4.1 Gestió del crèdit
Abans d’entrar en detall en aquest apartat, és important destacar el concepte de crèdit assignat, ja que és clau en la gestió de la Formació Programada per les Empreses (FPE) i també en els Permisos Individuals de Formació (PIF). Es tracta d’un concepte recurrent al llarg de tot el sistema, i entendre’n bé el funcionament permet aprofitar al màxim la bonificació.
En realitat, el sistema distingeix tres conceptes:
- Crèdit assignat: l’import anual que correspon a l’empresa en funció de les seves cotitzacions.
- Crèdit disposat: la part del crèdit que ja s’ha utilitzat.
- Crèdit disponible: el saldo pendent d’utilitzar, és a dir, el que encara no s’ha exhaurit.
CRÈDIT ASSIGNAT: És la quantitat econòmica que cada empresa té assignada anualment per finançar la formació de les persones treballadores mitjançant bonificacions a les quotes de la seguretat social. Es calcula a partir de les cotitzacions a la Seguretat Social de l’any anterior i varia segons la mida de la plantilla. En definitiva, és el “pressupost formatiu” que permet recuperar part del que l’empresa ja ha aportat en concepte de formació professional.
Aquest crèdit pot destinar-se tant a la Formació Programada per les Empreses (FPE) com als Permisos Individuals de Formació (PIF), sempre dins dels límits i procediments establerts per la FUNDAE.
4.1.1 Càlcul i consulta del crèdit anual assignat
Pas 1: Obtenir la quantitat cotitzada per formació professional (FP) durant l’any anterior. Aquest import es pot consultar a les bases de cotització de la Seguretat Social i representa la suma de les quotes que l’empresa ha aportat en concepte de formació professional.
Pas 2: Calcular la plantilla mitjana anual de l’empresa. La plantilla mitjana anual es calcula sumant el nombre de persones treballadores en alta cada mes de l’any anterior i dividint el resultat entre dotze, és a dir: (nombre total de persones treballadores de cada mes) ÷ 12. Aquesta dada reflecteix la mitjana de personal de l’empresa i és essencial per determinar el percentatge de bonificació que es pot aplicar a la formació.
Pas 3: Aplicar el percentatge corresponent, segons el nombre de persones treballadores de l’empresa:
| Nombre de treballadors (plantilla mitjana) | Percentatge aplicat sobre la quota FP |
|---|---|
| De 1 a 9 | 100% |
| De 10 a 49 | 75% |
| De 50 a 249 | 60% |
| De 250 o més | 50% |
A més, la normativa garanteix un crèdit mínim anual de 420€ per a totes les empreses, encara que la seva mida o baixa cotització no arribin a aquesta quantitat amb el percentatge aplicat.
Tot seguit, es mostra la fórmula amb què es calcula aquest crèdit:
- Les empreses de nova creació o que obren un nou centre de treball durant l’any tenen un crèdit de 65 € per cada nova persona treballadora incorporada.
- El crèdit no és un import fix, sinó que es calcula cada any a partir de les dades de l’any anterior.
Les empreses de menys de 50 persones treballadores, poden acumular durant dos anys el crèdit de la formació. Per fer-ho, s'ha de comunicar a l'aplicació de gestió durant el primer semestre de l'any que es genera el crèdit.
Les empreses poden gestionar conjuntament la formació dels seus treballadors mitjançant un Grup d’Empreses (GE) o una Agrupació d’Empreses (AE):
El Grup d’Empreses (GE) és un conjunt d’empreses sota una mateixa direcció que comparteixen recursos i estratègia, i que es reconeix com a tal si hi ha consolidació de comptes, direcció comuna o relació matriu-filials.
L’Agrupació d’Empreses (AE) permet a les empreses de menys de 100 persones treballadores agrupar-se amb criteris territorials o sectorials amb l’objectiu de gestionar de manera conjunta i més eficient els seus respectius crèdits de formació. Les empreses participants en l’agrupació han de signar un conveni d’adhesió entre elles.
Per ampliar informació, podeu accedir a la Infografia Grup d’Empreses i Agrupació d’Empreses
COM CONSULTAR EL CRÈDIT ANUAL DE FORMACIÓ?
Opció 1- Crèdit estimat: Simulador de crèdit (accés obert)
Podeu fer una simulació del crèdit disponible amb aquesta eina pública de la FUNDAE: Simulador de crèdit - FUNDAE
Només cal indicar:
- El nombre mitjà de treballadors de l’any anterior (suma de persones treballadores a final de cada més entre 12).
- L’import aproximat de la quota cotitzada per formació professional.
Aquesta eina ofereix una estimació orientativa, útil per fer càlculs previs, però no reflecteix el crèdit oficial assignat per FUNDAE.
Opció 2 – Crèdit assignat: Aplicació telemàtica de la FUNDAE (accés registrat)
Per conèixer el crèdit exacte i oficial de la seva empresa, cal accedir a l’aplicació de la FUNDAE: Registre- FUNDAE.
Aquesta dada és la més fiable i ajustada, i és la que s’utilitza per a la gestió formal de les bonificacions i cal estar registrat prèviament com a empresa, grup d’empreses o com a entitat organitzadora per poder accedir-hi. Cal tenir present, però, que el crèdit definitiu només està disponible a partir del moment en què la FUNDAE aboqui i actualitzi les dades anuals —habitualment, entre els mesos de maig i juny. Si la consulta es fa abans d’aquest període, el sistema mostrarà un crèdit provisional, corresponent a l’import assignat l’any anterior. Tot i que aquesta xifra pot servir com a referència orientativa, el valor definitiu pot variar si s’han produït canvis en la plantilla o en la tipologia de l’empresa.
A l’aplicació podreu veure:
- La plantilla mitjana calculada per la Seguretat Social.
- L’import real cotitzat en concepte de formació professional.
- El crèdit assignat per a l’exercici en curs.
- L’històric d’accions bonificades corresponent al mateix exercici, amb la informació actualitzada de les formacions ja comunicades.
Si l’empresa encara no té dades carregades (ex. nova creació), es mostrarà inicialment el crèdit mínim garantit de 420€.
4.1.2 Com s’aplica el crèdit assignat a la Formació Programada per les Empreses?
Un cop calculat i consultat el crèdit assignat, el pas següent és entendre com s’aplica dins el marc de la Formació Programada per les Empreses. Per fer-ho, és important conèixer dos conceptes clau: l’import màxim bonificable i els costos imputables de l’activitat bonificada. Aquests elements permeten determinar quins costos poden ser objecte de bonificació i quins límits econòmics fixa la normativa per a cada acció formativa.
IMPORT MÀXIM BONIFICABLE: Tot i disposar d’un crèdit anual, cada grup formatiu té un límit màxim de despesa que pot ser bonificada. Aquest límit depèn de la modalitat de formació i, el nivell formatiu, la durada i el nombre de persones participants.
COSTOS IMPUTABLES DE L'ACTIVITAT BONIFICADA: Es poden bonificar aquelles despeses de formació que corresponguin als conceptes de despesa acceptats per la FUNDAE. Hi ha una llista concreta de conceptes admissibles, i identificar correctament aquests costos incorreguts en la formació és essencial per poder justificar adequadament l’activitat davant de la FUNDAE.
La bonificació aplicable sempre vindrà determinada per l’import menor entre:
- Crèdit assignat disponible de l’empresa.
- L’import màxim bonificable segons els mòduls econòmics establerts.
- El cost imputable de l’activitat bonificada.
COM ES CALCULA L'IMPORT MÀXIM BONIFICABLE D'UNA ACCIÓ FORMATIVA?
L’import màxim bonificable es calcula de la manera següent:
Els mòduls econòmics depenen de la modalitat d’impartició i del nivell de la formació:
| Modalitat | Nivell de formació | Cost/hora per alumne |
|---|---|---|
| Presencial | Bàsic | 9 € |
| Presencial | Superior | 13 € |
| Teleformació | Qualsevol nivell | 7,5 € |
| Certificat Professional (presencial) | - | 8 € |
| Certificat Professional (teleformació) | - | 5€ |
- El nivell bàsic: Correspon a formacions en matèries transversals o genèriques, que capaciten per desenvolupar competències i qualificacions bàsiques aplicables a diferents llocs de treball. Aquest tipus d’accions formatives permeten adquirir coneixements fonamentals per millorar l’ocupabilitat o l’execució de tasques generals dins de l’empresa.
