Bloque 4 · Procedimientos y gestión administrativa

4.1 Gestión del crédito

Antes de entrar en detalle en este apartado, es importante destacar el concepto de crédito asignado, ya que es clave en la gestión de la Formación Programada por las Empresas (FPE) y también en los Permisos Individuales de Formación (PIF). Se trata de un concepto recurrente a lo largo de todo el sistema, y entender bien su funcionamiento permite aprovechar al máximo la bonificación.

En realidad, el sistema distingue tres conceptos:

  • Crédito asignado: el importe anual que corresponde a la empresa en función de sus cotizaciones.
  • Crédito dispuesto: la parte del crédito que ya se ha utilizado.
  • Crédito disponible: el saldo pendiente de utilizar, es decir, lo que aún no se ha agotado.

CRÉDITO ASIGNADO: Es la cantidad económica que cada empresa tiene asignada anualmente para financiar la formación de las personas trabajadoras mediante bonificaciones en las cuotas de la Seguridad Social. Se calcula a partir de las cotizaciones a la Seguridad Social del año anterior y varía según el tamaño de la plantilla. En definitiva, es el “presupuesto formativo” que permite recuperar parte de lo que la empresa ya ha aportado en concepto de formación profesional.

Este crédito puede destinarse tanto a la Formación Programada por las Empresas (FPE) como a los Permisos Individuales de Formación (PIF), siempre dentro de los límites y procedimientos establecidos por FUNDAE.

4.1.1 Cálculo y consulta del crédito anual asignado

Paso 1: Obtener la cantidad cotizada por formación profesional (FP) durante el año anterior. Este importe puede consultarse en las bases de cotización de la Seguridad Social y representa la suma de las cuotas que la empresa ha aportado en concepto de formación profesional.

Paso 2: Calcular la plantilla media anual de la empresa. La plantilla media anual se calcula sumando el número de personas trabajadoras en alta cada mes del año anterior y dividiendo el resultado entre doce; es decir: (número total de personas trabajadoras de cada mes) ÷ 12. Este dato refleja la media de personal de la empresa y es esencial para determinar el porcentaje de bonificación que se puede aplicar a la formación.

Paso 3: Aplicar el porcentaje correspondiente, según el número de personas trabajadoras de la empresa:

Número de personas trabajadoras (plantilla media) Porcentaje aplicado sobre la cuota FP
De 1 a 9 100%
De 10 a 49 75%
De 50 a 249 60%
De 250 o más 50%

Además, la normativa garantiza un crédito mínimo anual de 420 € para todas las empresas, aunque su tamaño o baja cotización no alcancen esta cantidad con el porcentaje aplicado.

A continuación, se muestra la fórmula con la que se calcula este crédito:

  • Las empresas de nueva creación o que abran un nuevo centro de trabajo durante el año tienen un crédito de 65 € por cada nueva persona trabajadora incorporada.
  • El crédito no es un importe fijo, sino que se calcula cada año a partir de los datos del año anterior.

¿CÓMO CONSULTAR EL CRÉDITO ANUAL DE FORMACIÓN?

Opción 1 – Crédito estimado: Simulador de crédito (acceso abierto)

Puede realizar una simulación del crédito disponible con esta herramienta pública de FUNDAE: Simulador de crédito – FUNDAE

Solo es necesario indicar:

  • El número medio de personas trabajadoras del año anterior (suma de personas trabajadoras a final de cada mes dividida entre 12).
  • El importe aproximado de la cuota cotizada por formación profesional.
Descripción de la imagen

Opción 2 – Crédito asignado: Aplicación telemática de FUNDAE (acceso registrado)

Para conocer el crédito exacto y oficial de su empresa, debe acceder a la aplicación de FUNDAE: Registro – FUNDAE.

Este dato es el más fiable y preciso, y es el que se utiliza para la gestión formal de las bonificaciones. Es necesario estar registrado previamente como empresa, grupo de empresas o entidad organizadora para poder acceder. Tenga en cuenta que el crédito definitivo solo está disponible una vez FUNDAE ha volcado y actualizado los datos anuales —habitualmente, entre los meses de mayo y junio. Si la consulta se realiza antes de este periodo, el sistema mostrará un crédito provisional, correspondiente al importe asignado el año anterior. Aunque esta cifra puede servir como referencia orientativa, el valor definitivo puede variar si se han producido cambios en la plantilla o en la tipología de la empresa.

En la aplicación podrá consultar:

  • La plantilla media calculada por la Seguridad Social.
  • El importe real cotizado en concepto de formación profesional.
  • El crédito asignado para el ejercicio en curso.
  • El histórico de acciones bonificadas correspondientes al mismo ejercicio, con la información actualizada de las formaciones ya comunicadas.

Si la empresa todavía no tiene datos cargados (p. ej., nueva creación), se mostrará inicialmente el crédito mínimo garantizado de 420 €.

4.1.2 ¿Cómo se aplica el crédito asignado a la Formación Programada por las Empresas?

Una vez calculado y consultado el crédito asignado, el siguiente paso es entender cómo se aplica dentro del marco de la Formación Programada por las Empresas. Para ello, es importante conocer dos conceptos clave: el importe máximo bonificable y los costes imputables de la actividad bonificada. Estos elementos permiten determinar qué costes pueden ser objeto de bonificación y qué límites económicos establece la normativa para cada acción formativa.

IMPORTE MÁXIMO BONIFICABLE: Aunque la empresa disponga de un crédito anual, cada grupo formativo tiene un límite máximo de gasto que puede ser bonificado. Este límite depende de la modalidad de formación, el nivel formativo, la duración y el número de personas participantes.

COSTES IMPUTABLES DE LA ACTIVIDAD BONIFICADA: Se pueden bonificar aquellos gastos de formación que correspondan a los conceptos de gasto aceptados por FUNDAE. Existe una lista concreta de conceptos admisibles, e identificar correctamente estos costes incurridos en la formación es esencial para poder justificar adecuadamente la actividad ante FUNDAE.

¿CÓMO SE CALCULA EL IMPORTE MÁXIMO BONIFICABLE DE UNA ACCIÓN FORMATIVA?

