1. ERRORES FRECUENTES ANTES DE INICIAR LA FORMACIÓN
Error 1. No realizar un diagnóstico ajustado de las necesidades formativas
Error 1. No realizar un diagnóstico ajustado de las necesidades formativas
SITUACIÓN / ERROR
La empresa decide programar una acción formativa en lengua inglesa bajo el argumento de que “siempre puede ser útil”. Sin embargo, la propuesta obtiene una respuesta muy limitada: solo tres personas trabajadoras muestran interés. La mayoría de la plantilla percibe que la formación no está suficientemente alineada con sus necesidades del día a día, lo que dificulta su motivación para participar.
POR QUÉ OCURRE
No se ha realizado un análisis previo de las necesidades reales ni de las competencias clave que podrían generar valor a corto plazo. La planificación se ha hecho por inercia o por imitación de otras empresas, sin un diagnóstico propio basado en datos sobre las necesidades específicas del equipo y sin participación de las personas trabajadoras.
CÓMO ACTUAR / SOLUCIÓN
Antes de planificar cualquier acción formativa, es recomendable realizar una detección previa de necesidades. Para ello, pueden utilizarse herramientas como el cuestionario de detección de necesidades formativas o entrevistas individuales con el objetivo de recoger información y, posteriormente, identificar competencias a reforzar o conocimientos necesarios para el desarrollo del trabajo. Es aconsejable dejar constancia de esta detección en un informe o documento sencillo. Este paso facilita la toma de decisiones y puede ser útil para justificar la acción formativa ante FUNDAE en caso de requerimientos.
Error 2. Subestimar los recursos disponibles y el coste de oportunidad
Error 2. Subestimar los recursos disponibles y el coste de oportunidad
SITUACIÓN / ERROR
Una empresa decide programar un curso de 40 horas dirigido a toda la plantilla. Sin embargo, una vez fijadas las fechas, se dan cuenta de que no pueden liberar suficientes horas de producción sin afectar gravemente a la actividad. Como consecuencia, una parte de los trabajadores no puede participar y la acción formativa no alcanza los objetivos iniciales.
POR QUÉ OCURRE
El error radica en no haber realizado una valoración realista del conjunto de recursos necesarios para la acción formativa. Con demasiada frecuencia solo se consideran los costes directos (como la factura del centro o del formador), mientras que se subestiman los costes indirectos, como el tiempo de dedicación del personal o el impacto en la productividad. En este caso, no se tuvo en cuenta el coste de oportunidad: es decir, el valor de la actividad que la empresa deja de realizar mientras las personas trabajadoras asisten a la formación. Este coste puede traducirse en retrasos, horas extra, pérdida de eficiencia o incluso en oportunidades comerciales no aprovechadas.
CÓMO ACTUAR / SOLUCIÓN
Antes de validar cualquier acción formativa, es esencial realizar una estimación global que incluya tanto los costes directos como los indirectos. En concreto, es necesario plantearse:
¿Cuántas personas trabajadoras podrán asistir realmente, teniendo en cuenta las cargas de trabajo?
¿Cuántas horas pueden dedicarse a formación sin comprometer la producción u otras actividades críticas?
¿Cuál es el coste total real, incluyendo salarios, horas no productivas y el valor de las oportunidades que podrían perderse?
Realizar este ejercicio no requiere un análisis exhaustivo, pero sí una planificación suficientemente cuidadosa que permita a la empresa tomar decisiones informadas. En función del resultado, pueden ajustarse variables como la duración del curso, el número de participantes, el horario o la modalidad (presencial, teleformación o mixta), optimizando así el retorno de la inversión formativa.
Error 3. Confusión entre el rol del formador y el modelo de gestión (interno o externo)
Error 3. Confusión entre el rol del formador y el modelo de gestión (interno o externo)
SITUACIÓN / ERROR
Una empresa planifica una acción formativa que quiere impartir con un técnico interno, pero cuando se acerca la fecha se da cuenta de que no tiene claro si este coste puede imputarse a FUNDAE ni cómo justificarlo. Paralelamente, contrata a un gestor externo para la tramitación administrativa, sin saber si es necesario firmar un contrato de encargo de gestión. Esto provoca dudas, retrasos y posibles errores en la comunicación del curso.
POR QUÉ OCURRE
Este error es frecuente cuando no se definen con claridad los agentes implicados y sus funciones dentro del proceso:
Formador o formadora interna: puede impartir la formación si está debidamente cualificado; su coste (salario y horas dedicadas) puede imputarse como coste directo de la formación.
Entidad de formación: imparte la formación cuando no se realiza con personal propio de la empresa, y su factura también se considera coste directo.
Entidad organizadora: puede asumir tanto la gestión administrativa como la impartición de la formación (directamente o mediante una entidad de formación inscrita). En ningún caso puede limitarse únicamente a realizar gestiones administrativas sin estar encomendada como entidad organizadora.
Gestor externo: se limita a realizar funciones de gestión administrativa en nombre de la empresa bonificada y con su autorización. Se consideran gestiones administrativas aquellas realizadas en la aplicación telemática.
CÓMO ACTUAR / SOLUCIÓN
Antes de iniciar el curso, es imprescindible definir con precisión:
Quién impartirá la formación (personal interno, entidad de formación o entidad organizadora).
Quién realizará la gestión administrativa ante FUNDAE (empresa o entidad organizadora).
Si el formador es interno, se debe documentar correctamente su coste y las horas dedicadas. Si se externaliza la impartición, es necesario comprobar que la entidad de formación esté inscrita.
Y si se delega la gestión a una entidad organizadora, debe formalizarse el contrato de encargo de gestión, que le permite actuar legalmente en nombre de la empresa.
Definir bien estos roles desde el principio garantiza una tramitación coherente, evita incidencias y asegura la validez de la bonificación.
Error 4. No comunicar que la empresa es de nueva creación o que ha abierto nuevos centros de trabajo
Error 4. No comunicar que la empresa es de nueva creación o que ha abierto nuevos centros de trabajo
SITUACIÓN / ERROR
Una pyme de nueva creación inicia la gestión en FUNDAE y comprueba que dispone únicamente del crédito mínimo garantizado de 420 €. Sin embargo, durante los primeros meses incorpora seis personas trabajadoras nuevas, lo que le habría permitido incrementar su crédito en 65 € adicionales por cada nueva incorporación. Como no comunicó esta información en la aplicación de FUNDAE, el sistema no actualizó el importe disponible y la empresa planificó su formación con un crédito inferior al que realmente le correspondía.