- El nivell superior: Inclou formacions que impliquen especialització o que capaciten per desenvolupar competències de programació, gestió o direcció. Estan orientades a persones treballadores amb coneixements previs o experiència, i el seu objectiu és afavorir el desenvolupament professional en àrees tècniques o de responsabilitat.
Com hem vist a l’apartat Modalitats d’impartició de la Formació Programada, l’aula virtual es considera normativament i funcionalment com a modalitat presencial i, per tant, apliquen els mateixos mòduls econòmics que a la formació presencial (9 € o 13 €, segons el nivell de la formació).
4.1.3 El cofinançament privat
A més de calcular el crèdit disponible i entendre com aplicar-lo, cal tenir present una altra obligació bàsica del sistema: el cofinançament privat.
El cofinançament és una de les obligacions bàsiques que ha d’assumir l’empresa quan participa en el sistema de Formació Programada. Consisteix a aportar, amb recursos propis, una part del cost total de les accions formatives, com a garantia de compromís amb la millora de les competències del seu personal i contribuir a un ús més eficient dels fons públics destinats a la formació.
COM POT COMPLIR L’EMPRESA AQUESTA OBLIGACIÓ?
El percentatge mínim de cofinançament es calcula sobre el total del cost de formació i varia segons la mida de l’empresa:
| Mida de l’empresa | % mínim de cofinançament |
|---|---|
| De 1 a 5 persones treballadores | Exemptes |
| De 6 a 9 persones treballadores | 5% |
| De 10 a 49 persones treballadores | 10% |
| De 50 a 249 persones treballadores | 20% |
| De més de 250 persones treballadores | 40% |
Per complir amb aquest percentatge mínim de cofinançament, l’empresa pot fer-ho de dues maneres:
- Reduir la bonificació: l’empresa pot bonificar un import inferior a la totalitat invertida en la formació, i la diferència es considera cofinançament. És habitual quan la formació es fa fora de la jornada laboral.
- Integrar la formació dins de la jornada laboral: l’empresa aporta assumint els costos salarials de les persones treballadores durant el temps de formació. En el cas de la teleformació, cal verificar el temps de connexió dins de l’horari laboral.
En termes pràctics, el cofinançament s’entén com la diferència entre el cost total admissible de la formació (incloent els costos salarials) i l’import de la bonificació aplicada.
4.1.4 Costos imputables de l’activitat bonificada i límits establerts
La normativa de la Formació Programada per les Empreses estableix quines despeses associades a la formació poden ser recuperades a través de les bonificacions, així com els límits econòmics aplicables.
Requisits generals en el tràmit i tractament dels costos per part de les empreses:
- Conservar tota la documentació durant 4 anys (assistència, factures, informes, registres, etc.).
- Només haver imputat costos estrictament necessaris per a la impartició de l’acció formativa.
- Calcular i assignar els costos per acció o grup, i prorratejar correctament aquelles despeses que afectin diversos grups o accions.
- Tenir en compte que els costos salarials de les persones participants no es poden bonificar, però es poden computar com a cofinançament privat obligatori.
- No es podran incloure com a costos imputables per a la bonificació aquells béns, productes, materials o serveis que no siguin estrictament necessaris per al desenvolupament de l’activitat formativa.
Les empreses poden recuperar, mitjançant la bonificació, diversos tipus de despeses associades a la formació. Aquests costos es divideixen en quatre grans blocs:
ELS COSTOS DIRECTES
Els costos directes són totes aquelles despeses estrictament vinculades a l’impartició de la formació. Poden ser interns, quan provenen de recursos propis de l’empresa (com el temps del personal que imparteix o prepara la formació, l’ús d’infraestructures o equips propis, o l’elaboració interna de materials), o bé externs, quan es contracten serveis o recursos a tercers (per exemple, professionals externs que imparteixen les sessions, entitats de formació, lloguer d’aules o adquisició de materials i plataformes tecnològiques):
- Materials didàctics: elaboració interna o adquisició de materials, inclosos els consumibles i equips de protecció.
- Equips i plataformes tecnològiques: amortització o lloguer d’aplicacions, maquinària, mobiliari i altres eines usades durant la formació.
- Aules i espais formatius: amortització o lloguer d’aules, tallers i instal·lacions.
- Assegurança d’accidents per a les persones participants.
- Despeses de transport, manutenció i allotjament per a persones participants i formadores (només si la formació és presencial i amb límits fiscals establerts).
- Retribució de les persones formadores (internes o externes): inclou preparació de sessions, tutories i avaluacions.
AVÍS IMPORTANT SOBRE LA RETRIBUCIÓ DE LES PERSONES FORMADORES
La retribució de les persones formadores és un dels costos directes més habituals i, alhora, un dels que requereix una justificació més precisa davant de la FUNDAE
- Costos interns: inclouen les hores dedicades per personal de l’empresa a tasques d’impartició, preparació de classes, tutories, avaluació, seguiment de les persones participants de la formació i elaboració de materials didàctics. El cost hora s’ha de calcular amb la fórmula:
On el cost anual comprèn: salari brut (amb prorrata de pagues extres) + cotitzacions a la Seguretat Social a càrrec de l’empresa + aportacions a plans de pensions + dietes i locomoció + complements assumits per l’empresa. Només es poden imputar conceptes salarials que constin a les nòmines del període en què s’ha produït la despesa. El nombre d’hores treballades ha de ser el fixat al conveni o al contracte, i la imputació ha d’estar sempre justificada segons la durada i el contingut de l’acció. És admissible la participació de més d’un formador per grup, sempre que la necessitat estigui acreditada.
- Costos externs: fan referència al personal contractat a entitats o professionals externs per impartir la formació, preparar materials, tutories o tasques d’avaluació.
Tots aquests costos s’han de calcular i justificar segons criteris proporcionals i per cada grup d’acció formativa.
Pot consultar el detall complet dels criteris d’imputació dels costos directes al document de referència publicat per la FUNDAE: Dossier d’orientació de costos.
ELS COSTOS INDIRECTES
Despeses generals de suport a la formació:
- Subministraments (llum, aigua, neteja, correu...).
- Tasques administratives i de gestió interna.
- Gestió externa (quan no hi ha encomana formal a una entitat organitzadora).
El límit bonificable dels costos indirectes és del 10% del cost total de la formació. A més, aquests costos han de ser proporcionals i ajustats al cost real de desenvolupament de cada acció formativa, evitant imputacions genèriques o desajustades.
Quan l’empresa dissenya i imparteix la formació internament, però externalitza exclusivament la gestió del tràmit de bonificació a un gestor, l'import d'aquest servei es pot considerar un cost indirecte. Per exemple, pot incloure la contractació d’un gestor per preparar la documentació de la FUNDAE o per fer el seguiment de comunicacions i justificacions.
ELS COSTOS D'ORGANITZACIÓ
Són aquelles despeses derivades de les funcions realitzades per una entitat organitzadora a la qual s’ha encomanat formalment la gestió i l’organització de la formació. Aquestes funcions inclouen la gestió documental, coordinació, seguiment administratiu, impartició de la formació o bé, la contractació de l’entitat de formació i altres tasques definides a la normativa.
Els costos d'organització tenen un límit percentual segons la mida de l'empresa i sempre es calculen sobre el cost de la formació.
| Mida de l’empresa | % màxim del cost total de l’acció |
|---|---|
| De 10 persones treballadores o més | 10% |
| De 6 a 9 persones treballadores | 15% |
| Fins a 5 persones treballadores | 20% |
La imputació d’aquests costos s’ha de fer de manera proporcional i ajustada al cost i desenvolupament de cada acció formativa, evitant atribucions globals o desproporcionades. Només seran admissibles com a costos imputables de l’activitat bonificada si es justifica clarament la seva vinculació amb les tasques concretes de gestió realitzades en relació amb aquella acció formativa.
ELS COSTOS SALARIALS
Dins del conjunt de costos vinculats a la formació, els costos salarials tenen una consideració específica. Fan referència al temps de jornada laboral en què les persones treballadores participen efectivament en la formació.
