencias, facturas, informe RLPT, notificaciones) se guarda digitalizada. La responsable de RRHH es consciente de que FUNDAE puede solicitarla hasta 4 años después.

Resultado y aprendizaje

La implantación del nuevo software se consolida con éxito. En cuanto al proceso administrativo, la responsable de RRHH comprueba que, pese a su inexperiencia inicial, es posible gestionar la formación directamente si se siguen rigurosamente los pasos establecidos por FUNDAE. Los registros de asistencia, las comunicaciones a la RLPT, la carga de datos en la aplicación y la justificación económica se han podido completar correctamente gracias a una planificación cuidadosa y a la revisión de las instrucciones disponibles.

La principal lección aprendida es que la falta de experiencia no es un impedimento para tramitar correctamente la bonificación: una pyme puede gestionar su Formación Programada por las Empresas de manera autónoma siempre que dedique tiempo a conocer el procedimiento, documentar adecuadamente cada paso y conservar las evidencias necesarias. Este aprendizaje interno les permitirá aprovechar mejor el crédito de formación en futuras acciones formativas, con menos incertidumbre y mayor seguridad en la tramitación.

Dificultad o duda

La duda principal es cómo encontrar una entidad organizadora fiable. Como quieren que la entidad organizadora imparta la formación, desconocen si debe estar inscrita en el Registro Estatal de Entidades de Formación y qué documentos hay que formalizar para poder delegar la gestión. También les preocupa si los costes de organización que cobra la entidad organizadora podrán bonificarse.

Otra duda es si la empresa podrá confiar totalmente en la entidad organizadora o si igualmente será necesario realizar trámites internos (por ejemplo, informar a la RLPT o validar los datos en la aplicación).