POR QUÉ OCURRE
Este error es habitual cuando la empresa no conoce las condiciones especiales previstas en la normativa para los supuestos de nueva creación o apertura de nuevos centros de trabajo. Si estos datos no se actualizan en FUNDAE en el momento de activar el perfil o iniciar las comunicaciones, el sistema mantiene el crédito por defecto, sin aplicar el incremento correspondiente por nuevas incorporaciones.
CÓMO ACTUAR / SOLUCIÓN
Siempre que una empresa sea de nueva creación o amplíe su plantilla con nuevos centros de trabajo, debe verificar en el simulador de FUNDAE y en la aplicación telemática que estas opciones estén correctamente activadas. Esta actualización es muy sencilla y puede representar un aumento significativo del crédito disponible, especialmente durante el primer ejercicio de actividad, garantizando que se maximiza la inversión en formación desde el inicio.
Error 5. No designar a una persona responsable de la formación
Error 5. No designar a una persona responsable de la formación
SITUACIÓN / ERROR
En una empresa con varios departamentos, cada uno decide impulsar formaciones por su cuenta. La información llega a FUNDAE de manera fragmentada y con incoherencias, y nadie tiene claro quién debe hacer el seguimiento del proceso. El resultado es confusión, duplicidades y retrasos que podrían poner en riesgo la bonificación.
POR QUÉ OCURRE
Este problema aparece cuando no existe una figura clara encargada de coordinar la formación. Se confía en que alguien asumirá la gestión espontáneamente, o bien se piensa que el proceso será casi automático. Sin una persona de referencia, se pierde el control sobre la documentación que debe conservarse y sobre la gestión del trámite para la bonificación de las acciones formativas, como por ejemplo las comunicaciones con la aplicación de FUNDAE.
CÓMO ACTUAR / SOLUCIÓN
Es imprescindible designar desde el inicio a una persona responsable de la formación. Esta figura, incluso en empresas pequeñas, debe centralizar la información, coordinar la relación con FUNDAE y realizar el seguimiento de los trámites.
Error 6. Acción formativa sin relación con la actividad económica de la empresa
Error 6. Acción formativa sin relación con la actividad económica de la empresa
SITUACIÓN / ERROR
Una empresa del sector de la industria alimentaria organiza un curso de formación en “Gestión de proyectos informáticos”, una acción formativa que no tiene ninguna relación directa con su actividad principal.
POR QUÉ OCURRE
Por falta de orientación sobre los requisitos de la normativa de Formación Programada por las Empresas, la empresa decide ofrecer una formación sin tener en cuenta que esta debe ser relevante y adaptada a la actividad económica y a las necesidades de la empresa. De este modo, la formación no aporta valor directo al desarrollo profesional de las personas trabajadoras en su puesto de trabajo ni a la empresa en general.
CÓMO ACTUAR / SOLUCIÓN
Para garantizar la bonificación de la formación, la empresa debe respetar los siguientes requisitos:
La formación debe ser relevante y adecuada a la actividad económica de la empresa y a las tareas desarrolladas por las personas trabajadoras.
Si la formación no está alineada con la actividad económica de la empresa, no será susceptible de bonificación, ya que no cumple los requisitos establecidos por la normativa.
Por otra parte, se recomienda:
Analizar las necesidades formativas específicas de la empresa, para que las acciones formativas sean concretas y alineadas con las competencias que se quieren mejorar.
Justificar la necesidad de la formación y adaptarla a la actividad económica de la empresa puede ser clave para obtener la bonificación de las acciones formativas.
Invertir tiempo en esta fase inicial es una de las mejores decisiones que puede tomar la empresa. Detenerse a detectar las necesidades reales, evaluar los recursos disponibles y designar a una persona responsable de la gestión garantiza que el proceso formativo se desarrolle con orden y sin obstáculos. Esta reflexión previa permite:
Orientar la formación hacia objetivos útiles y vinculados a los retos del equipo.
Optimizar el uso del crédito asignado, evitando que se pierda por falta de planificación.
Aportar coherencia y continuidad a las acciones formativas a lo largo del año.
En definitiva, un buen diagnóstico es la clave para que la formación sea algo más que un trámite: que se convierta en una inversión con un retorno tangible para la empresa y para las personas trabajadoras.
2. ERRORES FRECUENTES EN EL ALTA Y COMUNICACIONES DE INICIO DE LA FORMACIÓN
Error 1. No registrar correctamente a la empresa en FUNDAE
Error 1. No registrar correctamente a la empresa en FUNDAE
SITUACIÓN / ERROR
Una empresa quiere darse de alta en la aplicación de FUNDAE por primera vez. Introduce los datos rápidamente y selecciona un convenio colectivo y un CNAE que no coinciden con los registrados oficialmente en la Seguridad Social. También mantiene un domicilio social antiguo que ya no es vigente. Cuando intenta comunicar la primera acción formativa, la plataforma rechaza la tramitación porque detecta incoherencias con los registros oficiales. Esto provoca retrasos y la necesidad de reiniciar el proceso con los datos corregidos.
POR QUÉ OCURRE
A menudo se da por sentado que los datos cargados automáticamente en la aplicación ya son correctos, o no se contrasta la información con los documentos oficiales (TGSS, Hacienda). El desconocimiento de la importancia de esta coherencia lleva a omitir detalles que pueden bloquear la gestión del trámite con la aplicación de FUNDAE.
CÓMO ACTUAR / SOLUCIÓN
Antes de validar el alta, es necesario revisar todos los datos básicos (convenio, CNAE, domicilio, cuentas de cotización) y asegurar que coinciden exactamente con los registrados en la Seguridad Social y en Hacienda. En caso de cambios recientes (por ejemplo, nueva dirección social o modificación del convenio), deben indicarse en el apartado “Observaciones”. De este modo, la empresa garantiza que FUNDAE reconocerá correctamente su alta y evitará bloqueos futuros en las comunicaciones.
Error 2. No definir correctamente el convenio colectivo
Error 2. No definir correctamente el convenio colectivo
SITUACIÓN / ERROR
En el momento de completar los datos de la empresa, se selecciona un convenio colectivo incorrecto o un sector que no corresponde con la actividad principal.
POR QUÉ OCURRE
Es habitual que, cuando no hay claridad, se elija un código genérico para avanzar rápidamente en el registro, pero esto puede generar problemas posteriores de coherencia entre la actividad y la formación.
CÓMO ACTUAR / SOLUCIÓN
Es importante dedicar tiempo a verificar cuál es el convenio colectivo aplicable y confirmar el código CNAE correcto. La propia aplicación permite la búsqueda por palabra clave. Mantener esta coherencia facilitará justificar que las acciones formativas están vinculadas a la actividad de la empresa.