A diferència d’altres despeses, aquests costos no poden ser bonificats, però sí que es poden computar com a cofinançament privat. Això implica que, quan la formació es realitza dins de l’horari laboral, l’empresa pot considerar aquests costos com a part de la seva aportació obligatòria. Així, els costos salarials esdevenen una via pràctica per complir l’obligació de cofinançament sense generar una despesa addicional directa.
Per conèixer els percentatges de cofinançament exigits segons la mida de l’empresa cal consultar l’apartat Cofinançament privat. I, per facilitar-ne la comprensió, a continuació es presenta una taula resum amb els diferents tipus de costos, indicant si són bonificables i/o poden computar-se com a cofinançament.
Un mateix cost no es pot imputar simultàniament com a despesa bonificable i com a cofinançament. En tot cas, la part de l’import que no es bonifiqui serà la que es podrà computar com a cofinançament per part de l’empresa.
L’empresa TecnoData Solutions, amb una plantilla mitjana de 20 persones treballadores i una quota anual de formació professional cotitzada de 15.000€, vol dur a terme una acció formativa de nivell superior en Gestió Avançada de Projectes amb Microsoft Project, en modalitat mixta (10 hores presencials i 10 hores en teleformació).
La formació es realitzarà dins de l’horari laboral i hi participaran 6 persones treballadores. L’empresa decideix encarregar l'organització de la formació a una entitat organitzadora, que s'ocuparà tant de la gestió del tràmit de la bonificació com de la planificació i la impartició del curs.
Per conèixer quina quantitat pot destinar TecnoData Solutions per bonificar la formació durant l’any, cal calcular el crèdit assignat de formació anual. Aquest crèdit es determina a partir de dues dades fonamentals:
- Les cotitzacions per formació professional efectuades l’any anterior (que ja incorporen el 0,7%).
- El nombre mitjà de persones treballadores de la plantilla durant aquell mateix període.
En aquest cas, l’empresa compta amb una plantilla de 20 persones treballadores, i va cotitzar per formació professional 15.000€ durant l’any anterior (xifra obtinguda directament dels rebuts de liquidació de cotitzacions de la Seguretat Social).
En accedir al simulador, l’empresa introdueix les dades següents:
- Indica que NO és empresa de nova creació i que NO ha obert nous centres de treball.
- Omple els camps amb la informació dels rebuts de cotització:
- Quota de formació professional ingressada: 15.000 €
- Plantilla mitjana: 20 persones
Finalment, la FUNDAE aplica automàticament el percentatge corresponent al volum de plantilla (de 10 a 49 persones treballadores = 75%):
15.000 € × 75% = 11.250 €
Aquest és el crèdit de formació assignat que l’empresa podrà utilitzar al llarg de l’any per bonificar-se les seves accions formatives.
Per confirmar la xifra oficial, cal consultar el crèdit assignat que apareix a l’aplicació telemàtica de la FUNDAE un cop l’empresa està donada d’alta al sistema. En el cas que la gestió la realitzi una entitat organitzadora, aquesta serà l’encarregada d’informar l’empresa del crèdit disponible per a la seva utilització durant l’exercici.
La formació en Gestió Avançada de Projectes amb Microsoft Project es considera de nivell superior, per tant s’apliquen els mòduls econòmics següents:
| Modalitat | Hores | Mòdul econòmic | Import |
|---|---|---|---|
| Presencial | 10h | 13€/h | 130€ |
| Teleformació | 10h | 7,5€/h | 75€ |
| Total | - | - | 205€ |
Es multiplica aquest valor pel nombre de persones participants: 205€ x 6 participants = 1230€
Aquest seria l'import màxim bonificable per mòduls econòmics de la formació, sempre que es compti amb crèdit disponible.
Un cop determinat l’import màxim bonificable segons els mòduls econòmics, cal analitzar els costos reals de l’acció formativa i comprovar quins costos són imputables per a la bonificació i si es compleix amb l'obligació de cofinançament privat.
Pas 1: Càlcul dels costos directes
Es tenen en compte les despeses vinculades directament a l’acció formativa (docència, material didàctic, lloguer d’aules o plataformes, etc.). En aquest cas, l’entitat organitzadora ha facturat a TecnoData Solutions un total de 1.450€ per aquests conceptes.
Pas 2: Càlcul dels costos de l’organització:
Com que TecnoData Solutions ha encarregat l’organització de la formació una entitat organitzadora, aquesta pot incloure un cost d’organització pels serveis de gestió administrativa, comunicació amb la FUNDAE i seguiment documental. L’import d’aquest cost dependrà del que s’hagi acordat entre les parts, i pot ser inferior o fins i tot nul.
En aquest cas, s’ha pactat un cost d’organització de 260 €, equivalent aproximadament al 18% del cost directe (1.450 €).
A efectes de la bonificació, la FUNDAE estableix un límit màxim del 20% sobre el cost directe que es pot imputar com a cost d’organització:
20% × 1.450 € = 290 € (límit màxim permès)
Tanmateix, segons la mida de l’empresa (20 persones treballadores), només es pot bonificar fins al 10% del cost directe.
10% × 1.450 € = 145 € bonificables
Per tant:
- Cost d’organització facturat: 260 €
- Cost d’organització bonificable: 145 €
- Cost d’organització no bonificable: 115 €, que formarà part de la despesa total però no es podrà aplicar com a bonificació.
Pas 3: Costos salarials
Els salaris dels participants s’estimen segons la seva categoria professional:
- 3 perfils tècnics: 18 €/h
- 3 perfils administratius: 13 €/h
Mitjana: (3×18 + 3×13) ÷ 6 = 15,5 €/h
6 persones × 20 h × 15,5 €/h = 1.860 € en costos salarials
Pas 4: Cost total de la formació
| Tipologia de cost | Import (€) |
|---|---|
| Costos directes | 1.450€ |
| Cost d’organització (facturat) | 260 |
| Costos salarials | 1.860 |
| Total | 3.570€ |
Pas 5: Determinar el cofinançament privat
Segons la normativa, les empreses de 10 a 49 persones treballadores han de cofinançar el 10% del cost total de la formació.
10% × 3.570 € = 357 € de cofinançament mínim
Pas 6: Assignar els costos salarials al cofinançament
Els 1.860 € de costos salarials ja superen de llarg els 360 € exigits. Per tant, el cofinançament obligatori queda completament cobert amb els salaris de les persones participants.
El cofinançament també es podria complir reduint la quantitat bonificada, sempre que s’assoleixi el percentatge mínim que correspon a la mida de l’empresa.
*Per exemple: Si el cost total de la formació és de 3.570 € i l’empresa decideix bonificar només 3.000 €, la diferència que assumeix l’empresa i que per tant, no es bonificada (570 €), ja seria considerada com a cofinançament privat.
D’aquesta manera, es compleix fàcilment el 10% de cofinançament mínim exigit per a empreses de 10 a 49 persones treballadores, sense necessitat d’imputar altres despeses addicionals.
Pas 7: Import final bonificable
Per determinar la bonificació final, cal comparar:
- Crèdit disponible: 11.250€
- Import màxim bonificable: 1.230 €
- Costos imputables de l’activitat bonificada (costos directes + costos d’organització): 1.595 €
El criteri és aplicar sempre el valor més baix. En aquest cas, l’import final bonificable és de 1.230 €, dins del crèdit disponible de 11.250 €.
Resultat final: TecnoData Solutions pot bonificar 1.230 € de l’acció formativa. El cofinançament obligatori queda cobert amb els costos salarials, i l’empresa només haurà de presentar la documentació justificativa corresponent davant la FUNDAE, en cas de requeriment.
4.1.5 Com aplica al Permís Individual de Formació
En els apartats anteriors hem vist que, en la Formació Programada per les Empreses, el crèdit assignat es calcula a partir de les cotitzacions per formació professional de l’any anterior, i és el que determina l’import que cada empresa pot destinar a accions formatives per al conjunt de la plantilla.