Proceso y decisiones

• Diagnóstico y planificación (Paso 0):
• Búsqueda y validación de la entidad organizadora
• La dirección consulta la normativa y confirma que la entidad organizadora es la encargada de gestionar y coordinar la formación por cuenta de la empresa (Ley 30/2015 y Real Decreto 694/2017). Asimismo, confirma que si esta entidad organizadora imparte directamente la formación, o contrata a otra entidad de formación para hacerlo, la entidad que imparte debe estar inscrita según el tipo de formación. En este caso, la formación está fuera del Catálogo, por lo que tendrá que estar inscrita mediante declaración responsable en el registro correspondiente, de acuerdo con la Orden ESS/723/2016. Esta inscripción debe realizarse antes del inicio de la formación y comporta su integración automática en el Registro Estatal de Entidades de Formación.
• Se priorizan aquellas entidades que tengan experiencia y especialización en el sector que se necesita y que cuenten con entidades de formación inscritas para impartir la formación propuesta.
• Contactan con varias entidades seleccionadas para recibir ofertas detalladas: contenidos, metodología, modalidad y duración, precios y condiciones de pago, así como gestión de la documentación y de los trámites ante FUNDAE.
• Valoran no solo el precio, sino también la experiencia, el soporte, la capacidad de respuesta y las garantías de cumplimiento normativo.
• Analizan si la entidad ofrece un servicio integral (gestiona el alta en FUNDAE, la comunicación a la RLPT, la documentación digital, informes periódicos, etc.).
• Organizan reuniones para aclarar dudas y entender bien cómo gestionan el proceso y piden que expliquen su flujo de trabajo.
• Formalización de la delegación: antes de empezar, firman un contrato de encargo de gestión con la entidad organizadora. Este documento es imprescindible y debe incluir:
• El alcance y la autoría de la gestión de las acciones formativas, es decir, la identificación de qué funciones asume la entidad organizadora en nombre de la empresa (comunicaciones ante FUNDAE, seguimiento administrativo, control documental, etc.) y la confirmación de que actúa como responsable de la gestión dentro del marco del encargo formalizado.
• El compromiso de la entidad organizadora de conservar y entregar toda la documentación.
• El detalle de los costes de organización. Estos sí pueden ser objeto de bonificación, pero deben estar desglosados en la factura de la entidad organizadora y no pueden superar el porcentaje máximo permitido por la normativa (del 10 % al 20 % del coste total de la formación, según el tamaño de la empresa).
• Planificación: con la ayuda de la entidad organizadora definen la acción formativa: formación en competencias digitales y uso de aplicaciones móviles para la gestión de servicios (20 horas presenciales para 12 personas trabajadoras). En este punto también es importante asignar las personas responsables y establecer los canales de comunicación, designando un interlocutor interno que será responsable de la relación con la entidad y definiendo canales y frecuencia de comunicación.
• Cálculo del crédito (Paso 1): Con el apoyo de la entidad organizadora, la empresa utiliza el simulador de FUNDAE y comprueba que, con una plantilla de 12 personas trabajadoras, dispone de un crédito anual de 1.200 €. Los cursos previstos tienen un coste global de 1.500 €, de los cuales aproximadamente 150 € corresponden a gastos de organización y 1.350 € a la impartición de la formación.
• Alta en la aplicación (Paso 2): Como GestioNet nunca había gestionado Formación Programada por las Empresas, es la propia empresa quien accede inicialmente a la aplicación telemática de FUNDAE para darse de alta e introducir los datos básicos: plantilla, CNAE y código de cuenta de cotización. En este mismo paso, autoriza formalmente a la entidad organizadora para que pueda actuar en su nombre y gestionar todo el procedimiento. Una vez validados los datos, el sistema muestra que el crédito anual disponible es de 1.200 €, mientras que el coste total de la formación es de 1.500 €. La entidad organizadora explica a la dirección que FUNDAE solo permitirá bonificar hasta el límite del crédito y que, por tanto, la diferencia de 300 € deberá ser asumida directamente por la empresa. GestioNet acepta esta condición y confirma la autorización para la gestión.
• Información a la RLPT (Paso 3): GestioNet, aunque es una empresa pequeña, dispone de representación legal (delegados de personal). Tal y como marca la normativa, es la empresa quien debe comunicar formalmente la formación prevista. Para ello prepara un documento con los detalles del curso —objetivos, contenidos, participantes y calendario—. Con este informe, GestioNet envía la notificación oficial a la RLPT y cumple así la obligación de garantizar que la plantilla conoce la acción formativa antes de su inicio.
• Comunicación de inicio (Paso 4): Tres días antes del inicio de la formación, la entidad organizadora accede a la aplicación de FUNDAE y registra oficialmente las acciones y los grupos formativos. En este trámite se introducen los datos clave: denominación del curso, modalidad (presencial), duración, calendario de sesiones y la relación completa de participantes. Como existe entidad organizadora, también se completa el apartado de Empresas participantes, para dejar constancia de que GestioNet es la empresa beneficiaria de la formación. Además, se detallan los datos del centro de impartición y del tutor-formador. La entidad organizadora conserva el documento de la declaración responsable del centro de formación según el modelo oficial de FUNDAE y garantiza que está disponible para cualquier actuación de seguimiento o control. Con esta comunicación, la acción queda debidamente registrada y preparada para iniciarse dentro de los plazos establecidos.
• Realización de la formación (Paso 5): La formación se imparte según el calendario previsto. La entidad recoge los partes de asistencia y registra posibles incidencias. En caso de ausencias o modificaciones, la entidad informa a la empresa para valorar el impacto en el crédito y en el aprovechamiento de la formación.
• Comunicación de finalización (Paso 6): Una vez finalizadas las acciones formativas, la entidad organizadora prepara la documentación de cierre: partes de asistencia, cuestionarios de evaluación de la calidad, facturas y registros de impartición, y traslada toda esta información a GestioNet para que la dirección la revise y confirme que es correcta. Esto garantiza que no haya errores que puedan impedir la bonificación. En la comunicación final, la entidad organizadora declara que las personas participantes han completado al menos el 75 % de las horas de formación e introduce el coste total imputable. Con esta validación, la acción queda oficialmente cerrada en la aplicación.
• Aplicación de la bonificación (Paso 7): Una vez validada la finalización, FUNDAE reconoce como bonificables hasta 1.200 €, que es el crédito anual disponible de GestioNet. La diferencia hasta el coste total (300 €) se asume como gasto directo de la empresa y se paga a la entidad organizadora fuera de bonificación. Con la documentación y el importe confirmados, la empresa coordina con su departamento de contabilidad y nóminas la aplicación de la bonificación en el boletín de cotización a la Seguridad Social correspondiente al mes de noviembre.
• Conservación y comprobación (Paso 8): La entidad entrega a la empresa un dosier completo con toda la documentación digitalizada y firmada. La empresa archiva y mantiene accesible toda la información para posibles inspecciones o auditorías, y establece un archivo organizado y un protocolo para revisar anualmente la documentación.