Error 3. Omitir cuentas de cotización
Error 3. Omitir cuentas de cotización
SITUACIÓN / ERROR
Una empresa da de alta sus datos en FUNDAE e introduce únicamente la cuenta de cotización principal, donde se encuentra la mayor parte de la plantilla. Meses después quiere incluir trabajadores de otro centro vinculado a un segundo Código de Cuenta de Cotización y descubre que no puede incorporarlos porque dicho CCC no estaba registrado. Esto la obliga a modificar datos en plena tramitación y retrasa la comunicación de la formación.
POR QUÉ OCURRE
A menudo se da por hecho que solo es necesario informar la cuenta donde está la mayoría de trabajadores, sin tener en cuenta que cualquier persona en nómina —adscrita a cualquier CCC activo— puede ser incluida en las acciones formativas y bonificarse.
CÓMO ACTUAR / SOLUCIÓN
Desde el primer momento, es imprescindible incluir todos los códigos de cuenta de cotización activos en el alta de la empresa en la aplicación de FUNDAE. Esto garantiza que la bonificación pueda aplicarse a cualquier trabajador con independencia del CCC al que esté adscrito, y evita incidencias y modificaciones a mitad del proceso.
Error 4. No comunicar correctamente a la RLPT (si existe)
Error 4. No comunicar correctamente a la RLPT (si existe)
SITUACIÓN / ERROR
Una empresa da de alta una acción formativa pero no comunica la información a la Representación Legal de las Personas Trabajadoras (RLPT), o bien lo hace de manera incompleta (solo fechas o título del curso). Actualmente, la aplicación de FUNDAE no permite continuar con el proceso si no se ha informado previamente sobre la RLPT; aun así, si posteriormente no se puede acreditar que la comunicación se realizó correctamente, la bonificación puede verse comprometida.
POR QUÉ OCURRE
A menudo se percibe la comunicación a la RLPT como un simple trámite, cuando en realidad se trata de un requisito legal. Algunas empresas desconocen que la falta de este documento puede bloquear o cuestionar la bonificación durante una revisión.
CÓMO ACTUAR / SOLUCIÓN
Es necesario preparar siempre un informe completo que incluya objetivos, contenidos, participantes previstos, calendario y recursos pedagógicos. Este informe debe entregarse a la RLPT y conservarse firmado por si FUNDAE lo solicita. La RLPT dispone de 15 días hábiles para responder; si no hay respuesta, la empresa puede continuar con el proceso, pero si existen discrepancias debe levantarse y conservarse un acta de discrepancias.
Error 5. No respetar los plazos mínimos en la comunicación del inicio del grupo
Error 5. No respetar los plazos mínimos en la comunicación del inicio del grupo
SITUACIÓN / ERROR
Una empresa programa una acción formativa y comunica el inicio de la acción y del grupo formativo el mismo día en que empieza el curso. Al acceder a la plataforma de FUNDAE, descubre que el sistema no admite notificaciones fuera de plazo y el grupo queda automáticamente marcado como “no realizado” a efectos de bonificación.
POR QUÉ OCURRE
Este problema suele aparecer por desconocimiento de los plazos obligatorios para comunicar el inicio de las acciones formativas y de los grupos formativos. Muchas empresas confunden la flexibilidad que ofrece FUNDAE para modificar ciertos datos (fechas, horarios, lugar) con el cumplimiento estricto del plazo mínimo de comunicación, que sí es obligatorio.
CÓMO ACTUAR / SOLUCIÓN
El inicio de la acción formativa y del grupo debe comunicarse con un mínimo de dos días naturales de antelación. Si posteriormente es necesario realizar modificaciones, como cambios de fechas o del lugar de impartición, deben comunicarse con al menos un día natural de antelación.
Antes de que comience la formación, es imprescindible verificar que la comunicación se ha registrado y validado correctamente en el sistema. En caso de incidencias o causas de fuerza mayor, debe justificarse documentalmente y comunicarse de inmediato a FUNDAE para evitar la pérdida del derecho a bonificación.
La fase inicial es la piedra angular de todo el proceso de Formación Programada por las Empresas. Cuando la empresa está correctamente dada de alta y todas las comunicaciones se realizan de forma ordenada y dentro de plazo, ya tiene asegurada la mitad del trabajo. Piense en esta fase como la puerta de entrada al sistema: si esa puerta queda mal cerrada o a medio abrir, cada paso posterior puede convertirse en un laberinto de correcciones, incidencias y tiempo perdido.
Por ello, es esencial planificar con antelación, revisar bien todos los datos y, si es necesario, realizar una doble comprobación antes de validar. Esta inversión de tiempo al principio es la que garantiza fluidez, evita imprevistos y aporta seguridad durante todo el proceso.
Error 1. No recoger ni conservar adecuadamente las hojas de asistencia en formaciones presenciales
Error 1. No recoger ni conservar adecuadamente las hojas de asistencia en formaciones presenciales
SITUACIÓN / ERROR
En una acción formativa presencial, el formador pasa una única hoja de asistencia al final del curso y algunos participantes olvidan firmarla. En otro caso, una empresa organiza un curso en línea, pero la plataforma solo muestra que los participantes han accedido, sin registrar el tiempo conectado ni las actividades realizadas. Cuando llega el momento de justificar la formación, faltan firmas o no hay evidencia suficiente de la participación.
POR QUÉ OCURRE
A menudo se da por hecho que basta con comprobar verbalmente la asistencia o confiar en que “todo el mundo ha estado”. En teleformación, se eligen plataformas demasiado básicas que no cumplen los requisitos mínimos de registro de actividad. También es habitual olvidar realizar copias de seguridad de los documentos, que pueden perderse posteriormente.
CÓMO ACTUAR / SOLUCIÓN
En sesiones presenciales, es obligatorio utilizar el modelo oficial de control de asistencia y recoger la firma en cada sesión, tanto de las personas participantes como de la persona formadora. En cursos de teleformación, es imprescindible que la plataforma registre conexiones, tiempos y el progreso de aprendizaje de los participantes. También conviene enviar recordatorios para que firmen puntualmente o completen las tareas dentro del plazo, y conservar copias digitales seguras de toda la documentación justificativa para evitar pérdidas.
Error 2. No registrar adecuadamente la participación en formaciones de teleformación
Error 2. No registrar adecuadamente la participación en formaciones de teleformación
SITUACIÓN / ERROR
Una empresa imparte una acción formativa en modalidad de teleformación, pero la plataforma utilizada únicamente muestra que los participantes han accedido, sin registrar el tiempo de conexión ni el progreso de aprendizaje. Cuando llega el momento de justificar la formación, FUNDAE rechaza el expediente porque no existen evidencias suficientes de aprendizaje ni participación.