El importe máximo bonificable se calcula de la siguiente manera:

Módulo económico × Número de participantes × Número de horas de la acción formativa

Los módulos económicos dependen de la modalidad de impartición y del nivel de la formación:

Modalidad Nivel de formación Coste/hora por alumno
Presencial Básico 9 €
Presencial Superior 13 €
Teleformación Cualquier nivel 7,5 €
Certificado Profesional (presencial) - 8 €
Certificado Profesional (teleformación) - 5 €
  • Nivel básico: Corresponde a formaciones en materias transversales o genéricas, que capacitan para desarrollar competencias y cualificaciones básicas aplicables a distintos puestos de trabajo. Este tipo de acciones formativas permite adquirir conocimientos fundamentales para mejorar la empleabilidad o la ejecución de tareas generales dentro de la empresa.
  • Nivel superior: Incluye formaciones que implican especialización o que capacitan para desarrollar competencias de programación, gestión o dirección. Están orientadas a personas trabajadoras con conocimientos previos o experiencia, y su objetivo es favorecer el desarrollo profesional en áreas técnicas o de responsabilidad.

4.1.3 La cofinanciación privada

Además de calcular el crédito disponible y entender cómo aplicarlo, es importante tener presente otra obligación básica del sistema: la cofinanciación privado.

La cofinanciación es una de las obligaciones básicas que debe asumir la empresa cuando participa en el sistema de Formación Programada. Consiste en aportar, con recursos propios, una parte del coste total de las acciones formativas, como garantía de compromiso con la mejora de las competencias de su personal y para contribuir a un uso más eficiente de los fondos públicos destinados a la formación.

¿CÓMO PUEDE CUMPLIR LA EMPRESA ESTA OBLIGACIÓN?

El porcentaje mínimo de cofinanciación se calcula sobre el coste total de la formación y varía según el tamaño de la empresa:

Tamaño de la empresa % mínimo de cofinanciación
De 1 a 5 personas trabajadoras Exentas
De 6 a 9 personas trabajadoras 5%
De 10 a 49 personas trabajadoras 10%
De 50 a 249 personas trabajadoras 20%
Más de 250 personas trabajadoras 40%

Para cumplir con este porcentaje mínimo de cofinanciación, la empresa puede hacerlo de dos maneras:

  • Reducir la bonificación: la empresa puede bonificar un importe inferior al total invertido en la formación, y la diferencia se considera cofinanciación. Es habitual cuando la formación se realiza fuera de la jornada laboral.
  • Integrar la formación dentro de la jornada laboral: la empresa aporta asumiendo los costes salariales de las personas trabajadoras durante el tiempo de formación. En el caso de la teleformación, es necesario verificar el tiempo de conexión dentro del horario laboral.

En términos prácticos, la cofinanciación se entiende como la diferencia entre el coste total admisible de la formación (incluyendo los costes salariales) y el importe de la bonificación aplicada.

Cofinanciación = Coste total admisible – Importe de la bonificación aplicada

4.1.4 Costes imputables de la actividad bonificada y límites establecidos

La normativa de la Formación Programada por las Empresas establece qué gastos asociados a la formación pueden recuperarse a través de las bonificaciones, así como los límites económicos aplicables.

Requisitos generales en el trámite y tratamiento de los costes por parte de las empresas:

  • Conservar toda la documentación durante 4 años (asistencias, facturas, informes, registros, etc.).
  • Imputar únicamente costes estrictamente necesarios para la impartición de la acción formativa.
  • Calcular y asignar los costes por acción o grupo, y prorratear correctamente aquellos gastos que afecten a varios grupos o acciones.
  • Tener en cuenta que los costes salariales de las personas participantes no se pueden bonificar, aunque sí pueden computarse como cofinanciación privada obligatoria.
  • No se podrán incluir como costes imputables para la bonificación aquellos bienes, productos, materiales o servicios que no sean estrictamente necesarios para el desarrollo de la actividad formativa.

Las empresas pueden recuperar, mediante la bonificación, diversos tipos de gastos asociados a la formación. Estos costes se dividen en cuatro grandes bloques:

LOS COSTES DIRECTOS

Los costes directos son todos aquellos gastos estrictamente vinculados a la impartición de la formación. Pueden ser internos, cuando proceden de recursos propios de la empresa (como el tiempo del personal que imparte o prepara la formación, el uso de infraestructuras o equipos propios, o la elaboración interna de materiales), o bien externos, cuando se contratan servicios o recursos a terceros (por ejemplo, profesionales externos que imparten las sesiones, entidades de formación, alquiler de aulas o adquisición de materiales y plataformas tecnológicas):

  • Materiales didácticos: elaboración interna o adquisición de materiales, incluidos consumibles y equipos de protección.
  • Equipos y plataformas tecnológicas: amortización o alquiler de aplicaciones, maquinaria, mobiliario y otras herramientas empleadas durante la formación.
  • Aulas y espacios formativos: amortización o alquiler de aulas, talleres e instalaciones.
  • Seguro de accidentes para las personas participantes.
  • Gastos de transporte, manutención y alojamiento para personas participantes y formadoras (solo si la formación es presencial y dentro de los límites fiscales establecidos).
  • Retribución de las personas formadoras (internas o externas): incluye preparación de sesiones, tutorías y evaluaciones.

AVISO IMPORTANTE SOBRE LA RETRIBUCIÓN DE LAS PERSONAS FORMADORAS

La retribución de las personas formadoras es uno de los costes directos más habituales y, al mismo tiempo, uno de los que requiere una justificación más precisa ante FUNDAE.

  • Costes internos: incluyen las horas dedicadas por personal de la empresa a tareas de impartición, preparación de clases, tutorías, evaluación, seguimiento de las personas participantes y elaboración de materiales didácticos. El coste hora debe calcularse con la siguiente fórmula:
Coste hora = Coste anual / Horas anuales trabajadas

Donde el coste anual comprende: salario bruto (con prorrata de pagas extra) + cotizaciones a la Seguridad Social a cargo de la empresa + aportaciones a planes de pensiones + dietas y locomoción + complementos asumidos por la empresa. Solo pueden imputarse conceptos salariales que consten en las nóminas del periodo en que se ha producido el gasto. El número de horas trabajadas debe ser el fijado por convenio o contrato, y la imputación debe estar siempre justificada según la duración y contenido de la acción. Es admisible la participación de más de una persona formadora por grupo, siempre que la necesidad esté acreditada.

  • Costes externos: se refieren al personal contratado a entidades o profesionales externos para impartir la formación, preparar materiales, tutorías o tareas de evaluación.