Resultado y aprendizaje

Con el apoyo de la entidad organizadora, GestioNet consigue llevar a cabo la formación sin incidencias y aprovechando íntegramente su crédito asignado. El proceso les permite resolver las principales incertidumbres iniciales:

• Cómo encontrar una entidad fiable: comprueban que es imprescindible verificar que la entidad organizadora, tanto si imparte como si encarga la formación a una entidad de formación, esté inscrita y habilitada.
• Qué documentación formalizar: entienden que el contrato de encargo de gestión es obligatorio y debe incluir la conservación de la documentación y los costes de organización.
• Delegar la gestión, pero no la responsabilidad: aprenden que la empresa no puede desentenderse por completo; aunque externalice la gestión, sigue siendo la responsable final. Esto implica informar a la RLPT, revisar y validar la documentación y conservar los registros durante el plazo establecido por la normativa.

En definitiva, GestioNet constata que la opción de una entidad organizadora es útil y práctica para una pyme con poca estructura administrativa, pero confirma que es necesario mantener un control interno para garantizar el uso correcto de la bonificación.

Dificultad o duda

Joan tiene varias dudas:

• No sabe si, como autónomo con personas trabajadoras, puede acceder a la bonificación.
• Tiene problemas con el certificado digital de persona física, que es el que debe utilizar para entrar en la aplicación.
• No tiene claro cuál es su crédito asignado ni si la bonificación podrá cubrir la totalidad del importe de la formación.
• Como no tiene departamento administrativo, le preocupa tener que hacer él mismo todo el trámite: alta de la acción, comunicación de inicio y de finalización.

Proceso y decisiones

• Diagnóstico y planificación (Paso 0):
• Elegir la entidad de formación: cuando un autónomo (como Joan) decide formar a su equipo, el primer paso es identificar un centro de formación adecuado.
• 1 Verificación del centro: Joan quiere hacer una formación que pertenece al Catálogo de Especialidades Formativas, por lo que debe verificar que la entidad de formación esté inscrita en el Registro de Formación Profesional para el Empleo.
• 2 Solicitud de información inicial: pide al centro: programa detallado del curso (objetivos, contenidos y duración), currículo de la persona docente, modalidad y nivel (básico o superior) y certificado o diploma que se entregará al final.
• 3 Criterio de calidad: valora si tienen experiencia en el sector (en este caso, automoción y diagnóstico electrónico).
• Formalización de la relación con el centro: una vez seleccionado el centro, es necesario formalizar la relación para que todo quede acreditado.
• 1 Presupuesto desglosado: el centro debe indicar costes directos (docencia, materiales) e indirectos (alquiler, gestión).
• 2 Condiciones de pago: factura y transferencia bancaria (es importante evitar pagos en metálico).
• 3 Documentación que el centro debe conservar: hojas oficiales de control de asistencia (firmadas por las personas participantes y formadoras), cuestionarios de evaluación de la calidad, y certificados o diplomas (en un máximo de 2 meses).
• 4 Cláusula de responsabilidad: aunque el centro sea el encargado de la impartición de la formación, la responsabilidad de las comunicaciones a FUNDAE y de la bonificación es siempre de la empresa/autónomo.
• Planificación: con el acuerdo formalizado, hay que preparar la logística y las comunicaciones.
• Calendario y horario: definir fechas y horarios respetando el límite de ≤ 8 horas diarias.
• Lugar de impartición: debe constar claramente (dirección física o, si es aula virtual, plataforma y acceso).
• Personas participantes: lista provisional de las personas trabajadoras inscritas.
• Materiales y recursos: manuales, ordenadores, herramientas de diagnóstico.
• Documentación previa para FUNDAE: tener preparado el programa, el currículo de la persona docente y los datos del centro para dar de alta la acción en la aplicación.
• Cálculo del crédito (Paso 1): En empresas de 1 a 5 personas trabajadoras existe un crédito mínimo garantizado de 420 € cada año. Opcionalmente, Joan entra en el Simulador de FUNDAE para confirmarlo y, efectivamente, el resultado es que su crédito asignado estimado es de 420 €.
• Alta en la aplicación (Paso 2): Joan accede a “FUNDAE” → “Empresas” → “Accede a la aplicación de bonificaciones” con su certificado digital de persona física. Selecciona la opción de empresa bonificada y empieza a rellenar las diferentes pestañas del formulario: introduce su NIF y la razón social como autónomo, el código CNAE correspondiente, el convenio aplicable (si lo hay), el domicilio y el correo electrónico para las notificaciones oficiales. A continuación, indica las características de la empresa: una plantilla media de 4 trabajadores, la ausencia de representación legal de las personas trabajadoras y de medidas de ERTE, y marca la opción de pyme. También añade las cuentas de cotización que corresponden a su taller. Como no ha delegado la gestión del trámite en una entidad organizadora, deja en blanco el apartado de autorización. Finalmente, valida toda la información y firma electrónicamente el alta, quedando formalmente registrado en FUNDAE para poder gestionar su primera acción formativa.
• Información a la RLPT (Paso 3): Joan no tiene RLPT, por lo que no es necesario un informe formal, pero se ha informado de buenas prácticas y elabora una nota interna (PDF) indicando acción, fechas, colectivo y objetivos, que guarda en el expediente (esto ayuda en posibles revisiones).
• Comunicación de inicio (Paso 4):
• Alta de la acción formativa: Joan, después de escoger la entidad de formación que impartirá el curso, entra en la aplicación de FUNDAE para dar de alta la acción formativa. Allí debe indicar los datos básicos: denominación del curso (“Diagnóstico electrónico de vehículos híbridos”), objetivos, contenidos, duración (20 horas) y modalidad (presencial/superior).
  Cuando llega al apartado de costes, la plataforma le muestra que el crédito asignado de su empresa es de 420 €. La entidad de formación le ha pasado un presupuesto de 1.200 €, correspondientes a: 1.000 € en costes directos y 200 € en costes indirectos. FUNDAE aplica automáticamente el límite de los módulos económicos máximos, que para formación presencial de nivel superior es de 13 €/hora/participante.