POR QUÉ OCURRE
Esta situación es habitual cuando se utilizan plataformas demasiado básicas o gratuitas que no cumplen los requisitos mínimos establecidos por FUNDAE. También puede ocurrir si no se configuran correctamente las opciones de registro o si no se exportan los informes de actividad antes del cierre del curso.
CÓMO ACTUAR / SOLUCIÓN
Antes de iniciar cualquier formación en línea, es necesario asegurar que la plataforma utilizada registra y conserva de forma automática los datos de conexión, tiempo dedicado, navegación, interacciones y resultados de aprendizaje. Asimismo, deben descargarse y archivarse los informes de actividad de los participantes y del tutor como evidencia documental para posibles revisiones o inspecciones.
Error 3. Notificación simultánea de los roles de formador y participante en una misma acción formativa
Error 3. Notificación simultánea de los roles de formador y participante en una misma acción formativa
SITUACIÓN / ERROR
Una empresa organiza una acción formativa interna sobre herramientas avanzadas de Excel, impartida por uno de sus técnicos del área de administración, que actúa como formador interno. Durante el curso, ese mismo técnico también se inscribe como participante, con la intención de obtener el certificado de realización y aprovechar la sesión para reforzar sus propios conocimientos. Esta situación genera confusión en los registros de asistencia y en el control del grupo, ya que la misma persona figura como formador y participante.
POR QUÉ OCURRE
En la formación interna, cuando la empresa planifica y gestiona la formación con recursos propios, a menudo falta una delimitación clara de los roles y se da por hecho que una misma persona puede impartir y recibir la formación simultáneamente.
CÓMO ACTUAR / SOLUCIÓN
Es imprescindible establecer de manera explícita que una persona no puede asumir simultáneamente el rol de formador y de participante en una misma acción formativa. De este modo, se preserva la claridad de funciones, se garantiza la calidad pedagógica de la formación y se evitan incidencias en los registros y en la justificación ante FUNDAE.
Error 4: Superar el límite de horas de formación por día
Error 4. Superar el límite de horas de formación por día
SITUACIÓN / ERROR
Una empresa organiza un curso de 40 horas y decide impartirlo en solo 4 días de 10 horas para ahorrar costes y evitar alargar la formación con el fin de reducir el impacto en la producción.
POR QUÉ OCURRE
Por la urgencia de finalizar la formación o por adaptarse a las necesidades de producción, se concentran demasiadas horas en cada sesión, ignorando los criterios pedagógicos y normativos sobre el límite diario de horas bonificables.
CÓMO ACTUAR / SOLUCIÓN
Es necesario respetar los límites diarios de horas establecidos en la normativa que regula la Formación Programada por las Empresas:
Máximo de 8 horas de formación al día.
Excepción: si el curso dura solo 1 día, sí puede superarse este máximo.
Mínimo de 2 horas para que pueda considerarse formación bonificable.
Es recomendable planificar calendarios realistas y equilibrados que favorezcan un aprendizaje progresivo y de calidad para las personas participantes.
Error 5. Cambio de horario, fechas o participantes sin comunicarlo a FUNDAE
Error 5. Cambio de horario, fechas o participantes sin comunicarlo a FUNDAE
SITUACIÓN / ERROR
Durante el desarrollo de un curso, la empresa aplaza una sesión, modifica el horario o introduce cambios en la lista de participantes. Al revisar los datos en la aplicación de FUNDAE, se detecta que el calendario, las asistencias o la información de los participantes no coincide con la registrada en la plataforma. Este desajuste puede generar incidencias, requerimientos de aclaración y, en algunos casos, afectar a la validación de la bonificación.
POR QUÉ OCURRE
Muchas empresas desconocen que cualquier modificación relevante —cambios de horario, fechas, lugar de impartición o participantes previstos— debe comunicarse dentro de los plazos establecidos. Con frecuencia se considera un detalle menor y se confía erróneamente en que bastará con conservar la documentación interna.
CÓMO ACTUAR / SOLUCIÓN
Toda modificación debe comunicarse antes de que se produzca o dentro de los plazos establecidos por FUNDAE:
Cambios en la fecha de inicio: al menos dos días naturales antes del nuevo inicio.
Cambios en la fecha de finalización o en el lugar de impartición: hasta un día natural antes del inicio.
Cambios en calendario, horario, datos de la persona formadora o centro impartidor: pueden comunicarse durante toda la duración del curso, hasta su finalización.
Otros cambios (participantes previstos, contenidos, etc.): deben comunicarse siempre antes del inicio del curso.
Un buen control del calendario y una comunicación de los cambios dentro de plazo evita incidencias y asegura la correcta validación de la formación.
Error 6. No informar suficientemente a los participantes sobre las características de la formación
Error 6. No informar suficientemente a los participantes sobre las características de la formación
SITUACIÓN / ERROR
Antes de iniciar el curso, las personas trabajadoras reciben únicamente una convocatoria genérica y desconocen detalles clave como el horario exacto, la modalidad (presencial, teleformación o mixta), si deben llevar material, dónde deben firmar las asistencias o cómo acceder a la plataforma virtual. Esta falta de información genera descoordinación: algunos participantes llegan tarde, faltan a sesiones, no firman correctamente los partes de asistencia o no completan las actividades en línea. Todo ello puede comprometer la validez del curso e incluso su bonificación.
POR QUÉ OCURRE
Es habitual pensar que la información ya es conocida o confiar en que el centro de formación se encargará de comunicarla. A menudo, la comunicación entre la empresa y la entidad de formación no es lo suficientemente fluida y esto provoca que los participantes desconozcan aspectos esenciales de la formación.
CÓMO ACTUAR / SOLUCIÓN
Antes del inicio del curso, la empresa o la entidad de formación debe garantizar que todos los participantes disponen por escrito (correo electrónico o documento impreso) de una ficha informativa que incluya:
Fechas, horarios y calendario completo del curso.
Modalidad y ubicación exacta (dirección física o enlace de acceso a la plataforma virtual).
Material necesario o requerimientos técnicos para la conexión.
Instrucciones sobre el registro de asistencia: hojas de firma diaria en formación presencial o sistemas de control automático en teleformación.
Datos de contacto de soporte (tutor/a, persona de referencia o correo de incidencias).
Esta práctica favorece una gestión ordenada, aumenta el compromiso de los participantes y asegura el cumplimiento de los requisitos de trazabilidad exigidos por FUNDAE en todas las modalidades formativas.
Error 7. No controlar la participación mínima exigida para la bonificación
Error 7. No controlar la participación mínima exigida para la bonificación
SITUACIÓN / ERROR
Un participante acumula varias faltas de asistencia en el curso programado por su empresa. Al finalizar la formación, se comprueba que solo ha asistido al 56% de las horas, lo que impide contabilizarlo para la bonificación, ya que la normativa exige un mínimo del 75% de asistencia. Esto reduce el importe final que la empresa puede bonificarse y, además, la persona participante no puede recibir diploma ni certificado de asistencia.