Todos estos costes deben calcularse y justificarse siguiendo criterios proporcionales y por cada grupo de acción formativa.

Puede consultar el detalle completo de los criterios de imputación de costes directos en el documento de referencia publicado por FUNDAE: Dosier de orientación de costes.

LOS COSTES INDIRECTOS

Gastos generales de apoyo a la formación:

  • Suministros (luz, agua, limpieza, correo...).
  • Tareas administrativas y de gestión interna.
  • Gestión externa (cuando no existe encomienda formal a una entidad organizadora).

El límite bonificable de los costes indirectos es del 10% del coste total de la formación. Además, estos costes deben ser proporcionales y ajustados al coste real de desarrollo de cada acción formativa, evitando imputaciones genéricas o desproporcionadas.

LOS COSTES DE ORGANIZACIÓN

Son aquellos gastos derivados de las funciones realizadas por una entidad organizadora a la que se ha encomendado formalmente la gestión y organización de la formación. Estas funciones incluyen la gestión documental, coordinación, seguimiento administrativo, impartición de la formación o bien la contratación de la entidad de formación y otras tareas definidas en la normativa.

Los costes de organización tienen un límite porcentual según el tamaño de la empresa y siempre se calculan sobre el coste de la formación.

Tamaño de la empresa % máximo del coste total de la acción
De 10 personas trabajadoras o más 10%
De 6 a 9 personas trabajadoras 15%
Hasta 5 personas trabajadoras 20%

La imputación de estos costes debe hacerse de manera proporcional y ajustada al coste y desarrollo de cada acción formativa, evitando atribuciones globales o desproporcionadas. Solo serán admisibles como costes imputables de la actividad bonificada si se justifica claramente su vinculación con las tareas concretas de gestión realizadas en relación con esa acción formativa.

LOS COSTES SALARIALES

Dentro del conjunto de costes vinculados a la formación, los costes salariales tienen una consideración específica. Hacen referencia al tiempo de jornada laboral en que las personas trabajadoras participan efectivamente en la formación.

A diferencia de otros gastos, estos costes no pueden ser bonificados, pero sí pueden computarse como cofinanciación privada. Esto implica que, cuando la formación se realiza dentro del horario laboral, la empresa puede considerar estos costes como parte de su aportación obligatoria. Así, los costes salariales se convierten en una vía práctica para cumplir la obligación de cofinanciación sin generar un gasto adicional directo.

Para conocer los porcentajes de cofinanciación exigidos según el tamaño de la empresa debe consultarse el apartado Cofinanciación privada. Y, para facilitar su comprensión, a continuación se presenta una tabla resumen con los diferentes tipos de costes, indicando si son bonificables y/o pueden computarse como cofinanciación.

4.1.5 Cómo aplica al Permiso Individual de Formación

En los apartados anteriores hemos visto que, en la Formación Programada por las Empresas, el crédito asignado se calcula a partir de las cotizaciones por formación profesional del año anterior, y es lo que determina el importe que cada empresa puede destinar a acciones formativas para el conjunto de la plantilla.

En el caso de los Permisos Individuales de Formación (PIF), el funcionamiento es diferente. En concreto, intervienen dos conceptos de crédito diferenciados:

CRÉDITO ORDINARIO: El crédito ordinario de un PIF es el 5% del crédito anual que la empresa tiene disponible para bonificaciones, calculado según las cotizaciones a la Seguridad Social realizadas el año anterior por formación profesional. Este es el primer crédito que se consume para bonificar el coste salarial de los permisos individuales de formación.

CRÉDITO ADICIONAL: El crédito adicional se aplica cuando el coste salarial del permiso individual de formación supera el 5% del crédito ordinario o bien este se ha agotado. En este caso, la empresa puede financiar los costes salariales utilizando el crédito adicional en forma de horas, según el tamaño de la plantilla.

Las empresas disponen de un crédito adicional específico para cubrir los costes salariales (salario base, complementos fijos, antigüedad, pagas extra y cotizaciones sociales) correspondientes a las horas de permiso que concedan a las personas trabajadoras.

Este crédito adicional es independiente del crédito ordinario de formación y se asigna a medida que la empresa comunica los PIF a FUNDAE. Inicialmente, la empresa puede imputar hasta el 5% de su crédito anual de formación a la cobertura del PIF. En caso de que el importe del PIF (coste salarial de la persona trabajadora) sea superior al 5% del crédito anual de formación, FUNDAE activa automáticamente un crédito adicional en horas, según el tamaño de la empresa.

Por tanto, aunque la empresa haya agotado o no haya utilizado su crédito para acciones formativas, puede beneficiarse igualmente de este crédito adicional específico para PIF, que cubre los costes salariales asociados al permiso. El importe del crédito adicional, que opera cuando se supera el 5% del crédito anual, será equivalente a los costes salariales de las horas realizadas del permiso, con las siguientes limitaciones:

Plantilla Bolsa de horas de crédito adicional
1 a 9 200h
10 a 49 400h
50 a 249 600h
250 a 499 800h
Por cada 500 200h adicionales

4.2 Procedimiento de tramitación de la Formación Programada por las Empresas

4.2.1 Papel de la empresa, entidad de formación y entidad organizadora

Para que una empresa pueda bonificar la formación que realiza, es esencial definir quién asume cada función dentro del proceso. En la práctica, a menudo se confunden los roles, especialmente cuando intervienen servicios externos.

En el sistema de Formación Programada por las Empresas pueden intervenir tres actores: la empresa, la entidad de formación y la entidad organizadora; el papel que asume cada uno varía en función de la decisión que tome la empresa sobre cómo quiere gestionar la formación y su bonificación (autogestión o externalización).

A continuación, se presentan los tres tipos de actores que pueden intervenir en el Sistema de Formación Programada por las Empresas:

La empresa (o grupos de empresas)

Titular del crédito y responsable final

Entidad de formación

Quien imparte la formación

Entidad organizadora

Quien puede gestionar por la empresa

DIFERENCIAS ENTRE TIPOS DE ENTIDADES Y REQUISITOS DE REGISTRO

Para evitar confusiones, es importante diferenciar correctamente los conceptos básicos relacionados con la formación y las situaciones en las que se exige inscripción o acreditación según el tipo de acción formativa.