Como el curso tiene 20 horas y participarán 4 trabajadores, el límite por módulos es:

20 h × 4 participantes × 13 €/h (presencial – superior) = 1.040 €.

El cálculo del límite por módulo lo realiza Joan porque se ha informado de que FUNDAE no permite bonificar más de lo que marcan los módulos y lo quiere comprobar. Es decir, aunque el centro le facture 1.200 €, si el módulo máximo marca 1.040, nunca podrá bonificar más de estos 1.040 €. En el caso de Joan solo dispone de 420 € de crédito, por lo que su límite real será este.

La bonificación máxima aplicable, por tanto, es de 420 €. La diferencia hasta el coste total, 780 €, la asumirá la empresa. Como tiene menos de 6 personas trabajadoras no se exige cofinanciación privada.

• Comunicación del inicio del grupo: cuando llega el momento de dar de alta el grupo, Joan entra en el apartado de “Formación” de la aplicación, selecciona la acción que ya había creado y le asigna un código y un nombre identificativo. A continuación, introduce todos los datos necesarios: indica que participarán cuatro trabajadores, fija las fechas de inicio y de finalización, concreta el horario y los días de las sesiones, y añade una persona de contacto con su teléfono. También selecciona el centro impartidor del registro y la dirección donde se hará la formación, y en el apartado de observaciones detalla información complementaria, como si habrá prácticas en otro espacio o si serán necesarios equipos de protección.

Una vez revisado todo, confirma y firma electrónicamente la notificación de inicio, descarga el PDF con el número de registro y lo guarda en el expediente. Además, se informa sobre los plazos para comunicar posibles cambios: si se modifican horarios, lugar o fecha de finalización, hay que avisar con un día de antelación; si se cambia la fecha de inicio, deben pasar al menos dos días entre la comunicación y la nueva fecha; y en cambios menores se puede notificar hasta el mismo día. Durante el curso, cualquier incidencia inesperada se notifica a través del apartado “Incidencias” con la justificación correspondiente.

• Realización de la formación (Paso 5): Durante el curso, Joan quiere asegurarse de que todo se desarrolla correctamente y de que la documentación queda en orden. Cada día se recogen las hojas de asistencia firmadas por las cuatro personas participantes y por la persona docente, respetando siempre el límite máximo de ocho horas de formación diarias y cumpliendo con el requisito de que el número de participantes presenciales no supere las treinta personas (en su caso solo son cuatro). Al final del curso se reparten y recogen los cuestionarios de evaluación de la calidad, y el centro se compromete a entregar los certificados o diplomas en un plazo máximo de dos meses.

Además, Joan prepara una carpeta donde conserva toda la documentación exigida: el programa del curso, el currículo de la persona docente, las hojas de asistencia originales, los cuestionarios de evaluación de la calidad, las facturas y los comprobantes de pago, así como las notificaciones de inicio y de finalización. Con este control, se asegura de que la formación queda registrada y justificada ante cualquier revisión posterior.