POR QUÉ OCURRE
Este error aparece cuando no se realiza un seguimiento regular de las asistencias o de la actividad acreditada en teleformación. También es habitual que las personas participantes no estén suficientemente informadas sobre el requisito del 75% de asistencia para obtener el diploma y para que la empresa pueda bonificarse su participación.
CÓMO ACTUAR / SOLUCIÓN
Es recomendable hacer un seguimiento periódico de las hojas de asistencia o del progreso en la plataforma virtual para detectar posibles incumplimientos. Si un participante está en riesgo de no alcanzar el mínimo, debe avisarse de inmediato para darle margen para recuperar sesiones, siempre que sea posible.
Participantes con asistencia ≥ 75%:
Diploma: si superan la evaluación final.
Certificado de asistencia: si finalizan el curso pero no superan la evaluación.
Participantes con asistencia < 75%:
No pueden recibir diploma ni certificado de asistencia.
No pueden incluirse en el cálculo de la bonificación.
Error 8. No entregar los cuestionarios de evaluación de la calidad de la formación
Error 8. No entregar los cuestionarios de evaluación de la calidad de la formación
SITUACIÓN / ERROR
El curso finaliza y no se ha gestionado correctamente el envío de los cuestionarios de evaluación de la calidad. Algunos participantes no reciben el enlace o no llegan a completarlo dentro del plazo establecido. Al revisar la documentación, la empresa o la entidad formadora detecta que faltan respuestas y no puede acreditar que todos los participantes hayan recibido el cuestionario. Esto deja incompleta la justificación de la formación ante FUNDAE.
POR QUÉ OCURRE
Se tiende a minimizar la importancia de este documento, considerándolo un trámite poco relevante.
CÓMO ACTUAR / SOLUCIÓN
Planificar la entrega del cuestionario digital de calidad como un paso obligatorio dentro del cierre del curso. Es recomendable:
Enviarlo el último día de formación o inmediatamente después, mediante la aplicación o plataforma de gestión utilizada.
Comprobar y conservar evidencias del envío y la recepción (capturas de pantalla, registro de envíos o informes automáticos de la plataforma).
Asegurarse de que todos los participantes lo han recibido y completado, y conservar los resultados junto con el resto de la documentación justificativa.
Además de ser un requisito de FUNDAE, estos cuestionarios son una herramienta útil para recoger feedback real y mejorar la calidad de futuras acciones formativas.
Error 9. No respetar el número máximo de participantes por grupo
Error 9. No respetar el número máximo de participantes por grupo
SITUACIÓN / ERROR
En una formación presencial se permite la asistencia de 35 personas en el aula, cuando la normativa establece un máximo de 30. En teleformación, un único tutor atiende a más de 80 participantes al mismo tiempo. Aunque la formación se haya impartido, FUNDAE puede rechazar la bonificación por incumplir los límites establecidos.
POR QUÉ OCURRE
Algunas empresas piensan que “cuanta más gente, mejor” y que este criterio no se revisará, o simplemente desconocen que existen límites específicos según la modalidad formativa.
CÓMO ACTUAR / SOLUCIÓN
Ajustar los grupos a la normativa: máximo 30 personas en formación presencial (25 si se trata de un Certificado Profesional) y máximo 80 participantes por tutor en teleformación. Si es necesario, dividir la formación en dos grupos y duplicar las sesiones.
Error 10. No entregar el certificado o diploma dentro del plazo
Error 10. No entregar el certificado o diploma dentro del plazo
SITUACIÓN / ERROR
Las personas participantes finalizan la formación satisfactoriamente, pero no reciben el certificado o diploma hasta pasados tres meses, es decir, fuera del plazo establecido (máximo dos meses después de la finalización de la acción formativa). Cuando se solicita la documentación justificativa para comprobaciones, la empresa no puede acreditar que haya cumplido el plazo establecido.
POR QUÉ OCURRE
Por desconocimiento de la normativa (que fija un máximo de dos meses para la entrega de diplomas o certificados) o por falta de planificación administrativa y coordinación con el centro formador.
CÓMO ACTUAR / SOLUCIÓN
Organizar el proceso de cierre del curso desde el primer día. Al finalizar la formación, revisar la asistencia y los cuestionarios, y programar la entrega de los certificados dentro del plazo legal. Conservar siempre una copia física o digital de los diplomas, de modo que, en caso de inspección, la empresa pueda demostrar que ha cumplido con este requisito.
Error 11. No coordinarse con la entidad de formación para obtener toda la documentación
Error 11. No coordinarse con la entidad de formación para obtener toda la documentación
SITUACIÓN / ERROR
Al finalizar el curso, la empresa comprueba que faltan diplomas firmados, memorias pedagógicas, fichas de participantes u otra documentación justificativa obligatoria para la bonificación. Esto provoca retrasos en la comunicación de la finalización e incluso el riesgo de perder la bonificación.
POR QUÉ OCURRE
No se ha definido previamente quién es responsable de elaborar, enviar y validar cada documento. A menudo se delega la tarea en la entidad formadora, pero sin establecer plazos ni realizar seguimiento, de modo que parte de la documentación justificativa se pierde o no está lista a temps para posibles requerimientos o comprobaciones.
CÓMO ACTUAR / SOLUCIÓN
Antes de comenzar la formación, acordar con la entidad de formación un calendario de entrega de documentos y una lista de verificación (asistencias, cuestionarios, memorias, diplomas, facturas, etc.). Asignar personas responsables claras (internas y externas) y realizar un seguimiento activo —semanal o por cada bloque del curso— para garantizar que toda la documentación justificativa esté completa, archivada y lista para posibles requerimientos de FUNDAE.
La fase de realización es el “corazón” de todo el proceso: aquí se materializa la formación y se genera la documentación justificativa que permitirá aplicar la bonificación posteriormente. Piensen en cada detalle (asistencia, horarios, cuestionarios, certificados) como piezas clave de un puzle. Si todas encajan, el resultado será sólido y sin fisuras. Además, cumplir con rigor no solo evita problemas, sino que transmite profesionalidad a las personas trabajadoras y refuerza la confianza en la formación que ofrece la empresa. Es muy útil designar a una “persona referente de formación” para cada acción: su tarea es recoger asistencias, controlar participantes y garantizar desde el primer día toda la documentación justificativa necesaria.