Conceptos básicos para entender la relación entre entidades y formaciones
Concepto Definición
Catálogo de Especialidades Formativas Recopilación oficial de especialidades formativas aprobadas por la Administración, tanto conducentes como no conducentes a Certificados Profesionales. Las entidades que impartan formaciones del Catálogo deben estar registradas.
Certificado Profesionales Acreditación oficial que reconoce competencias profesionales. Solo puede ser impartido por entidades acreditadas en el Registro de Entidades de Formación Profesional para el Empleo.
Formaciones del Catálogo no conducentes a certificado Acciones reconocidas dentro del Catálogo pero sin valor de Certificado Profesional. Pueden ser impartidas por entidades inscritas (no acreditadas) en el Registro.
Formaciones fuera del Catálogo Acciones diseñadas por las empresas para cubrir necesidades específicas. No están incluidas en el Catálogo de Especialidades Formativas. Pueden ser impartidas por entidades inscritas mediante declaración responsable (REEF) o directamente por la empresa.
Formación interna Formación diseñada, organizada e impartida por la propia empresa con personal propio. No requiere registro, pero debe cumplir requisitos de planificación, seguimiento y evaluación para ser bonificable.
Registro de Entidades de Formación Profesional para el Empleo Base de datos oficial (autonómica o estatal) que recoge las entidades inscritas o acreditadas para impartir formación profesional para el empleo.
Acreditación Autorización para impartir Certificados Profesionales. Exige cumplir requisitos técnicos y de instalaciones establecidos por el Real Decreto 694/2017 y la Orden TMS/369/2019.
Inscripción Reconocimiento para impartir formaciones del Catálogo no conducentes a certificado, sin necesidad de cumplir todos los requisitos de acreditación.
Declaración responsable (REEF) Procedimiento de inscripción simplificada para entidades que impartan formaciones fuera del Catálogo, según la Orden ESS/723/2016.
¿Cuándo debe estar inscrita o acreditada una entidad de formación u organizadora?

Para entender cómo aplicar estos conceptos en la práctica, es necesario diferenciar según el tipo de formación y el papel que asume cada agente:

1. Cuando la formación pertenece al Catálogo de Especialidades Formativas

  • Si la entidad imparte una especialidad no conducente a Certificado Profesional, debe estar inscrita en el Registro de Entidades de Formación Profesional para el Empleo.
  • Si imparte una especialidad conducente a Certificado Profesional, debe estar acreditada.

En caso contrario, la acción se considerará formación interna y se le aplicarán los criterios y limitaciones correspondientes.

2. Cuando la formación está fuera del Catálogo de Especialidades Formativas

  • Si la empresa encarga la gestión de la formación, la entidad que la imparta, en cualquier caso, debe estar inscrita mediante declaración responsable (REEF), según la Orden ESS/723/2016, de 9 de mayo.
    • La inscripción debe realizarse antes del inicio de la formación a través del portal de FUNDAE, opción “Inscripción sin especialidad”.
    • Esta declaración se integra automáticamente en el Registro Estatal de Entidades de Formación.
  • Si la empresa organiza directamente su propia formación (sin entidad organizadora), no es obligatorio inscribirse, pero la entidad que imparte la formación debe garantizar calidad técnica, solvencia y trazabilidad.

3. Cuando una entidad organizadora también imparte formación

  • Puede impartir la formación siempre que esté debidamente inscrita o acreditada según el tipo de formación que realice.
  • En este caso, no puede subcontratar la impartición a terceros, salvo la contratación directa de personal docente debidamente justificado.

4. Cuando una empresa imparte su propia formación interna

No es necesario ningún registro, pero la formación debe cumplir los requisitos de planificación, seguimiento y evaluación establecidos por FUNDAE.

4.2.2 Responsabilidades según el modelo de gestión

Como se ha mencionado anteriormente, el modelo de gestión que escoja la empresa —autogestión o externalización— determina cuál de los tres actores principales vistos en el apartado anterior se encarga de la tramitación ante FUNDAE y qué obligaciones asume en cada fase del proceso.

Conocer estas diferencias permite decidir con seguridad cuál es el modelo más adecuado y gestionar el crédito formativo con garantías.

Autogestión

Gestión directa del trámite por parte de la empresa

Gestión externalizada

Contratación de una entidad organizadora para la gestión

4.2.3 El procedimiento de tramitación

El procedimiento de tramitación de la Formación Programada por las Empresas puede parecer, a primera vista, un conjunto de trámites pesados y llenos de requisitos. Pero, en realidad, si se conocen bien los pasos y se planifica con tiempo, es un proceso sencillo y repetitivo.

Para hacerlo más comprensible, este apartado está concebido para que pueda tener al lado el dosier de casos de uso, punto 1. Ejemplo práctico completo de la guía, e ir viendo el equivalente práctico de cada paso mientras consulta la descripción teórica.

El objetivo de esta guía es trasladar este proceso al día a día de la empresa, explicando paso a paso qué debe hacerse y cuándo, para que cualquier organización, por pequeña que sea, pueda aprovechar su crédito de formación sin dificultades.

Ruta del procedimiento

Haga clic en cada paso para ver el detalle

4.3. Obligaciones de la empresa y documentación clave en la Formación Programada por las Empresas

La participación en la Formación Programada por las Empresas conlleva una serie de obligaciones legales y documentales que es necesario conocer y aplicar correctamente.

Aunque la empresa delegue la gestión en una entidad externa, la responsabilidad última recae siempre sobre la empresa bonificada, que debe garantizar el cumplimiento de la normativa establecida por FUNDAE y estar preparada para posibles actuaciones de seguimiento y control.

4.3.1 Documentación obligatoria según la normativa

Uno de los aspectos que más dudas suele generar es qué documentación hay que generar y conservar para poder bonificar correctamente una acción formativa.

La normativa establece una serie de documentos obligatorios que la empresa debe tener disponibles durante un mínimo de cuatro años, ya sea para justificar la acción ante FUNDAE o en caso de inspección.