En el cas dels Permisos Individuals de Formació (PIF), el funcionament és diferent. En concret, intervenen dos conceptes de crèdit diferenciats:
CRÈDIT ORDINARI: El crèdit ordinari d’un PIF és el 5% del crèdit anual que l’empresa té disponible per bonificacions, calculat segons les cotitzacions de la Seguretat Social fetes l’any anterior per formació professional. Aquest és el primer crèdit que es consumeix per bonificar el cost salarial dels permisos individuals de formació.
CRÈDIT ADDICIONAL: El crèdit addicional s'aplica quan el cost salarial del permís individual de formació supera el 5% del crèdit ordinari o bé s'ha exhaurit. En aquest cas, l’empresa pot finançar costos salarials utilitzant el crèdit addicional en forma d’hores, segons la mida de la plantilla.
Les empreses disposen d’un crèdit addicional específic per cobrir els costos salarials (sou base, complements fixos, antiguitat, pagues extra i cotitzacions socials) corresponents a les hores de permís que concedeixin a les persones treballadores.
Aquest crèdit addicional és independent del crèdit ordinari de formació i s’assigna a mesura que l’empresa comunica els PIF a la FUNDAE. Inicialment, l’empresa pot imputar fins al 5% del seu crèdit anual de formació a la cobertura del PIF. En cas que l'import del PIF (cost salarial de la persona treballadora) sigui superior al 5% del crèdit anual de formació, la FUNDAE activa automàticament un crèdit addicional en hores, segons la mida de l’empresa.
Per tant, encara que l’empresa hagi esgotat o no hagi utilitzat el seu crèdit per accions formatives, pot beneficiar-se igualment d’aquest crèdit addicional específic per a PIF, que cobreix els costos salarials associats al permís. L’import del crèdit addicional, que opera quan es supera el 5% del crèdit anual, serà l’equivalent als costos salarials de les hores realitzades del permís amb les següents limitacions:
| Plantilla | Bossa d’hores de crèdit addicional |
|---|---|
| 1 a 9 | 200h |
| 10 a 49 | 400h |
| 50 a 249 | 600h |
| 250 a 499 | 800h |
| Per cada 500 | 200h addicionals |
- Crèdit anual de formació: 4.000 €
- 5% del crèdit de bonificacions: 200 €
- La persona treballadora sol·licita un PIF de 80 hores, amb un cost salarial de 1.200 €.
Com s’aplica?
- En primer lloc, la FUNDAE comprova si el cost del PIF és inferior o superior al 5% del crèdit ordinari.
- En aquest cas, 1.200 € > 200 € → supera el 5%.
- Per tant, ja no es finança amb el crèdit ordinari, sinó amb el crèdit addicional.
- El límit per a una empresa de 10 a 49 persones treballadores és de 400 hores/any, així que aquest PIF (80h) entra dins del marge i es pot bonificar íntegrament amb el crèdit addicional.
Resultat final: L’empresa no consumeix res del seu crèdit ordinari (4.000 €) i pot bonificar els 1.200 € del PIF a través del crèdit addicional.
- Crèdit anual de formació: 50.000 €
- 5% del crèdit de bonificacions: 2.500 €
- Es concedeixen diversos PIF que sumen un cost salarial de 1.000 € (50 hores), això suposa el 2% del crèdit ordinari.
Com s’aplica?
- Inicialment, es compara amb el 5% del crèdit ordinari: 1.000 € < 2.500 €, de manera que es cobreix íntegrament amb el crèdit ordinari.
- No cal activar crèdit addicional, ja que l’import del PIF està molt per sota del llindar.
Resultat final: L’empresa pot bonificar els 1.000 € de salaris vinculats als PIF amb el seu crèdit ordinari. Encara disposa de 49.000 € per a altres accions de formació programada.
4.2 Procediment de tramitació de la Formació Programada per les Empreses
4.2.1 Paper de l’empresa, entitat de formació i organitzadora
Perquè una empresa pugui bonificar la formació que realitza, és essencial definir qui assumeix cada funció dins del procés. En la pràctica, sovint es confonen rols, especialment quan intervenen serveis externs.
En el sistema de Formació Programada per les Empreses poden intervenir tres actors: l’empresa, l’entitat de formació i l’entitat organitzadora, i el paper que assumeix cadascun varia en funció de la decisió que prengui l’empresa sobre com vol gestionar la formació i la seva bonificació (autogestió o externalització).
A continuació, es presenten els tres tipus d’actors que poden intervenir en el Sistema de la Formació Programada per les Empreses:
L’empresa (o grups d’empreses)
Titular del crèdit i responsable final
Entitat de formació
Qui imparteix la formació
Entitat organitzadora
Qui pot gestionar per l’empresa
Paper de l’empresa
L’empresa és qui té dret a accedir al crèdit formatiu i, per tant, és la titular i responsable de tot el procés, encara que contracti altres agents per ajudar-la. El seu paper és central i insubstituïble, perquè és qui:
- Decideix la formació que necessita segons les seves prioritats i estratègia interna.
- Selecciona les persones participants.
- Contracta, si cal, una persona formadora o entitat externa.
- Pot gestionar tot el tràmit per si mateixa (gestió pròpia) o encarregar la gestió de l'organització de la formació a una entitat organitzadora (gestió externalitzada).
- Ha d’estar donada d’alta a la plataforma telemàtica de la FUNDAE, com a empresa bonificada o dins un grup d’empreses.
- Ha de signar i conservar tota la documentació associada al procés de formació (assistència, avaluació, factures, informes...).
Requisits i obligacions de l’empresa en la gestió de la Formació Programada per les Empreses
Les empreses que volen bonificar la formació de les seves persones treballadores a través del sistema de formació programada gestionat per la FUNDAE tenen una sèrie de requisits essencials en el tràmit de les bonificacions:
- Estar al corrent de les obligacions fiscals i amb la Seguretat Social per poder accedir a la bonificació.
- Comprovar que no s’apliquen bonificacions superiors al crèdit disponible i fer la validació per part de la FUNDAE un cop finalitzat i comunicat el grup formatiu.
- Garantir que les bonificacions aplicades i els costos imputats no superin en cap cas el crèdit assignat a l’empresa. L’import final bonificable ha de coincidir amb el crèdit confirmat a la FUNDAE després del procés de finalització i validació del grup formatiu.
- Garantir que la formació està relacionada amb l’activitat de l’empresa i el lloc de treball de les persones participants, buscant la millora de competències professionals o habilitats adequades.
L’empresa també ha de complir amb una sèrie d’obligacions durant tot el procés de planificació, execució i justificació de la formació:
- Notificar a la FUNDAE el començament de la formació almenys 2 dies naturals abans de l’inici, indicant dates, format, participants i qui impartirà la formació.
- Informar amb antelació a la Representació Legal de les Persones Treballadores (RLPT), si existeix, sobre les accions formatives programades, segons els terminis establerts.
- Conservar tota la documentació justificativa de la formació impartida.
- Assegurar la correcta impartició de la formació, que ha d’estar tutoritzada per personal qualificat amb un mínim de durada i avaluació dels participants, segons criteris de la FUNDAE.
- Respectar els terminis de realització i justificació dins de l’any natural, en concordança amb les dates notificades a la FUNDAE.
- Realitzar el seguiment i control per respondre a possibles inspeccions o requeriments dels òrgans de control proporcionant la documentació i evidències que es demanin.
Paper de l’entitat de formació
L’entitat de formació és l’agent responsable de la impartició de la formació quan aquesta s’externalitza i no la imparteix directament l’empresa, dins del sistema de Formació Programada per les Empreses.
Es tracta d’una entitat, centre o institució especialitzada en formació professional per a l’ocupació, que pot intervenir de diverses maneres segons com s’organitzi la formació:
- Pot ser contractada directament per una empresa, quan aquesta organitza la seva pròpia formació.
- Pot ser contractada per una entitat organitzadora, assumint el paper d’agent responsable de la impartició en nom de les empreses participants.
- En determinats casos, la mateixa entitat organitzadora pot actuar també com a entitat de formació.
Aquesta formació pot desenvolupar-se presencialment, per aula virtual, en teleformació o en modalitat mixta, d’acord amb les necessitats i els requisits tècnics de cada acció formativa.