4. ERRORES FRECUENTES EN LA FINALIZACIÓN Y BONIFICACIÓN
Error 1: No comunicar la finalización de la formación dentro del plazo
Error 1. No comunicar la finalización de la formación dentro del plazo
SITUACIÓN / ERROR
El curso ha finalizado, pero la empresa no ha registrado la comunicación de finalización en la aplicación antes del plazo límite (fecha de presentación del boletín de cotización correspondiente al mes de diciembre). Esto provoca que la bonificación no pueda aplicarse.
POR QUÉ OCURRE
En muchas ocasiones se da por hecho que con la comunicación de inicio es suficiente, o se desconocen los plazos concretos. En otros casos, se trata simplemente de un descuido por falta de calendario y seguimiento interno.
CÓMO ACTUAR / SOLUCIÓN
Es importante tener presente que la comunicación de finalización es imprescindible para poder aplicar la bonificación. Lo más recomendable es realizarla inmediatamente después de finalizar la formación y establecer un sistema de recordatorios internos (agenda, alertas de calendario o tareas asignadas) para evitar que se pase por alto.
Error 2. Registro incompleto o erróneo de las horas y la asistencia
Error 2. Registro incompleto o erróneo de las horas y la asistencia
SITUACIÓN / ERROR
Se informan como finalizadas personas participantes que no han alcanzado el mínimo del 75% de asistencia, o bien los registros de horas y participantes no coinciden con la realidad. Estas incoherencias pueden invalidar la justificación y provocar devoluciones de la bonificación.
POR QUÉ OCURRE
Puede ser debido a la intención de beneficiar al máximo de la plantilla, o simplemente porque no se ha realizado un seguimiento riguroso de la asistencia. También puede deberse a errores al actualizar los partes de control o al transcribir la información en la aplicación.
CÓMO ACTUAR / SOLUCIÓN
Llevar un control riguroso de la asistencia durante todo el curso y verificar, antes del cierre, que solo se notifican participantes que cumplen el requisito del 75%. Realizar una revisión final de los registros (asistencias, informes de plataforma, cuestionarios) y contrastarlos con la documentación justificativa recopilada. Esto garantiza que la comunicación de finalización sea correcta y evita incidencias posteriores.
Error 3. Notificar de forma errónea los costes del curso
Error 3. Notificar de forma errónea los costes del curso
SITUACIÓN / ERROR
Al comunicar los costes a FUNDAE, se declaran importes incorrectos, como imputar gastos que no son bonificables o incluir costes indirectos superiores al 10% del total de la actividad. El resultado es que la plataforma ajusta las cifras o puede llegar a bloquear la bonificación.
POR QUÉ OCURRE
Con frecuencia existe confusión entre qué son costes directos (docencia, materiales, alquiler de aula), indirectos (gestión administrativa, consumibles) y costes de organización (cuando interviene una entidad organizadora). También se desconocen o se olvidan los límites establecidos para imputar determinados costes.
CÓMO ACTUAR / SOLUCIÓN
Antes de introducir los datos en la aplicación, es recomendable desglosar todos los gastos en una hoja de cálculo y verificar que cumplen con los criterios de FUNDAE, especialmente los límites por módulos económicos y la proporción entre costes directos, indirectos y de organización. Una doble comprobación previa evita errores que después pueden generar ajustes, incidencias o incluso requerimientos. También es importante que exista coherencia entre los costes imputados y las características y desarrollo de la formación.
Como buena práctica, se recomienda consultar el apartado Gestión del crédito de la Guía, donde se encuentra una infografía y una checklist de costes que sirven como apoyo visual y práctico para verificar que todos los gastos estén correctamente calculados y documentados antes de comunicarlos a FUNDAE.
Error 4. No cumplir con la cofinanciación privada
Error 4. No cumplir con la cofinanciación privada
SITUACIÓN / ERROR
En las empresas con más de cinco personas trabajadoras, la normativa establece la obligación de justificar un porcentaje mínimo de cofinanciación privada (del 10 %, 20 % o 40 % según el tamaño de la plantilla). Cuando la empresa no alcanza el porcentaje requerido, FUNDAE puede reclamar la devolución del importe correspondiente a la parte no cofinanciada, ya que dicha cantidad se habrá bonificado indebidamente.
POR QUÉ OCURRE
Algunas empresas creen que es suficiente con aplicar la bonificación y no tienen en cuenta otros costes que también deben incluirse, como los costes salariales derivados de las horas de formación impartidas dentro de la jornada laboral o los gastos no bonificables.
CÓMO ACTUAR / SOLUCIÓN
Es fundamental planificar desde el inicio cómo se cumplirá con la cofinanciación: calcular el coste salarial de las personas participantes (si la formación se realiza dentro de la jornada laboral), identificar qué gastos no serán bonificables y determinar cómo se recopilará la documentación justificativa que lo acredite. La aplicación de FUNDAE muestra el porcentaje de cofinanciación en el resumen de la actividad, pero es recomendable hacer un seguimiento periódico para garantizar su cumplimiento y evitar ajustes de última hora.
Como buena práctica, se recomienda consultar el apartado de Gestión del crédito de la Guía, donde se puede encontrar una infografía y una lista de verificación de costes que sirven como apoyo visual y práctico para revisar que todos los gastos estén correctamente calculados, especialmente aquellos relacionados con la cofinanciación privada.
Error 5. Aplicar la bonificación de manera incorrecta en la nómina de la Seguridad Social
Error 5. Aplicar la bonificación de manera incorrecta en la nómina de la Seguridad Social
SITUACIÓN / ERROR
Se introduce incorrectamente la bonificación en el Sistema RED (casilla 763) o en un mes que no corresponde.
POR QUÉ OCURRE
Por desconocimiento del procedimiento o por falta de coordinación con la gestoría que gestiona las nóminas.
CÓMO ACTUAR / SOLUCIÓN
Establecer un proceso interno claro para notificar y validar las bonificaciones, con responsables asignados y calendarios definidos. Mantener una comunicación fluida y efectiva con la asesoría laboral y asegurarse de que se indica exactamente el mismo importe comunicado en la aplicación de FUNDAE. Es recomendable realizar una revisión final antes de presentar el boletín de cotización.
Error 6. No realizar un seguimiento post- formación ni evaluación de resultados
Error 6. No realizar un seguimiento posformación ni evaluación de resultados
SITUACIÓN / ERROR
Algunas empresas dan por finalizado el proceso una vez reciben la bonificación, sin comprobar si la formación ha tenido un impacto real ni recopilar el feedback de las personas participantes. Esto provoca que se repitan cursos poco útiles o que no se ajustan a las necesidades reales de la organización.
POR QUÉ OCURRE
A menudo por falta de tiempo, recursos o porque se percibe la formación únicamente como un trámite administrativo para aprovechar el crédito asignado, y no como una inversión estratégica.