• Comunicación de finalización (Paso 6): Joan sigue los siguientes pasos una vez ha finalizado el curso y antes de presentar el boletín de cotización de diciembre:
• Entra en: Formación → Grupos → filtra por estado “Válido” → abre el grupo.
• Personas participantes: hace clic en Añadir e incorpora solo a quienes han realizado ≥ 75 % de la formación (las 4 personas).
• Costes: directos – 1.000 € e indirectos – 200 €.
• Límite por módulos (referencia ya calculada): 1.040 € (13 € × 20 h × 4).
• La aplicación muestra el coste máximo bonificable y el resultado en este caso es de 420 €.
• Selecciona el mes de noviembre en el que aplicará la bonificación y acepta.
• Finaliza y firma la Notificación de finalización. Guarda el PDF como comprobante de que ha comunicado la finalización.
• Aplicación de la bonificación (Paso 7): Joan aplica 420 € en el Sistema RED, casilla 763 (Formación) en el mes elegido en la aplicación.
• Conservación y comprobación (Paso 8): Se crea una carpeta con la siguiente documentación, que también le ha proporcionado la entidad de formación:
• Alta y notificaciones de inicio y final (PDF firmados).
• Asistencias originales, cuestionarios, programa, currículo de la persona docente.
• Factura y pago bancario (extracto).
• Certificados/diplomas entregados al alumnado.
• Nota interna sobre la inexistencia de RLPT.
• Asientos contables en la cuenta/epígrafe de “formación profesional para el empleo”.

Joan sabe que podría recibir un requerimiento electrónico durante los próximos 4 años; de este modo y conservando toda esta información tendrá capacidad para responder dentro del plazo establecido, aportando la documentación requerida.

Resultado y aprendizaje

Finalmente, Joan consigue llevar a cabo la formación en diagnóstico electrónico de vehículos híbridos y bonificar parte del coste. Recupera 420 € a través del crédito mínimo garantizado y su equipo adquiere una competencia clave para el futuro del taller.

La experiencia le resuelve todas las dudas que tenía al principio. Descubre que, como autónomo con personas trabajadoras a cargo, puede acceder plenamente a la Formación Programada por las Empresas y aprovechar su crédito anual. A pesar de las dificultades iniciales con el certificado digital, aprende a utilizarlo y a acceder correctamente a la aplicación de FUNDAE. También comprueba cómo calcular su crédito asignado y entiende que el límite real de la bonificación no depende del coste del curso, sino de la combinación entre el crédito asignado y los módulos económicos máximos.

Además, aunque no disponga de un departamento administrativo, ve que con organización y dedicación es capaz de realizar él mismo todas las gestiones: el alta de la acción, la comunicación de inicio y de finalización y la conservación de la documentación. Esto le da seguridad y le abre la puerta a seguir planificando formaciones en el futuro, con la tranquilidad de saber que el procedimiento es asumible.

Dificultad o duda

Al analizar el plan de formación, Carlota comprueba que los cursos de certificación que necesita la empresa tienen un coste muy superior al crédito anual disponible y que, además, muchas de estas formaciones se imparten en periodos largos y requieren una inversión elevada por participante. Esto la obliga a pensar en una estrategia que vaya más allá de un solo ejercicio y a plantearse una planificación a dos años vista. Ante este escenario, le surge una duda clave:

• ¿Es posible acumular el crédito no utilizado de un año para gastarlo en el año siguiente? No tiene claro cómo funciona esta opción, ni qué requisitos o plazos sería necesario cumplir para poder aprovecharla. Esta incertidumbre le genera preocupación, porque si no gestiona correctamente el crédito, la empresa podría perder una parte importante de su potencial de inversión en formación.

Proceso y decisiones

• Diagnóstico y planificación (Paso 0): Cuando Carlota empieza a preparar el plan de formación, lo primero que se plantea es si podría guardar parte del crédito de ese año para utilizarlo al año siguiente. Al revisar la normativa, descubre que las empresas de más de 50 personas trabajadoras, como es su caso, no pueden acumular crédito: si no lo aprovechan dentro del año natural, se pierde. Esto le cambia el enfoque: no tiene sentido pensar en acumular, sino en planificar bien cada año y repartir las formaciones en dos oleadas consecutivas, de manera que todas encajen dentro de los límites anuales.

Ante el volumen de participantes y el coste de los cursos, Carlota decide no gestionarlo sola y busca el apoyo de una entidad organizadora especializada. Antes de escogerla, comprueba que esté inscrita en el Registro Estatal de Entidades de Formación, ya que quiere que sea esta quien imparta la formación, y pide referencias a otras grandes empresas que ya han trabajado con ella. Cuando ve que cumple los requisitos y le genera confianza, formalizan un contrato de encargo de gestión.