Requisits i obligacions de l’entitat de formació davant de la FUNDAE i de les empreses beneficiàries
Les entitats de formació que intervenen en el sistema de Formació Programada per les Empreses han de complir, com a mínim, els requisits següents, d’acord amb el seu paper i el tipus de formació que imparteixen:
1. Formacions del Catàleg d'Especialitats Formatives:
Quan una entitat de formació imparteix accions incloses al Catàleg d’Especialitats Formatives, ha d’estar donada d’alta al Registre de Formació Professional per a l’Ocupació.
Segons el tipus d’especialitat, cal distingir:
- Especialitats formatives no conduents a l’obtenció d’un Certificat Professional: Inscripció al Registre.
- Especialitats formatives conduents a l’obtenció d’un Certificat Professional: Acreditació al Registre.
La impartició d'Especialitats Formatives sense que l'entitat estigui degudament inscrita/acreditada al Registre d'Entitats de Formació Professional per a l'Ocupació comporta que l'acció formativa es consideri com una acció formativa interna i, per tant, se li aplicaran els criteris i limitacions de les accions dissenyades per l'empresa.
2. Formacions fora del Catàleg d’Especialitats Formatives:
Quan la formació no forma part del Catàleg d’Especialitats Formatives (formació dissenyada per l’empresa), cal distingir dos supòsits:
- Supòsit 1 - Si l’empresa ha encarregat la gestió de l’organització de la formació a una entitat organitzadora:
- La inscripció s’ha de realitzar abans de l’inici de la formació.
- El tràmit es fa a través del portal de la FUNDAE, mitjançant l’opció “Inscripción sin especialidad”.
- En presentar la declaració responsable, l’entitat manifesta que compleix els requisits tècnics, pedagògics i de personal necessaris per impartir la formació i vincula la seva activitat a les àrees professionals corresponents.
- Aquesta inscripció s’integra automàticament al Registre Estatal d’Entitats de Formació, d’acord amb l’article 4 de la mateixa ordre i l’article 20 de la Llei 30/2015.
- Supòsit 2 - Si l’empresa organitza directament la seva pròpia formació:
L’entitat de formació que imparteixi la formació ha d’estar inscrita mitjançant declaració responsable al registre corresponent, d’acord amb l’article 1.2 de l’Ordre ESS/723/2016, de 9 de maig.
En aquest cas, no és obligatori que l’entitat de formació presenti la declaració responsable, tal com estableix l’article 1.2, segon paràgraf, de l’Ordre ESS/723/2016.
Tot i així, l’entitat ha de garantir que disposa dels mitjans tècnics i humans suficients per assegurar la qualitat i la traçabilitat de la formació impartida.
En tots els casos, les entitats de formació han de:
- Mantenir actualitzades les seves dades (titularitat, forma jurídica, àrees professionals i localització dels centres).
- Respondre a controls de qualitat de les administracions competents.
- Mantenir els requisits tècnic-pedagògics d’instal·lacions, equipament i personal, d’acord amb el que estableix el Reial Decret 694/2017, de 3 de juliol, i l’Ordre TMS/369/2019, de 28 de març, per la qual es desplega reglamentàriament el Registre Estatal d’Entitats de Formació i es regulen els procediments d’inscripció.
Durant l’execució dels cursos o accions formatives, assumeix les següents obligacions:
- Facilitar el seguiment de l’assistència, l’aprenentatge i l’avaluació de les persones participants, mantenint registres fiables i verificables.
- Garantir la traçabilitat i registre de l’activitat formativa, especialment en les modalitats de teleformació, assegurant que la plataforma reculli les connexions, temps de dedicació i activitats realitzades.
- Complir amb els criteris tècnic-pedagògics definits per la normativa vigent en relació amb metodologia, materials, tutories i avaluacions.
- Adoptar mesures de seguretat i prevenció, protegint les persones participants davant riscos derivats de l’ús de les instal·lacions, equipaments o activitats pràctiques.
- Col·laborar amb les empreses i entitats organitzadores en la preparació i lliurament de la documentació justificativa necessària per a la bonificació.
- En cas de canvi de dades de l’entitat de formació, com canvis de titularitat o forma jurídica, comunicar-ho mitjançant l’actualització de les dades al Registre Estatal d’Entitats de Formació, sempre i quan estiguin inscrites, a través de la mateixa aplicació telemàtica de la FUNDAE.
Quines funcions té l’entitat de formació?
1. Abans del curs ha de:
- Dissenyar i programar el curs de manera que serveixi per millorar o adquirir competències professionals.
- Garantir que el contingut i la metodologia responen a les necessitats de l’empresa i del lloc de treball.
2. Durant el curs, és la responsable de:
- Impartir la formació amb personal docent que acrediti formació o experiència professional en la matèria, d’acord amb els criteris establerts al Reial Decret 694/2017, de 3 de juliol, i, si escau, amb els requisits específics de les formacions del Catàleg d'Especialitats Formatives, siguin conduents a l'obtenció d'un Certificat Professional o no.
- Fer el seguiment i control de l’assistència.
- Complir amb els criteris tècnic-pedagògics exigits pel Sistema de Formació Professional per a l’Ocupació, definits al Reial Decret 694/2017 i a l’Ordre TMS/369/2019, que inclouen disposar d’instal·lacions, equipament, recursos didàctics i personal qualificat adequats per garantir la qualitat i eficàcia de la formació.
- Participar en l’avaluació i seguiment de l’aprenentatge.
- Disposar d’una assegurança d’accidents per als participants i assegurança de responsabilitat civil davant de tercers.
3. I per últim, en finalitzar el curs:
- Lliurar als participants el qüestionari per a l’avaluació de la qualitat de la formació.
- Comprovar si s’han assolit les competències previstes mitjançant instruments d’avaluació adaptats a la modalitat i al nivell de la formació. Aquesta comprovació pot incloure proves escrites o pràctiques, qüestionaris d’autoavaluació, observació directa de tasques, exercicis aplicats o altres evidències que permetin verificar que els objectius d’aprenentatge definits al programa s’han aconseguit.
- Entregar els certificats o diplomes d’assistència i aprofitament.
L’entitat de formació no pot subcontractar a tercers l’execució del curs. La contractació de personal docent no es considera subcontractació, però ha d’estar degudament justificada.
Per més informació sobre les entitats formadores consulteu els següents enllaços: FUNDAE – Centres i entitats de formació i CFCC – Sobre l’entitat de formació.
Paper de l’entitat organitzadora
Quan una empresa no disposa dels recursos o la capacitat per a organitzar la formació i gestionar el tràmit de la bonificació, pot encarregar aquesta tasca a una entitat organitzadora. Aquestes entitats actuen com a representants legals davant de la FUNDAE, però sempre dins d’un marc regulat, i la seva relació amb l’empresa s’ha de formalitzar mitjançant un contracte d’encàrrec de gestió de l’organització de la formació.
Requisits i obligacions de les entitats organitzadores en el sistema de Formació Programada per les empreses
Com a requisit, poden actuar com a entitats organitzadores aquelles que compleixin la normativa i estiguin correctament registrades. En concret:
- Les entitats de formació que imparteixen directament les accions formatives han d’estar inscrites al Registre Estatal d’Entitats de Formació. Això s’aplica tant si són contractades per una entitat organitzadora, com si és la pròpia entitat organitzadora qui realitza la formació.
- Entitats acreditades per impartir Certificats Professionals.
- Organitzacions empresarials o sindicals, legalment constituïdes i, si escau, registrades al DEOSE (Dipòsit d’Estatuts d’Organitzacions Sindicals i Empresarials) o en el registre autonòmic corresponent.
- Associacions de treballadors autònoms i de l’economia social, degudament inscrites en el Registre Estatal d’Associacions Professionals de Treballadors Autònoms o, si escau, en el registre autonòmic corresponent, i també registrades en el registre específic que correspongui segons la seva naturalesa jurídica.
- Estructures paritàries amb personalitat jurídica pròpia, és a dir, organismes mixtos de caràcter sectorial formats per representants de les organitzacions empresarials i sindicals que col·laboren en la planificació, coordinació i seguiment de la formació dins d’un sector concret.
- Altres entitats externes,que compleixin els requisits legals establerts i puguin assumir la gestió de la formació en nom de l’empresa.