CÓMO ACTUAR / SOLUCIÓN
Programar una evaluación al finalizar cada acción (encuestas, reuniones con responsables de equipo o una sesión de valoración conjunta). Este seguimiento ayuda a detectar mejoras, ajustar contenidos y demostrar el impacto real de la inversión en formación.
Error 7. Olvidar que FUNDAE puede requerir documentación justificativa hasta cuatro años después
Error 7. Olvidar que FUNDAE puede requerir documentación justificativa hasta cuatro años después
SITUACIÓN / ERROR
La empresa aplica la bonificación pero no conserva adecuadamente la documentación justificativa obligatoria: hojas de asistencia, facturas, nóminas de las personas participantes en horario laboral, certificados, etc. Cuando llega un requerimiento de SEPE o de FUNDAE, no puede aportar toda la documentación necesaria y corre el riesgo de tener que devolver las bonificaciones aplicadas.
POR QUÉ OCURRE
Por desconocimiento de la obligación legal de custodia (4 años) o por falta de una organización documental clara. A menudo se piensa que, una vez aplicada la deducción en las cotizaciones, el proceso ha terminado.
CÓMO ACTUAR / SOLUCIÓN
Conservar toda la documentación justificativa de cada acción formativa, tanto en soporte físico como digital, durante 4 años desde el cierre del ejercicio fiscal correspondiente. Una buena práctica es crear una carpeta específica por cada curso con toda la documentación justificativa (inicio, asistencias, costes, certificados, informes a la RLPT, etc.) y guardar una copia de seguridad digital en un entorno seguro.
Esta es la fase en la que el esfuerzo se convierte en un resultado tangible: la recuperación económica de la inversión en formación. Si se cierran correctamente todos los pasos (finalización, costes, cofinanciación y bonificación a la Seguridad Social), la empresa no solo cumple con la normativa, sino que también refuerza su cultura de gestión profesional. Pensad en este paso como la validación final de una inversión inteligente: todo el trabajo realizado hasta aquí tiene recompensa y, bien gestionado, genera confianza para seguir aprovechando el crédito asignado en los próximos años. Mantener el orden y una comunicación clara es clave para un éxito sostenido.
5. ERRORES FRECUENTES CUANDO SE ENCARGA LA GESTIÓN A UNA ENTIDAD ORGANIZADORA O SE CONTRATA A UNA ENTIDAD DE FORMACIÓN PARA LA REALIZACIÓN DE LA FORMACIÓN
Error 1. No formalizar correctamente el contrato de encomienda de gestión
Error 1. No formalizar correctamente el contrato de encomienda de gestión
SITUACIÓN / ERROR
La empresa confía a una entidad organizadora la gestión y tramitación de la formación, pero no formaliza el acuerdo mediante el contrato de encomienda de gestión, tal como exige la normativa de la Formación Programada por las Empresas. En ocasiones se trabaja solo con acuerdos verbales o con un contrato genérico de servicios, sin dejar constancia específica de la encomienda de gestión.
POR QUÉ OCURRE
A menudo por desconocimiento de la obligación legal, o porque se da por válido un presupuesto o un acuerdo comercial, sin distinguir que el contrato de encomienda es un documento específico y obligatorio para poder aplicar la bonificación.
CÓMO ACTUAR / SOLUCIÓN
Siempre debe firmarse el contrato de encomienda antes de la comunicación del inicio de la acción formativa. Este documento debe estar firmado por ambas partes y con fecha anterior al alta del curso en FUNDAE. Sin él, la formación no es bonificable y la empresa pone en riesgo la bonificación. Acceder al documento.
Error 2. Pensar que la empresa ya no tiene ninguna responsabilidad cuando cuenta con una entidad organizadora
Error 2. Pensar que la empresa ya no tiene ninguna responsabilidad cuando cuenta con una entidad organizadora
SITUACIÓN / ERROR
Al delegar la gestión, la empresa da por hecho que cualquier incidencia o control recaerá sobre la entidad organizadora.
POR QUÉ OCURRE
Se desconoce que la responsabilidad final siempre recae en la empresa bonificada, incluso cuando la gestión la realiza una entidad externa.
CÓMO ACTUAR / SOLUCIÓN
Realizar un seguimiento activo del proceso: validar comunicaciones, revisar y conservar copias de toda la documentación justificativa que la entidad organizadora gestiona en nombre de la empresa.
Error 3. No revisar la información comunicada a FUNDAE
Error 3. No revisar la información comunicada a FUNDAE
SITUACIÓN / ERROR
La entidad organizadora se encarga de comunicar el inicio, la finalización y los datos de las personas participantes, pero la empresa no comprueba si la información coincide con la realidad. Esto puede hacer que queden registrados participantes que no asistieron, duraciones incorrectas u horarios que no se corresponden, provocando el rechazo de la bonificación en una inspección.
POR QUÉ OCURRE
Muchas empresas confían plenamente en la entidad organizadora, asumiendo que su experiencia garantiza la corrección del proceso, y no realizan una verificación mínima de los datos comunicados.
CÓMO ACTUAR / SOLUCIÓN
Solicitar siempre un resumen de todas las comunicaciones que la entidad organizadora haya realizado a FUNDAE (participantes, fechas, horarios y lugares de impartición) y comprobar que coincide con lo que realmente se ha ejecutado. Una notificación errónea de datos, por mínima que parezca, puede invalidar toda la bonificación.
Error 4. No establecer canales claros de coordinación con la entidad de formación u organizadora
Error 4. No establecer canales claros de coordinación con la entidad de formación u organizadora
SITUACIÓN / ERROR
La empresa entrega la información demasiado tarde o de forma incompleta, lo que puede provocar que la entidad organizadora comunique datos erróneos o fuera de plazo en la plataforma de FUNDAE. También puede ocurrir que, ante un imprevisto, nadie tenga claro quién debe dar la respuesta inmediata, generándose una falta de coordinación en la gestión.
POR QUÉ OCURRE
A menudo no existe un procedimiento interno claro entre la empresa y la entidad para compartir información (plantilla, crédito, participantes, etc.), ya sea por falta de planificación o por un exceso de confianza, sin definir un responsable ni un mecanismo de seguimiento.
CÓMO ACTUAR / SOLUCIÓN
Desde el primer día es necesario pactar un sistema de trabajo conjunto: quién envía qué, en qué formato y en qué plazo, y quién valida la información antes de notificarla a FUNDAE. Mantener un canal de comunicación ágil (como un calendario compartido o un responsable único por cada parte) evita retrasos, errores y tensiones innecesarias.