• Cálculo del crédito (Paso 1): El primer paso es calcular el crédito asignado. Carlota entra en la aplicación para obtener el dato oficial: el crédito para el año en curso es de 60.000 €. A partir de esta cifra, fija el objetivo: agotar el crédito anual de formación con acciones formativas bien planificadas.
• Alta en la aplicación (Paso 2): La empresa accede a la plataforma de FUNDAE con el certificado digital corporativo. Allí revisa y actualiza los datos de la plantilla, el CNAE y la cuenta de cotización, y autoriza formalmente a la entidad organizadora para que pueda gestionar las acciones formativas en su nombre.
• Información a la RLPT (Paso 3): Carlota, como responsable de formación, prepara el informe obligatorio para la RLPT (objetivos, contenidos, número de participantes, calendario, lugar, criterios de selección y balance del año anterior). Una vez entregado el informe, la RLPT dispone de 15 días hábiles para revisarlo y hacer observaciones.

La normativa establece que, tanto si hay respuesta como si no, la empresa puede continuar con la tramitación. En caso de desacuerdo, sería necesario levantar un Acta de discrepancias y conservarla como justificación ante FUNDAE. En este caso concreto, la RLPT revisa la propuesta y da su aprobación sin ninguna objeción, lo que permite a Carlota seguir con el procedimiento sin tener que comunicar discrepancias del órgano de representación de las personas trabajadoras.

• Comunicación de inicio (Paso 4):
• Alta de la acción formativa: La entidad organizadora es quien da de alta las acciones en la aplicación, basándose en la información que le ha facilitado la empresa:
• Acción A: Ciberseguridad Avanzada
• Presencial, 60 h, 50 participantes.
• Límites por módulos: 13 €/h × 60 h × 50 = 39.000 €.
• Acción B: Arquitectura Cloud
• Mixta (16 h presencial + 24 h teleformación), 50 participantes.
• Límites por módulos: (16 h × 13 € + 24 h × 7,5 €) × 50 = 19.400 €.

La entidad organizadora comprueba que el cálculo de los importes es correcto, que se respetan los límites por módulos económicos y que la suma total se mantiene dentro del crédito asignado.

• Comunicación del inicio del grupo: La entidad organizadora comunica el inicio de los grupos formativos con al menos 2 días de antelación.
• Asigna un código a los grupos, introduciendo los datos de personas participantes previstas, calendario y centro impartidor.
• En el caso de la Acción A: Ciberseguridad Avanzada (presencial), como la normativa no permite superar los 30 participantes en modalidad presencial, las 50 personas se distribuyen en dos grupos de 25 participantes cada uno. Para cada grupo se genera un código específico y se introducen los datos correspondientes: número de participantes, calendario de sesiones y centro que imparte la formación.
• En el caso de la Acción B: Arquitectura Cloud (mixta), para la parte presencial se crean dos grupos de 25 personas y a cada uno se le asigna un código diferente. La aplicación de FUNDAE trata cada grupo presencial de manera independiente, pero vinculados a la misma acción formativa. Para la parte de teleformación se crea un único grupo de teleformación para las 50 personas trabajadoras, ya que la normativa establece que el máximo de participantes por tutor de teleformación es de 80.

Carlota recibe copia en PDF y comprueba que los grupos quedan en estado “Válido”.

• Realización de la formación (Paso 5): La formación la lleva a cabo un centro de formación inscrito y acreditado, contratado por la entidad organizadora. Esta supervisa que se cumplan los requisitos (asistencias firmadas, cuestionarios, certificados en 2 meses, etc.). La empresa, por su parte, facilita los recursos internos y recoge las evidencias documentales.
• Comunicación de finalización (Paso 6): Cuando el curso finaliza, la entidad organizadora comunica a FUNDAE:
• Personas participantes que han cumplido al menos el 75 % de la formación.
• Costes del curso (directos, indirectos y de organización).
• Acción A – Ciberseguridad Avanzada:
• Costes directos (profesorado, material, aula): 30.000 €
• Costes indirectos (coordinación, soporte técnico): 3.000 €
• Costes de organización: 3.000 € (10 % de los directos)
• Total: 36.000 €
• Acción B – Arquitectura Cloud
• Costes directos: 18.000 €
• Costes indirectos: 1.800 €
• Costes de organización: 1.800 €
• Total: 21.600 €
• Total acciones: 57.600 €
• La plataforma realiza la comprobación entre: crédito asignado (60.000 €), costes ajustados declarados (57.600 €) y límites por módulos (58.400 €). El máximo bonificable será 57.600 €.