Des de l’any 2016, totes les entitats o centres que vulguin impartir Formació Programada per les Empreses han de:
- Estar inscrites en el Registre Estatal d’Entitats de Formació, o bé al registre corresponent de la comunitat autònoma.
- Aquesta inscripció és obligatòria tant per a la formació presencial com per a la teleformació, i també quan es tracta de modalitat mixta.
A més, entitats organitzadores també han d’assumir una sèrie d’obligacions específiques per garantir la transparència, la qualitat i el bon funcionament de la gestió i tramitació del sistema de la Formació Programada per les Empreses:
- Assegurar que la formació s’adapta a les necessitats reals de l’empresa.
- Fer les comunicacions oficials a la FUNDAE, prèvia autorització de l’empresa, a través de l’aplicació telemàtica de gestió de la formació programada, accessible des del portal de la FUNDAE.
- Garantir el seguiment, control i qualitat pedagògica de la formació.
- L’entitat organitzadora ha de lliurar a l’empresa tota la documentació justificativa del procés, incloent-hi tant les evidències de la realització de la formació (assistències, avaluacions, qüestionaris de qualitat, certificats o diplomes, entre d’altres) com la documentació econòmica que acrediti els costos imputats i la seva traçabilitat (factures, justificants de pagament, etc.). Així mateix, ha de facilitar a l’empresa tota la documentació derivada de la gestió i de les comunicacions efectuades davant la FUNDAE, per garantir la transparència i el correcte tancament administratiu de l’acció formativa.
- Informar clarament l’empresa de com es fa la bonificació.
- Sotmetre’s als controls, auditories i actuacions de seguiment que es puguin dur a terme per part dels òrgans competents.
- Conservar o custodiar la documentació quan així s’hagi acordat amb l’empresa.
- En tot cas, la documentació ha d’estar correctament localitzada i accessible, ja sigui per l’empresa o per l’entitat organitzadora, per garantir el compliment normatiu i la traçabilitat del procés.
L’entitat organitzadora pot contractar una entitat de formació degudament inscrita perquè imparteixi el curs en nom de l’empresa bonificada. Aquesta col·laboració no es considera subcontractació, ja que l’organitzadora només gestiona el tràmit i repercuteix a l’empresa el cost real de la formació, sense afegir-hi cap marge ni recàrrec.
El que no està permès és subcontractar a tercers l’organització o la impartició de la formació, ni facturar imports superiors als realment prestats per l’entitat de formació. Així mateix, la contractació directa de personal docent tampoc es considera subcontractació, sempre que estigui justificada i compleixi els requisits tècnics i pedagògics exigits per la normativa.
Per conèixer amb més detall les funcions, obligacions i recomanacions per a entitats organitzadores, podeu consultar els recursos oficials:
FUNDAE – Entitats Organitzadores i CFCC – Sobre l’entitat organitzadora
DIFERÈNCIES ENTRE TIPUS D’ENTITATS I REQUISITS DE REGISTRE
Per evitar confusions, és important distingir bé els conceptes bàsics relacionats amb la formació i les situacions en què s’exigeix inscripció o acreditació segons el tipus d’acció formativa.
| Concepte | Definició |
|---|---|
| Catàleg d'Especialitats Formatives | Recull oficial d’especialitats formatives aprovades per l’Administració, tant conduents com no conduents a Certificats Professionals. Les entitats que imparteixen formacions del Catàleg han d’estar registrades. |
| Certificat Professional | Acreditació oficial que reconeix competències professionals. Només pot ser impartit per entitats acreditades pel Registre d’Entitats de Formació Professional per a l’Ocupació. |
| Formacions del Catàleg no conduents a certificat | Accions reconegudes dins el Catàleg però sense valor de Certificat Professional. Poden ser impartides per entitats inscrites (no acreditades) al Registre. |
| Formacions fora del Catàleg | Accions dissenyades per les empreses per cobrir necessitats específiques. No estan incloses al Catàleg d’Especialitats Formatives. Poden ser impartides per entitats inscrites mitjançant declaració responsable (REEF) o directament per l’empresa. |
| Formació interna | Formació dissenyada, organitzada i impartida per la mateixa empresa amb personal propi. No requereix registre, però ha de complir requisits de planificació, seguiment i avaluació per ser bonificable. |
| Registre d’Entitats de Formació Professional per a l’Ocupació | Base de dades oficial (autonòmica o estatal) que recull les entitats inscrites o acreditades per impartir formació professional per a l’ocupació. |
| Acreditació | Autorització per impartir Certificats Professionals. Exigeix complir requisits tècnics i d’instal·lacions establerts pel Reial Decret 694/2017 i l’Ordre TMS/369/2019. |
| Inscripció | Reconeixement per impartir formacions del Catàleg no conduents a certificat, sense necessitat de complir tots els requisits d’acreditació. |
| Declaració responsable (REEF) | Procediment d’inscripció simplificada per a entitats que imparteixen formacions fora del Catàleg, segons l’Ordre ESS/723/2016. |
Per entendre com aplicar aquests conceptes a la pràctica, cal diferenciar segons el tipus de formació i el paper que assumeix cada agent:
1. Quan la formació pertany al Catàleg d’Especialitats Formatives
- Si l’entitat imparteix una especialitat no conduent a Certificat Professional, ha d’estar inscrita al Registre d’Entitats de Formació Professional per a l’Ocupació.
- Si imparteix una especialitat conduent a Certificat Professional, ha d’estar acreditada.
En cas contrari, l’acció es considerarà formació interna i se li aplicaran els criteris i limitacions corresponents.
2. Quan la formació és fora del Catàleg d’Especialitats Formatives
- Si l’empresa encarrega la gestió de la formació, l’entitat que la imparteixi en qualsevol cas ha d’estar inscrita mitjançant declaració responsable (REEF), segons l’Ordre ESS/723/2016, de 9 de maig.
- La inscripció s’ha de fer abans de l’inici de la formació a través del portal FUNDAE, opció “Inscripción sin especialidad”.
- Aquesta declaració s’integra automàticament al Registre Estatal d’Entitats de Formació.
- Si l’empresa organitza directament la seva formació (sense entitat organitzadora), no és obligatori inscriure’s, però l’entitat que imparteix la formació ha de garantir qualitat tècnica, solvència i traçabilitat.
3. Quan una entitat organitzadora també imparteix formació
- Pot impartir la formació, sempre que estigui degudament inscrita o acreditada segons el tipus de formació que imparteixi.
- En aquest cas, no pot subcontractar la impartició a tercers, excepte la contractació directa de personal docent degudament justificat.
4. Quan una empresa imparteix la seva pròpia formació interna
No és necessari cap registre, però la formació ha de complir els requisits de planificació, seguiment i avaluació establerts per la FUNDAE.
Per tal que quedi més clara la diferència entre els requisits d’inscripció de les entitats de formació, a continuació es presenta un resum visual amb diverses situacions pràctiques. Aquesta taula permet identificar quan és necessària la inscripció al Registre de Formació Professional per a l’Ocupació o bé la inscripció mitjançant declaració responsable al REEF (Registre Estatal d’Entitats de Formació), segons el tipus de formació i la modalitat d’organització
4.2.2 Responsabilitats segons el model de gestió
Com hem mencionat anteriorment, el model de gestió que esculli l’empresa —autogestió o externalització— determina qui dels tres actors principals vists en l’apartat anterior s’encarrega de la tramitació davant de la FUNDAE i quines obligacions assumeix en cada fase del procés.
Conèixer aquestes diferències permet decidir amb seguretat quin és el model més adequat i gestionar el crèdit formatiu amb garanties.
Autogestió
Gestió directa del tràmit per part de l'empresa
Gestió externalitzada
Contractació d'una entitat organitzadora
1. AUTOGESTIÓ - GESTIÓ DIRECTA DEL TRÀMIT PER PART DE L’EMPRESA
Quan l’empresa opta per autogestionar la seva formació programada, és ella mateixa qui realitza totes les gestions administratives del tràmit i comunicacions amb la FUNDAE.