Estos documentos permiten acreditar que la formación se ha realizado conforme a los requisitos establecidos y que los costes declarados son correctos. En este apartado te explicamos cuáles son:

Documentación obligatoria

Documentación clave para la Formación Programada por las Empresas
Tipo de documento Descripción Contenido mínimo Formato
Contrato de encomienda de gestión de la organización de la formación (Si hay entidad organizadora) Documento que formaliza la relación entre la empresa y la entidad organizadora. Datos de las partes, objeto, funciones y costes. Original firmado en papel o firma electrónica
Información a la RLPT Comunicación previa a la RLPT con detalle de las acciones formativas, participantes y calendario. Acciones previstas, colectivos y calendario Justificante de entrega o acta
Comunicación de inicio y finalización en la aplicación telemática Declaración de inicio y fin de la acción formativa realizada mediante la aplicación telemática oficial, con registro formal descargable (PDF). Fechas, horarios y participantes Registro telemático (PDF)
Controles de asistencia presenciales Hoja de firmas diaria con identificación de la persona participante y horario, firmada en original. Hojas firmadas con DNI y horario Original firmado
Registro de conexiones (teleformación) Exportaciones de los logs de conexión a la plataforma, para registrar conexiones y avances de cada participante. Logins, tiempos de conexión y trazabilidad Exportación de la plataforma
Acción tutorial y dinamización efectiva Documento que detalla la actividad tutorial y la dinamización del curso. Objetivos tutoriales, metodología, rol del tutor, calendarios, seguimiento y evaluación. PDF o Word
Registro asistencia virtual Registro de conexiones del programa o declaración responsable de la persona participante. Registro de conexiones o declaración responsable Fichero exportado en CSV o informe digital
Currículum y titulación de la persona formadora CV y acreditaciones oficiales de la persona formadora. CV, acreditaciones y NIF PDF firmado por el formador
Certificado de aprovechamiento Documento oficial en el que figuren la denominación, duración, modalidad formativa y firmas. Denominación, horas, modalidad y firmas Modelo oficial o personalizado
Facturas y justificantes de pago Facturas desglosadas por cada concepto imputado y justificantes bancarios de pago efectivo. Desglosar cada concepto, fechas y número de acción Factura y justificante bancario
Contabilización de costes Asientos contables específicos que permitan trazar los costes asociados a la acción formativa. Asientos contables específicos, acompañados de criterios explicativos de imputación Asientos contables, extracto sellado y documento explicativo de los criterios de imputación
Cuestionario de evaluación de la calidad Modelo oficial de cuestionario de valoración por participante. Modelo SEPE/FUNDAE por alumno Digital indexado
⬇ Descargar el archivo Excel
  • Existen plantillas oficiales para toda la documentación obligatoria, y se recomienda utilizarlas para garantizar el cumplimiento de los requisitos establecidos por la normativa. Puede encontrarlas en el apartado “Recursos adicionales oficiales” de esta guía o bien en la página oficial de FUNDAE.
  • La documentación debe conservarse en su formato original, ya sea en papel o en formato electrónico certificado.
  • No debe remitirse a FUNDAE, sino mantenerse disponible en caso de ser requerida.
  • El cumplimiento del principio de gratuidad para las personas participantes, la veracidad de los registros y el cumplimiento de las obligaciones fiscales y de Seguridad Social son condiciones imprescindibles para la aplicación de la bonificación.

4.3.2 Documentación recomendada para una buena trazabilidad

Cumplir con la documentación obligatoria es imprescindible, pero no siempre es suficiente para evitar incidencias o malentendidos en caso de revisión. Existen determinados documentos y registros que, aun no siendo exigidos explícitamente por la normativa, son altamente recomendables. Disponer de ellos puede facilitar la justificación ante una inspección, reforzar la calidad del proceso y evitar incidencias que puedan poner en riesgo la bonificación.

A continuación, se detallan algunos documentos que le permitirán mejorar la trazabilidad y disponer de un mayor control sobre las acciones formativas desarrolladas.

  • Plan o cronograma de formación interna: documento de planificación que recoge fechas, objetivos, competencias a alcanzar y los indicadores de evaluación asociados a cada acción formativa.
  • Registro de incidencias y seguimiento tutorial: actas de tutoría, informes de progreso, justificantes o correos internos que recojan incidencias (bajas de participantes, problemas de asistencia, cambios de horario) y evidencias del seguimiento personalizado, especialmente relevantes en teleformación.
  • Evidencias de aprendizaje: archivo de trabajos, ejercicios, exámenes y tareas prácticas realizadas por los participantes, preferentemente digitalizadas e indexadas por acción formativa y por participante.
  • Evaluaciones de aprendizaje: resultados o pruebas que permitan comprobar el grado de adquisición de los contenidos. Aunque no son obligatorias según FUNDAE, es recomendable conservarlas como parte de la documentación pedagógica.
  • Memoria anual de resultados de la formación: resumen cuantitativo y cualitativo de indicadores como asistencia, satisfacción, resultados de aprendizaje e impacto en el puesto de trabajo. Esta memoria refuerza la justificación del crédito utilizado y evidencia la mejora continua.
  • Consentimientos y documentos de protección de datos: anexos firmados para el tratamiento de datos personales, especialmente si se utilizan plataformas o herramientas digitales de terceros o si se manejan datos sensibles durante el proceso formativo.
  • Registros de coordinación con RR. HH: documentación que garantice la coherencia entre la gestión de la formación y el registro horario o control de ausencias, facilitando el contraste de información entre departamentos.
  • Comunicaciones internas e informaciones complementarias: archivo de correos, circulares o comunicaciones que acrediten el correcto flujo de información entre dirección, personas formadoras, participantes y otros agentes internos.
  • Registro de comunicaciones con FUNDAE o la entidad gestora: conservar correos electrónicos, consultas realizadas y respuestas recibidas puede ser clave en caso de discrepancias. También pueden incluirse justificantes de presentación de documentos o capturas de la plataforma telemática.
  • Auditorías o autoevaluaciones internas: informes periódicos que verifiquen el cumplimiento de los requisitos legales e internos, recomendándose un formato estructurado que incluya puntos débiles detectados y medidas correctoras.

Conservar esta documentación puede ahorrarle tiempo, evitar errores y aportar mayor tranquilidad en caso de inspección o revisión posterior.

4.4. Procedimiento de tramitación del Permiso Individual de Formación

4.4.1 El procedimiento del PIF

El proceso de tramitación de un Permiso Individual de Formación (PIF) presenta algunas particularidades respecto a la Formación Programada por las Empresas. Se trata de un procedimiento formal en el que intervienen la persona trabajadora, la empresa y FUNDAE, y que requiere dejar constancia documental en cada paso.