Ahora bien, al tratarse de una empresa con más de 250 personas trabajadoras, la normativa exige justificar una cofinanciación privada del 40 % sobre los costes totales de la formación comunicada. Esto significa que TechGlobal Solutions debe demostrar que asume directamente una parte del gasto. En este caso, como la formación se realiza dentro del horario laboral, se pueden imputar los costes salariales de las personas participantes (nóminas y cuadrantes) como parte de la cofinanciación, además de otros gastos asociados no cubiertos por la bonificación. En este caso, el 40 % de 57.600 € equivale a 23.040 €, que la empresa debe poder acreditar documentalmente para cumplir con la normativa y asegurar que la bonificación es válida.

• Aplicación de la bonificación (Paso 7): Con la notificación finalizada, es la empresa quien aplica la bonificación en el boletín de cotización, casilla 763 del Sistema RED. Carlota, con el apoyo del área laboral, comprueba que se ha descontado correctamente.
• Conservación y comprobación (Paso 8): Una vez aplicada la bonificación, Carlota sabe que el trabajo no ha terminado. Según la normativa, TechGlobal Solutions debe conservar durante un mínimo de cuatro años toda la documentación relacionada con la formación, por si FUNDAE o el SEPE realizan una inspección o requerimiento. Por ello, organiza un archivo digitalizado (en el SharePoint corporativo) y un archivo físico con toda la documentación siguiente:
• Planificación inicial y crédito asignado
• Simulación del crédito de FUNDAE (60.000 €).
• Justificante de la cuota de formación profesional ingresada en la Seguridad Social el año anterior.
• Relación con la Entidad Organizadora
• Contrato de encargo de gestión firmado.
• Declaración responsable e inscripción de la Entidad Organizadora en el registro estatal.
• Acciones formativas
• Fichas de alta de cada acción y grupo formativo en la aplicación de FUNDAE.
• Objetivos, contenidos, calendario y datos de participantes.
• Información a la RLPT e informe emitido (aunque fuera de carácter consultivo).
• Autorizaciones y justificantes del centro de formación.
• Durante la formación
• Hojas de control de asistencia firmadas (para la parte presencial).
• Registro de actividad de la plataforma online (para la parte virtual).
• Cuestionarios de evaluación de la calidad.
• Diplomas y certificados de aprovechamiento o asistencia.
• Costes y justificación económica
• Facturas del centro de formación.
• Facturas de proveedores relacionados (materiales, alquileres de aulas, etc.).
• Desglose de costes directos, indirectos y de organización.
• Documentación de los costes salariales de las personas participantes en horario laboral (copias de nóminas y cuadrantes).
• Justificantes de la cofinanciación privada exigida (40 %).
• Bonificación y aplicación
• Comunicación de finalización a FUNDAE.
• Notificación del importe bonificado (57.600 €).
• Recibos de Liquidación de Cotizaciones a la Seguridad Social con la casilla 763 aplicada.

Resultado y aprendizaje

Al cerrar el proyecto, Carlota comprueba, gracias al plan de formación de la empresa, que existen diferentes maneras de asumir el coste de las certificaciones: por un lado, siempre se pueden financiar con presupuesto propio aquellas acciones que superan el crédito disponible; por otro, el plan plantea la bonificación de algunos cursos, aprovechando al máximo la oportunidad que ofrece la Formación Programada por las Empresas como recurso estratégico para el desarrollo profesional de los equipos. En este caso concreto, TechGlobal Solutions decide dividir las acciones en dos oleadas (año 1 y año 2) y ajustarlas a los límites anuales establecidos por FUNDAE, asegurando así la continuidad de la formación sin tensiones presupuestarias.

En cuanto a las certificaciones largas y de coste elevado, comprueba que funciona bien dividirlas en fases: ediciones más pequeñas, calendarios escalonados y combinación de modalidad mixta cuando conviene, siempre respetando los requisitos pedagógicos y administrativos. Con el acompañamiento de la Entidad Organizadora, esta pauta facilita el seguimiento, reparte la carga formativa y asegura que cada bloque encaje dentro del marco bonificable del año correspondiente.