Aquesta opció pot adoptar dues formes:
- L’empresa imparteix la formació amb personal propi, o
- L’empresa contracta una entitat formadora que imparteix el curs, però manté la gestió del tràmit internament.
- L’empresa també, pot optar per delegar la gestió administrativa en un gestor extern, mantenint igualment la responsabilitat del procés i la titularitat de la bonificació.
El gestor extern és una entitat que, mitjançant autorització de l’empresa bonificada, realitza únicament funcions de gestió administrativa a la plataforma telemàtica de la FUNDAE en nom de l’empresa bonificada, que organitza la seva pròpia formació i li autoritza l’ús de l’aplicació, assumint aquesta la responsabilitat del desenvolupament satisfactori de la formació i de la gestió de la bonificació. El gestor extern tampoc disposa de centre de formació propi, no imparteix formació i no actua com a Entitat Organitzadora.
En els tres casos, l’empresa és qui s’encarrega de la comunicació i assumeix totes les responsabilitats derivades del procés.
Què li correspon gestionar del tràmit a l’empresa en aquest model?
- Comunicar les accions formatives a la FUNDAE a través de la seva aplicació telemàtica (alta del grup, participants, dates, horaris, costos, etc.).
- Fer el seguiment i tancament del tràmit, introduint l’assistència, els costos finals i la documentació justificativa.
- Aplicar la bonificació en la cotització a la Seguretat Social, d’acord amb els terminis establerts.
- Conservació i custòdia de documents: Guardar la documentació que acredita la realització efectiva dels cursos durant el termini establert per la normativa. Aquesta és una pràctica normal en qualsevol gestió interna i està facilitat pel fet de tenir tot ben organitzat.
En el cas que l’empresa gestioni directament la formació: quines responsabilitats s’han de tenir en compte?
Quan l’empresa imparteix la formació amb mitjans propis, és també qui n’assumeix la planificació, l’execució i el seguiment complet.
Això inclou definir el calendari, el lloc i la modalitat de les accions formatives, així com garantir que es desenvolupen d’acord amb la normativa vigent.
L’empresa és la responsable directa de mantenir la coherència entre la formació programada i la realment impartida, vetllant perquè les dades comunicades a la FUNDAE coincideixin amb l’execució efectiva. Això requereix una supervisió constant del desenvolupament dels cursos, un control acurat de l’assistència i la documentació, i la conservació de totes les evidències que acreditin la seva correcta realització.
Gestionar la formació programada internament és una alternativa perfectament viable i accessible per a moltes empreses. Aquesta modalitat no només ofereix un major control sobre la qualitat i l’adaptació dels continguts, sinó que també permet ajustar la formació a les necessitats reals de la plantilla en cada moment. Les responsabilitats que comporta la gestió pròpia són senzilles i formen part d’un procés lògic d’organització que qualsevol empresa acostuma a realitzar en la seva gestió habitual de recursos humans.
En el cas que la formació la imparteixi una entitat de formació: quines responsabilitats s’han de tenir en compte?
Si l’empresa decideix contractar una entitat de formació per impartir el curs, però manté la gestió administrativa del tràmit, continuarà sent la responsable davant de la FUNDAE. En aquest supòsit, l’empresa haurà de:
- Formalitzar la relació amb l’entitat de formació mitjançant un contracte o acord que especifiqui les accions, el calendari i els costos.
- En el cas que la formació que es vulgui impartir formi part del Catàleg d'Especialitats Formatives, assegurar-se que l'entitat de formació que ha estat contractada per l'empresa, estigui degudament inscrita o acreditada (segons correspongui) al Registre d'Entitats de Formació Professional per a l'Ocupació.
- Recollir i conservar la documentació justificativa que faciliti l’entitat (assistències, programes, certificats, factures, etc.).
- Verificar la coherència entre la informació facilitada per l’entitat i la que es comunica a la FUNDAE, per garantir que coincideixi amb l’execució real.
Aquesta opció és molt freqüent, ja que permet a l’empresa beneficiar-se de la formació especialitzada que ofereixen entitats acreditades, sense perdre el control ni la responsabilitat sobre la gestió del crèdit formatiu.
2. GESTIÓ EXTERNALITZADA: CONTRACTACIÓ D’UNA ENTITAT ORGANITZADORA
Quan l’empresa prefereix externalitzar el tràmit complet, pot encarregar la gestió a una entitat organitzadora, que actua com a interlocutora davant de la FUNDAE.
Aquesta entitat s’encarrega de totes les gestions administratives i de comunicació, mentre que l’empresa manté la responsabilitat última sobre la formació bonificada.
En aquest model, l’entitat organitzadora pot:
- Impartir directament la formació, sempre que estigui inscrita com a entitat de formació al registre corresponent.
- Contractar una entitat de formació inscrita perquè sigui aquesta qui imparteixi els cursos.
- Coordinar la formació interna que es realitzi dins de la pròpia empresa, integrant-la dins de la seva gestió administrativa.
Així, l’entitat organitzadora pot adaptar-se al tipus de formació que l’empresa necessiti, ja sigui impartida externament o internament, mentre centralitza la gestió administrativa del tràmit i assegura que es compleixen tots els requisits de la FUNDAE.
Com es formalitza la delegació de la gestió a una entitat organitzadora?
Per formalitzar la delegació de la gestió a una entitat organitzadora, és imprescindible signar prèviament el corresponent Contracte d’encàrrec de gestió de l’organització de la formació, segons exigeix el RD 694/2017 i la Llei 30/2015. Aquest acord estableix clarament les funcions de cada part: l’entitat externa assumeix les gestions operatives i l’empresa manté la responsabilitat última del compliment normatiu. És el contracte encarregat de regular la relació entre les entitats que impartiran la formació a les seves persones treballadores i l’empresa externa que te encarregada la missió d’organitzar i encarregar aquella formació.
Així mateix, la FUNDAE ofereix un model orientatiu de desistiment del contracte, que permet tramitar formalment la baixa del contracte per ambdues parts si així es decideix més endavant. Aquest document serveix per resoldre el contracte de manera clara i legal.
Contracte d’encàrrec de gestió de l’organització de la formació – FUNDAE
Model de desistiment del Contracte d’encàrrec gestió de l'organització de la formació - FUNDAE
Quines responsabilitats té l’empresa en aquest model?
- Definir les necessitats formatives: és fonamental que l’empresa comuniqui amb claredat quines són les necessitats formatives dels seus treballadors, perquè l’entitat organitzadora pugui actuar de manera eficaç i precisa.
- Validar i aprovar el pla de formació: L’entitat organitzadora prepara i proposa el pla, però és l’empresa qui aprova definitivament les accions formatives que es duran a terme.
- Facilitar la informació i documentació: L’empresa ha de proveir informació correcta i actualitzada sobre els participants i qualsevol canvi rellevant que pugui afectar a la formació.
- Rebre i revisar informes: És important que l’empresa revisi els informes d’assistència, execució i valoració que proporciona l’entitat organitzadora, per garantir que la formació correspon al que es va planificar i satisfà les seves expectatives.
- Participar en la resolució d’incidències que es puguin produir en tot el procés.
Encara que l’empresa delegui la gestió a una entitat organitzadora, la responsabilitat última davant de l’Administració recau sempre en l’empresa bonificada, en tots els supòsits, inclòs el d’inspecció.
Perquè sigui més fàcil entendre-ho, a continuació presentem un diagrama que il·lustra els diferents fluxos d’actuació segons la manera com l’empresa gestiona la formació. Així podrà visualitzar d’un cop d’ull qui intervé en cada cas i quin paper assumeix cada actor.
4.2.3 El procediment de tramitació
El procediment de tramitació de la Formació Programada per les Empreses pot semblar, a primera vista, un conjunt de tràmits feixucs i plens de requisits. Però, en realitat, si es coneixen bé els passos i es planifica amb temps, és un procés senzill i repetitiu.
Per fer-ho més entenedor, aquest apartat està concebut perquè pugueu tenir al costat el dossier de casos d’ús, punt 1. Exemple pràctic complet de la guia, i anar veient l’equivalent pràctic de cada pas mentre consulteu la descripció teòrica.