Ruta del procedimiento

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4.4.2 Documentación necesaria

En los apartados anteriores hemos visto que, para la Formación Programada por las Empresas, es imprescindible conservar una serie de documentos (asistencia, facturas, informes, etc.) que acreditan la validez de la formación y permiten aplicar la bonificación.

En el caso de los Permisos Individuales de Formación (PIF), la lógica es similar: también es necesario acreditar correctamente el proceso, pero aquí la documentación es diferente, ya que no se trata de una acción formativa organizada por la empresa, sino de un permiso concedido a la persona trabajadora para asistir a unos estudios oficiales.

Por este motivo, FUNDAE establece una serie de documentos específicos que tanto la empresa como la persona trabajadora deben conservar para justificar la autorización y garantizar que la bonificación pueda aplicarse sin incidencias.

Documentación clave para los PIF
Tipo de documento Descripción Contenido mínimo Formato
Solicitud del PIF y autorización de la empresa Formulario presentado por la persona trabajadora para solicitar el permiso. – En el caso de los Títulos Universitarios Propios, es necesario aportar también la resolución de la Junta de Gobierno o del Consejo Social de la universidad que lo haya aprobado. Datos personales, formación solicitada, fechas, horario, compromiso de asistencia, firma de la persona trabajadora. Papel o con firma digital.
Matrícula o inscripción oficial Justificante de inscripción en la formación oficial. Documento que acredite la matrícula en la formación oficial, curso o título reconocido. PDF o certificado digital.
Autorización de la empresa Autorización formal firmada por la empresa aceptando el PIF. Datos de la empresa, persona trabajadora, título/acción formativa, horas de formación y de trabajo autorizadas, firma de la empresa. Papel o digital escaneado.
Comunicación a la RLPT (si existe) Información trasladada a la Representación Legal de las Personas Trabajadoras. Resumen del PIF solicitado: duración, fechas, modalidad, centro de formación. Papel o digital.
Documentación del centro formativo Información académica y administrativa del centro que imparte la formación. Ficha del curso, programa, calendario, certificado de oficialidad (si corresponde). Digital o papel.
Justificación de asistencia Acreditación de que la persona ha asistido a la formación. Hojas de firmas, registro de asistencia, certificado de superación o de participación o bien, también, declaración responsable de la persona participante en la formación. Original en papel o firma digital.
Certificado de la formación Documento oficial que acredita la realización o superación de la acción formativa. Nombre del alumno, curso, fechas, horas, centro formador, resultado. Papel original o digital emitido por el centro.
Justificante de desplazamiento Para calcular el tiempo de desplazamiento, si aplica. Captura de pantalla de rutas con horarios y distancias. Imagen o PDF.
Documentación económica Evidencias del coste y del pago del salario durante las horas de formación. Nóminas, TC, justificación de las horas bonificadas. Papel o digital.

4.5. Responsabilidad última de la empresa

En todo este proceso, hay una idea clave que debe tenerse siempre presente: la empresa es quien responde ante la Administración. Es la única responsable final ante la Administración pública de la correcta gestión, tramitación, ejecución, justificación y custodia de la documentación relacionada con la formación programada.

Por este motivo, a continuación se detallan las obligaciones formales que la empresa debe cumplir según la normativa vigente.

  • Garantizar la veracidad e integridad documental: la empresa debe asegurar que toda la documentación (asistencias, contratos, justificantes, acreditaciones, informes, etc.) sea real, completa y ajustada a los modelos oficiales.
  • Cumplimiento de los plazos: es necesario respetar los plazos de comunicación de inicio y finalización, así como los de justificación económica y documental ante FUNDAE.
  • Custodia obligatoria de la documentación: la documentación debe conservarse un mínimo de cuatro años después del cierre del ejercicio fiscal en el que se ha aplicado la bonificación.
  • Presentación a requerimiento: en caso de auditoría o inspección, la documentación debe entregarse dentro del plazo legal (habitualmente 10 días).
  • Registro contable separado: los gastos y las bonificaciones deben identificarse en cuentas separadas bajo la denominación “formación profesional para el empleo”.
  • Devolución de fondos: si se detectan irregularidades o fraude, la empresa deberá devolver el importe bonificado con intereses y sanciones.
  • Adecuación a los cambios normativos: es necesario mantenerse actualizado y adaptar los protocolos internos a las instrucciones y modificaciones de FUNDAE.

Es posible que surjan dudas más específicas sobre qué debe incluir exactamente el dosier documental, cómo se realizan los controles de seguimiento, o qué evidencias pueden requerirse en una inspección. Para aclarar estos aspectos con detalle, se recomienda consultar el documento oficial de Instrucciones sobre seguimiento y control de la formación programada por las empresas y PIF, que recoge de forma exhaustiva los criterios, procedimientos y obligaciones aplicables. Puede accederse a través del siguiente enlace: Instrucciones sobre el seguimiento y control

Además, puede ampliarse la información consultando el Real Decreto 694/2017, de 3 de julio, especialmente el artículo 12, donde se establecen las obligaciones específicas de las empresas participantes y entidades organizadoras en la gestión y tramitación de la formación.

Enlace oficial al BOE: Real Decreto 694/2017

4.6. Canales de comunicación y soporte

En la planificación, gestión y justificación de la formación programada pueden surgir dudas o incidencias. Por ello, es esencial que las empresas conozcan los canales de soporte disponibles y el papel de cada agente implicado.

Este apartado describe los principales puntos de contacto: tanto la atención directa de la FUNDAE como el acompañamiento del Servicio a las Empresas del Consorci per a la Formació Contínua de Catalunya (CFCC), diseñado para ayudar a las empresas a ganar autonomía en la tramitación de las bonificaciones. También se indica cómo dirigirse a cada agente y qué expectativas pueden tener las empresas en cada caso.

4.6.1 Contacto directo con FUNDAE para incidencias y gestión

El contacto directo con FUNDAE es un elemento clave para garantizar una gestión correcta, eficiente y segura de la formación programada por las empresas. FUNDAE dispone de diversos canales oficiales para la atención a empresas, así como de un sistema electrónico específico para la tramitación, comunicación y resolución de incidencias.

CANALES DE COMUNICACIÓN OFICIAL

FUNDAE ha establecido un sistema integrado de soporte que incluye diversos canales para atender consultas, resolver incidencias y ofrecer orientación sobre la gestión de la formación bonificada.