Por último, resuelve la duda sobre la acumulación de crédito: en una empresa de más de 50 personas no se puede acumular el crédito no utilizado. A partir de aquí, implanta una dinámica anual: revisión periódica del consumo de crédito y punto de control trimestral con la entidad organizadora.

Con este aprendizaje, Carlota pasa de ver la gestión de la formación como un proceso lleno de incertidumbres a considerarla una herramienta clara y previsible para reforzar las competencias de su plantilla, sabiendo qué límites existen y cómo aprovecharlos de la mejor manera.

Proceso y decisiones

• Solicitud de la persona trabajadora (Paso 1): La Laia presenta a la empresa la solicitud formal del PIF (Anexo I de FUNDAE). Este documento, que es obligatorio, incluye:
• Datos de la persona solicitante y de la empresa.
• Datos del curso (denominación oficial, centro autorizado, modalidad y duración).
• Calendario detallado de clases dentro del horario laboral.

La empresa registra la solicitud con fecha y firma para garantizar la trazabilidad.

• Valoración y autorización de la empresa (Paso 2): La empresa revisa:
• Que el curso es oficial y reconocido.
• Que es compatible con la organización interna (revisando los horarios para cubrir las tareas de Laia).

Como la empresa está conforme, firma la autorización en el mismo Anexo I, indicando el número de horas de permiso concedidas dentro del horario laboral. Esta autorización no es solo un trámite interno: es el documento que debe conservarse para justificar el PIF ante FUNDAE en caso de requerimiento.

La empresa también realiza una valoración del coste que supondrá y del crédito asignado del que dispone:

• Coste salarial de Laia por 80 h de formación: 1.200 € (salario base + cotizaciones).
• Crédito ordinario de la empresa: 4.500 € (calculado según FUNDAE).
• Comprobación del 5% del crédito ordinario: 225 €.

Como el coste del PIF (1.200 €) es superior a los 225 €, FUNDAE activa el crédito adicional específico para PIF. Este crédito adicional proviene de una bolsa anual de horas (máximo de 200 horas en el caso de Industrias Delta), que se traducen en horas de costes salariales bonificables. En el caso de Industrias Delta, las 80 horas solicitadas por Laia están dentro de este límite, por lo que la empresa podrá bonificarse íntegramente los 1.200 € en concepto de costes salariales, sin que esto reduzca su crédito ordinario de formación.

• Información a la RLPT (Paso 3): La empresa envía una copia de la solicitud y la autorización del PIF a la RLPT. Esta dispone de 15 días hábiles para pronunciarse y, en caso de desacuerdo, se debe comunicar a FUNDAE el acta de discrepancias.
• Comunicación a FUNDAE (Paso 4): La persona responsable de formación entra en la aplicación telemática y:
• Da de alta el PIF en el apartado correspondiente, seleccionando el tipo de permiso y la denominación del PIF.
• Rellena el apartado de “Denominación”: descripción de la formación y modalidad, número de horas y distribución dentro del horario laboral, período de impartición, datos del centro de formación y datos de la persona trabajadora (NIF).
• También completa el apartado de costes y el apartado correspondiente a la información de la RLPT (si aplica).

Una vez validado, el PIF queda vinculado al crédito anual de formación de la empresa.

• Gestión documental y conservación (Paso 5): Durante el curso, la empresa conserva:
• Solicitud y autorización del PIF (Anexo I).
• Programa y matrícula del PIF.
• Justificante de acreditación/oficialidad del PIF.
• Horarios laborales de la persona trabajadora.
• Documentación justificativa que acredite los costes del permiso.

Estos documentos deben conservarse durante 4 años por si hubiera requerimientos.

• Aplicación de la bonificación (Paso 6): Con la comunicación finalizada, la empresa aplicará la bonificación en las cotizaciones a la Seguridad Social, en el período comunicado, a medida que se abonen los salarios de Laia.

Resultado y aprendizaje

Gracias al PIF, Laia puede realizar el posgrado sin perjudicar su nómina ni sus cotizaciones. La empresa, por su parte, ha podido facilitar su formación sin un coste salarial extra, ya que se ha bonificado a través de FUNDAE. La experiencia permite a la empresa comprender claramente:

• Que los PIF no bonifican el curso en sí, sino el coste salarial de las horas en que la persona trabajadora solicitante del PIF se ausenta de su puesto de trabajo.
• Que el Anexo I es el documento clave, sin el cual FUNDAE no aceptaría el permiso.
• Que es fundamental disponer de una buena planificación documental y de comunicación (con la RLPT, con FUNDAE y en el archivo interno).