Optar por una entidad organizadora o formadora puede aliviar la carga administrativa y garantizar el uso correcto del crédito, pero no es un “todo incluido” sin responsabilidades. La mejor práctica es trabajar con la entidad como un aliado estratégico: establecer procedimientos claros, revisar la documentación justificativa y entender que la empresa siempre es la responsable última ante FUNDAE. Programad reuniones periódicas de seguimiento y revisión con la entidad organizadora o formadora para ajustar el proceso y garantizar el cumplimiento normativo.
Error 1. Solicitud de PIF autorizada para asistir a una formación que no corresponde a una titulación oficial
Error 1. Solicitud de PIF autorizada para asistir a una formación que no corresponde a una titulación oficial
SITUACIÓN / ERROR
La empresa autoriza un PIF para que una persona trabajadora asista en horario laboral a una formación que no conduce a una titulación oficialmente reconocida. La empresa notifica el PIF autorizado y comunica en la aplicación las bonificaciones mensuales que desea aplicar a las cuotas de la Seguridad Social. Cuando se realiza una revisión por parte de FUNDAE, se abre una incidencia por la bonificación de un Permiso Individual de Formación autorizado para asistir a una formación que no tiene carácter oficial.
POR QUÉ OCURRE
A menudo se desconocen los requisitos relativos a la formación que puede ser objeto de un Permiso Individual de Formación. Se piensa que cualquier curso es válido, cuando en realidad la normativa es estricta: solo se admiten titulaciones oficiales.
CÓMO ACTUAR / SOLUCIÓN
Antes de otorgar la autorización, comprobar que el curso está en el catálogo oficial de títulos reconocidos. Para determinar si una formación puede acogerse a un PIF, es importante conocer las siguientes categorías:
Formación oficial: titulaciones expedidas por las administraciones públicas competentes, con validez en todo el territorio nacional y publicadas en el Boletín Oficial del Estado (BOE).
Títulos universitarios propios: también pueden solicitarse cuando tengan esta consideración por resolución de la Junta de Gobierno o del Consejo Social de la universidad correspondiente.
Otras acreditaciones oficiales: acreditaciones previstas en la normativa estatal y expedidas por la administración pública competente, publicadas en el boletín oficial correspondiente.
Certificados Profesionales: instrumentos oficiales de acreditación de las cualificaciones profesionales recogidas en el Catálogo Nacional de Cualificaciones Profesionales (CNCP). Los certificados tienen carácter oficial y validez en todo el territorio nacional.
Experiencia laboral: tiempo programado para asistir a los procesos de evaluación y acreditación de la experiencia laboral u otros aprendizajes no formales e informales, previstos en la Ley Orgánica 3/2022, de 31 de marzo, y el Real Decreto 659/2023, de 18 de julio, sobre el Sistema de Formación Profesional.
Error 2. No respetar el límite máximo de horas por persona trabajadora en la autorización del PIF
Error 2. No respetar el límite máximo de horas por persona trabajadora en la autorización del PIF
SITUACIÓN / ERROR
Una persona trabajadora solicita un PIF de 250 horas y la empresa lo autoriza sin revisarlo. Cuando se revisa el PIF, se comprueba que la normativa fija un máximo de 200 horas laborales anuales por persona trabajadora, por lo que las horas excedentes no son bonificables.
POR QUÉ OCURRE
Se desconoce esta restricción o no se controla el cómputo total cuando la persona trabajadora ya tiene otros PIF.
CÓMO ACTUAR / SOLUCIÓN
Llevar un registro interno del número de horas de PIF concedidas a cada persona trabajadora. Antes de autorizar una nueva solicitud, asegurarse de que no se superan las 200 horas anuales.
Error 3. No formalizar correctamente la autorización de la persona trabajadora
Error 3. No formalizar correctamente la autorización de la persona trabajadora
SITUACIÓN / ERROR
Una persona trabajadora solicita un PIF y la empresa lo acepta únicamente mediante un correo electrónico o una conversación verbal. Cuando llega el momento de justificarlo ante FUNDAE, no existe ningún documento oficial que acredite la autorización.
POR QUÉ OCURRE
Se desconoce que el PIF tiene un modelo específico y obligatorio en el que deben constar datos clave: datos de la empresa y de la persona trabajadora, duración y horario de la formación, centro donde se impartirá y el título oficial que se obtendrá. Sin este formulario, el permiso no puede validarse.
CÓMO ACTUAR / SOLUCIÓN
Utilizar siempre el Anexo oficial de PIF de FUNDAE, firmado tanto por la empresa como por la persona trabajadora. Conservarlo en el expediente junto con el resto de la documentación justificativa. Este documento será la base para dar de alta y justificar el PIF en la aplicación.
Acceder al formulario oficial.
Error 4. No contar el tiempo de desplazamiento como tiempo laboral
Error 4. No contar el tiempo de desplazamiento como tiempo laboral
SITUACIÓN / ERROR
Una empresa autoriza un Permiso Individual de Formación (PIF) de 200 horas para que una trabajadora curse el Certificado Profesional en Gestión contable y gestión administrativa para auditoría en un centro formativo situado a 40 minutos de su puesto de trabajo. Aunque la formación se realiza en horario laboral, la empresa no incluye el tiempo de trayecto dentro de la jornada efectiva. Esto obliga a la trabajadora a reducir su pausa de comida o a alargar la jornada para compensar el tiempo invertido en el desplazamiento y, finalmente, renuncia a continuar con la formación.
POR QUÉ OCURRE
A menudo, al planificar los PIF, no se tiene en cuenta que los desplazamientos forman parte del tiempo efectivo dedicado a la formación. Se da por hecho que el trayecto es una cuestión personal de la persona participante, cuando en realidad está directamente vinculado al ejercicio del permiso individual de formación autorizado.
CÓMO ACTUAR / SOLUCIÓN
Es necesario reconocer e incluir el tiempo de desplazamiento entre el lugar de trabajo y el centro formativo dentro del cómputo de horas laborales del PIF, siempre que coincida con el horario de trabajo. Esta práctica evita agravios entre participantes, facilita la conciliación y refleja con mayor precisión el tiempo real que la persona dedica a su formación.
Los PIF son una iniciativa para favorecer la continuidad formativa y la mejora de la cualificación de las personas trabajadoras, pero requieren las mismas formalidades que la Formación Programada por las Empresas. Si se garantiza que la formación es oficial, se respetan los límites de horas y se comunica correctamente a FUNDAE, la empresa puede recuperar el coste salarial correspondiente a las horas en que la persona trabajadora se ausenta de su puesto de trabajo. Además, este tipo de iniciativa potencia la fidelización y el compromiso hacia la empresa por parte de las personas trabajadoras. Utilizad plantillas estándar y digitales para la creación, seguimiento y aplicación de las bonificaciones de los PIF; facilita la coherencia y el control de todo el proceso.