  • Canal “Te ayudamos”: pensado para empresas que gestionan directamente su formación (especialmente hasta 150 personas trabajadoras) y que ofrece orientación personalizada sobre el uso del sistema de formación bonificada: alta de empresa, modificación de datos, acceso a la aplicación y comunicación de acciones. Se accede desde el apartado “Gestión de acciones formativas” del portal de FUNDAE, una vez autenticado con usuario, certificado digital o Cl@ve.
  • Atención telefónica
    • Horario: de lunes a jueves de 09:00 h a 15:30 h, y viernes de 09:00 h a 14:00 h.
    • Teléfonos principales de contacto:
      • Sede Central – Consultas generales: +34 91 119 54 30
      • Centralita general: +34 91 119 50 00

Además, para acceder de manera agrupada a todos los canales disponibles, FUNDAE pone a disposición un espacio único: Contáctanos - FUNDAE

APLICACIÓN TELEMÁTICA PARA COMUNICACIONES

La sección “Trámites” del portal de FUNDAE constituye la sede electrónica oficial para la gestión y tramitación de todas las actuaciones administrativas relacionadas con la formación bonificada. A través de este entorno, las empresas, entidades organizadoras y trabajadores autónomos pueden realizar de manera telemática un amplio abanico de gestiones, tales como:

  • Presentar documentación requerida
  • Responder notificaciones oficiales
  • Adjuntar documentación a expedientes en curso
  • Formular quejas, reclamaciones o sugerencias

El acceso requiere certificado digital válido o el sistema de autenticación Cl@ve, garantizando la seguridad jurídica de las comunicaciones.

Puede accederse a través del siguiente enlace: Trámites - FUNDAE

OBLIGACIONES DE COMUNICACIÓN DE LAS EMPRESAS

Según el Real Decreto 694/2017, las empresas deben comunicar a la Administración —a través de la sede electrónica de FUNDAE— las actuaciones vinculadas a la formación bonificada, garantizando la trazabilidad y el cumplimiento normativo.

Las principales obligaciones de comunicación son las siguientes:

  • Comunicación de inicio y finalización de las acciones formativas: la empresa debe comunicar tanto el inicio como la finalización de cada acción formativa mediante la aplicación telemática de FUNDAE.
  • Antelación mínima en la comunicación de inicio: debe realizarse con un mínimo de 2 días naturales antes del comienzo de la formación.
  • Comunicación de modificaciones: cualquier cambio en los datos comunicados (fecha de finalización, lugar de impartición, modalidad, etc.) debe notificarse al menos 1 día antes de que entre en vigor.
  • Transformaciones empresariales: en caso de fusión, escisión o modificación estructural, debe comunicarse dentro del ejercicio fiscal en que se produzca el cambio.

Todas estas comunicaciones se realizan, como hemos visto, mediante la aplicación telemática de FUNDAE, con certificado digital o Cl@ve, que garantizan seguridad y validez jurídica.

GESTIÓN DE INCIDENCIAS

La gestión de incidencias es uno de los motivos más frecuentes de consulta a FUNDAE, ya que pueden afectar a la validez de la bonificación y exigen una actuación rápida por parte de la empresa. A continuación se detallan algunas de las incidencias más habituales:

  • No recoger ni conservar adecuadamente los partes de asistencia.
  • Superar la carga horaria máxima permitida.
  • No controlar la participación mínima exigida para la bonificación.
  • No entregar el certificado o diploma dentro del plazo correspondiente.
  • No coordinarse con la entidad formativa para obtener toda la documentación necesaria.

Las incidencias se comunican principalmente a través del portal telemático de FUNDAE. Concretamente, las incidencias relacionadas con la impartición, modificaciones o problemas durante las acciones formativas deben informarse mediante:

  • Modificaciones antes del inicio del curso:
    • Los datos del grupo formativo pueden modificarse hasta un día antes de la fecha de inicio comunicada.
    • Una vez realizado el cambio, es necesario revalidarlo firmando nuevamente el grupo en la aplicación.
  • Incidencias durante la impartición o próximas al inicio:
    • Si la incidencia se produce con el curso ya iniciado o muy próximo a iniciarse, debe abrirse una incidencia formal en la aplicación y esperar su revisión y resolución por parte de FUNDAE antes de cerrar el grupo o aplicar la bonificación.
  • El campo específico de incidencias dentro de la aplicación telemática de gestión de grupos formativos.
  • En caso de modificaciones antes de 4 días del inicio del curso, pueden realizarse cambios directamente en la información del curso y revalidarlos firmando nuevamente.
  • Si la incidencia se produce una vez iniciado el curso o muy próxima al inicio, debe abrirse una incidencia formal y esperar a que FUNDAE la revise antes de proceder con la finalización o comunicaciones posteriores.

FUNDAE puede:

  • Revisar y validar las incidencias comunicadas.
  • Solicitar documentación o justificantes adicionales.
  • Coordinarse con la empresa o entidad formativa para resolver errores o incoherencias.
  • Atender sugerencias o quejas mediante el formulario habilitado en su portal web.

La detección de una incidencia puede conllevar retrasos en la validación, la pérdida del derecho a bonificación si no se justifica adecuadamente, o en casos graves, la apertura de un expediente sancionador.

Por ello es esencial realizar un seguimiento riguroso de todas las acciones formativas, mantener actualizada la información comunicada y documentar correctamente cualquier cambio o incidencia.

CONTROL Y SEGUIMIENTO

FUNDAE dispone de un documento específico de instrucciones de seguimiento y control que regula cómo deben verificarse y justificarse las acciones formativas bonificadas. El objetivo es garantizar que la formación se desarrolla conforme a la normativa y que la documentación correspondiente se conserva correctamente.

Estas instrucciones establecen, entre otros aspectos:

  • El marco normativo y el alcance de las actuaciones de control.
  • Los procedimientos de comprobación en formación presencial, teleformación y modalidad mixta.
  • La necesidad de conservar durante 4 años todas las evidencias documentales.
  • La posibilidad de realizar entrevistas y cuestionarios a personas participantes y formadoras.
  • La derivación a la Inspección de Trabajo en caso de irregularidades graves.

Puede consultar el documento completo en el siguiente enlace: Instrucciones sobre el seguimiento y control.

Para ampliar la información, FUNDAE ofrece en su portal una sección específica con recursos de ayuda: preguntas frecuentes, manuales, videotutoriales, simulador de crédito y canales de contacto con el servicio de asistencia.

Puede acceder a través del siguiente enlace: ¿Necesitas ayuda? - FUNDAE

4.6.2. Rol del Servicio a las Empresas del CFCC

El Consorci per a la Formació Contínua de Catalunya (CFCC), concretamente desde el Servicio a las Empresas, tiene como objetivo promover el uso del crédito anual de formación entre las empresas con centro de trabajo en Cataluña como medio para mejorar la cualificación de las personas trabajadoras y, de forma directa, avanzar hacia un tejido productivo más competitivo y capaz de afrontar los retos del mercado laboral.

Así, en el marco de la Formación Programada por las Empresas y de los Permisos Individuales de Formación, el Servicio a las Empresas ofrece un acompañamiento técnico orientado a promover el conocimiento entre las empresas sobre estas iniciativas, su funcionamiento y el asesoramiento en aspectos específicos del trámite. El objetivo final es que las empresas ganen autonomía en la gestión y tramitación de la formación y puedan aprovechar los beneficios fiscales del crédito convirtiéndolos en una ventaja competitiva a través del desarrollo del talento.

Además, también ofrece acompañamiento en otros aspectos relacionados con la gestión del talento:

  • Diseño y elaboración de acciones formativas y planes de formación adaptados a las necesidades específicas de las empresas.
  • Soporte técnico para la detección de necesidades formativas en las empresas, facilitando procesos como la identificación de competencias, habilidades y conocimientos clave para su adquisición o actualización. Para este soporte, puede consultar el Hub de herramientas y recursos para la Formación del Consorci per a la Formació Contínua de Catalunya.
  • Información sobre oportunidades de mejora de la cualificación de las personas trabajadoras a lo largo de la vida.

CONTACTO CON EL CFCC Y SOPORTE ESPECÍFICO

Para consultas relacionadas con la Formación Programada por las Empresas, las empresas pueden contactar directamente con el Servicio a las Empresas del CFCC, que ofrece acompañamiento técnico y orientación sobre los siguientes aspectos:

  • Acompañamiento para la detección de necesidades formativas en la empresa, ayudando a identificar qué competencias y habilidades se deben potenciar.
  • Asesoramiento en el diseño y elaboración de planes de formación a medida, adaptados a las necesidades específicas del tejido empresarial.
  • Soporte técnico en la gestión interna de la formación programada, orientado a recomendaciones y buenas prácticas, sin asumir la gestión administrativa de los trámites ante FUNDAE.
  • Orientación para aumentar la autonomía de la empresa en la gestión formativa, ayudando a consolidar procesos y conocimientos para gestionar la formación con mayor independencia.
  • Acceso a programas y recursos formativos 100% subvencionados para el desarrollo competencial de las personas trabajadoras.
  • Información y conexión con otros servicios públicos vinculados a la formación y empleo en Cataluña.

El CFCC actúa como un facilitador especializado que acompaña a las empresas en la planificación, diseño y desarrollo de la formación, orientando y facilitando el acceso a subvenciones y recursos. No tramita comunicaciones ante FUNDAE, no gestiona bonificaciones ni puede acceder a la plataforma de gestión de las empresas. La responsabilidad final siempre recae en la empresa bonificada o en la entidad organizadora contratada.

¿Cómo contactar con el CFCC?

Las consultas pueden realizarse a través de los siguientes canales:

4.7 Infracciones y sanciones

Como en cualquier ámbito regulado, la Formación Programada por las Empresas está sujeta a una normativa que debe respetarse. El objetivo no es generar dificultades, sino garantizar que los fondos públicos destinados a la formación se utilizan de manera correcta y transparente.

La normativa vigente (Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto) establece tres niveles de infracciones:

  • Infracciones leves (Art. 14): hacen referencia a incumplimientos de carácter formal o documental que no pueden considerarse graves. Por ejemplo: un error en la custodia de un documento o una omisión puntual.
  • Infracciones graves (Art. 15): se producen cuando existe un disfrute indebido de las bonificaciones. Cada empresa y cada acción formativa con irregularidades se considera una infracción independiente.
  • Infracciones muy graves (Art. 16): incluyen desviaciones de ayudas, incumplimientos importantes o disfrute fraudulento de las bonificaciones. En estos casos, además de la sanción, debe devolverse la cantidad indebidamente percibida de forma solidaria entre la empresa y la entidad organizadora, si la hubiera.

La clave para evitar estas situaciones es mantener una buena gestión y registro documental. Por ello, a lo largo de esta guía insistimos en la importancia de conservar y organizar la documentación clave (véase el apartado Obligaciones de la empresa y documentación clave).

Las inspecciones: un instrumento de apoyo y transparencia

Las inspecciones en la Formación Programada son un mecanismo habitual para garantizar la calidad y la transparencia. Las realizan FUNDAE, SEPE o la Inspección de Trabajo, con el objetivo de comprobar que la formación se imparte según la normativa, que los recursos se utilizan correctamente y que la documentación está en orden.

No deben considerarse un motivo de alarma, sino una oportunidad para confirmar que la empresa aplica buenas prácticas. De hecho, muchas empresas superan este proceso sin incidencias, ya que simplemente se trata de verificar la gestión y los registros.

Existen diferentes tipos de inspecciones y actuaciones de control:

  • Inspección documental: la más habitual. La empresa recibe un requerimiento electrónico en el que se solicita aportar determinados documentos (hojas de asistencia, facturas, informes, etc.).
  • Inspección presencial: en algunos casos, la Inspección de Trabajo o SEPE pueden visitar la empresa o el centro de formación para verificar el correcto desarrollo de un curso.
  • Seguimiento en tiempo real: en formaciones virtuales o telemáticas, FUNDAE puede solicitar acceso a la plataforma para comprobar la actividad de las personas participantes.

En todos los casos, el objetivo es el mismo: garantizar que la formación se realiza con rigor y que las personas trabajadoras reciben realmente los beneficios previstos. Si se han seguido correctamente los pasos de planificación, comunicación y registro explicados en esta guía, una inspección no debería generar preocupación, sino ser vista como una oportunidad para validar que la gestión se realiza de manera adecuada.