L’objectiu d’aquesta guia és traduir aquest procés al dia a dia de l’empresa, explicant pas a pas, què cal fer i quan, per tal que qualsevol organització, per petita que sigui, pugui aprofitar el seu crèdit de formació sense entrebancs.
Ruta del procediment
Feu clic a cada pas per veure el detallPAS 0. DIAGNOSI I PLANIFICACIÓ DE L’ACCIÓ FORMATIVA
El primer pas per aprofitar la formació bonificada és fer una bona reflexió interna: detectar les necessitats de l’empresa i pensar en la millor manera d’organitzar la formació. Aquest pas no és obligatori de cara a la FUNDAE, però ajudarà a l’empresa a treure el màxim profit dels recursos disponibles.
En què consisteix aquesta diagnosi i planificació?
Vol dir aturar-se a pensar:
- Què necessita el nostre equip o la nostra empresa ara mateix?
- Hi ha mancances de coneixement? Quines?
- S’estan produint canvis normatius, tècnics o de mercat que cal incorporar?
- Quines habilitats o competències farien guanyar competitivitat o valor afegit?
També vol dir fer una primera reflexió sobre qui impartirà la formació i qui gestionarà tota la tramitació:
- Pensarem en la impartició de la formació amb una entitat de formació externa?
- O, amb persones formadores internes de l’empresa?
- Es gestionarà des de la pròpia empresa?
- O, una entitat organitzadora?
Dedicar uns minuts a aquest pas us ajudarà a escollir accions formatives útils, motivadores i realistes, i justificar correctament la formació davant de la FUNDAE. És recomanable deixar constància escrita d’aquestes decisions, tot i que no sigui obligatori per normativa. Això us servirà de guia per coordinar totes les passes següents i resoldre dubtes durant la tramitació, i segurament també us facilitarà l’avaluació d’eficiència de la formació.
Per al Procés de Detecció de Necessitats Formatives, des del Consorci s’ofereixen eines pràctiques i recursos útils per identificar àrees de millora a les empreses i dissenyar plans de formació que generin un impacte real”. Les podeu trobar al Hub d'Eines i recursos per a la Formació.
PAS 1: CALCULAR EL CRÈDIT
El primer pas formal és saber amb quin crèdit de formació compta l’empresa. Ja hem vist a l’apartat Càlcul i consulta del crèdit anual assignat, com es calcula i quines opcions hi ha per consultar-lo, però aquí val la pena recordar dues idees clau:
- Simulador de la FUNDAE: és l’eina més ràpida i accessible de fer una estimació inicial del crèdit, a partir de la plantilla mitjana i de la quota cotitzada per formació professional.
- Aplicació telemàtica de la FUNDAE: un cop l’empresa s’hi ha donat d’alta, és on pot consultar el crèdit exacte i oficial que tindrà disponible per a l’any en curs, sempre que la FUNDAE ja hagi actualitzat les dades anuals.
Al principi podem fer servir el simulador per tenir una xifra orientativa, però quan l’empresa ja està registrada a la FUNDAE, és a l’aplicació on caldrà confirmar el crèdit real abans d’iniciar qualsevol acció. A més, en aquest punt, si l’empresa ha tingut persones treballadores afectades per expedients de regulació temporal d’ocupació (ERTE), el simulador permet indicar-ho i mostrarà l’increment corresponent de crèdit addicional conforme l’Article 9 de la Llei 30/2015, de 9 de setembre, per la que es regula el Sistema de Formació Professional per a l’ocupació en l’àmbit laboral.
L’import del crèdit addicional en aquests casos és:
- Empreses de 1 a 9 persones treballadores: 425€ per persona.
- Empreses de 10 a 49 persones treballadores: 400€ per persona.
- Empreses de 50 o més persones treballadores: 320€ per persona.
PAS 2: ALTA A L’APLICACIÓ
Un cop calculat el crèdit disponible, el següent pas és donar d’alta la vostra empresa a l’aplicació telemàtica de la FUNDAE. Aquest registre és imprescindible per comunicar les accions formatives i aplicar les bonificacions.
1. Accés a l’aplicació
- Entreu a la FUNDAEpestanya Empresas → Accede a la aplicación de bonificaciones.
- Seleccioneu l’exercici en curs i cliqueu “Acceder”.
- Cal repetir l’alta cada any que es vulgui gestionar formació.
Accés a l'aplicaicó
2. Certificat digital i tipus d’accés
- Cal accedir amb el Certificat Digital de Persona Jurídica o Física, en el cas de ser autònom, s’haurà de complimentar les dades d’accés NIF-CIF.
En el cas de ser autònom amb assalariats i per tant, no es disposi d’un certificat de representant, en la pàgina d’accés a l’aplicació, s’haurà de:
- Seleccionar la icona de “Registre accés autònoms” per a sol·licitar la vostra alta com a empresa bonificada.
- Seleccionar la modalitat d’accés:
- Empresa bonificada (gestiona la vostra pròpia formació).
- Entitat organitzadora (organitza la formació per altres empreses).
- Grup d’empreses (gestió conjunta d’un grup empresarial).
Certificat digital
3. Dades a emplenar (Empresa bonificada)
Quan entreu com a empresa bonificada, que gestiona la seva pròpia formació, per tal de donar-vos d’alta, haureu de seguir els següents passos: Identificació, Característiques i Autorització.
Dades a emplenar
- Identificació:
- Si l’empresa ha estat donada d’alta anteriorment, es recuperaran les dades de l’exercici anterior. També es poden modificar dades de l'organització que hagin canviat posteriorment.
- Si no existeixen dades d’exercicis anteriors, s’hauran de comunicar les dades relatives a la denominació de l’empresa, el domicili social i el representant legal.
- També caldrà omplir l’apartat d’avís de notificació, que serà el canal oficial per rebre les notificacions electròniques.
- Característiques:
- En aquest pas, la complementació de dades pot variar lleugerament segons si es tracta d’una empresa de nova creació o no. En general, caldrà introduir les dades bàsiques de l’empresa i la seva descripció, indicar si es troba en situació d’ERTO, i afegir els comptes de cotització corresponents (és imprescindible incloure tots els que l’empresa tingui).
- Autorització:
- En el cas que s’encarregui la gestió a una entitat organitzadora, cal incorporar les dades de l’entitat que te encarregada l’organització de la formació en aquest apartat.
Identificació
Característiques
Un cop s’omplin tots aquests camps, es signarà la notificació d’alta d’empresa en l’aplicació telemàtica de formació programada per les empreses. En el cas que sigui necessari modificar qualsevol dada identificativa de l’empresa, canvis societaris o qualsevol altra modificació, s’haurà de comunicar en l’apartat d’observacions.
4. Altres casos d’accés
- Entitat organitzadora: Aquest accés s’utilitza quan una entitat organitza la formació per a altres empreses mitjançant un contracte d’encàrrec de gestió de l'organització de la formació. En aquest cas, cal emplenar totes les dades de l’apartat “Identificació de l’empresa” i adjuntar la informació vinculada a l’encàrrec. El perfil d’accés d’Entitat Organitzadora també s’utilitza en el cas de l’Agrupació d’Empreses.
- Grup d’empreses: Quan s’accedeix com a grup, primer s’ha de donar d’alta l’empresa que organitza la formació i, després, cadascuna de les empreses participants del grup (inclosa l’organitzadora). A la pestanya “Acreditació de grup” cal adjuntar la documentació que acrediti la condició de grup, ja sigui
- Perquè consoliden balanços.
- Perquè tenen una direcció efectiva comuna.
- O bé perquè estan formades per filials d’una mateixa matriu.
Aquesta condició de grup ha de ser validada prèviament per la FUNDAE.
5. Finalització
- Un cop completades les dades, es genera la notificació d’alta que s’ha de signar electrònicament.
- A partir d’aquí, l’empresa pot veure el seu crèdit oficial assignat i preparar la comunicació de les seves accions formatives.
Finalització
PAS 3: INFORMACIÓ A LA REPRESENTACIÓ LEGAL DE LES PERSONES TREBALLADORES (RLPT)
Abans de començar la formació, és molt important que comuniqueu de manera formal i clara a la Representació Legal de les Persones Treballadores (RLPT) la planificació de la formació programada, en el cas que es disposi. Si l’empresa no disposa de RLPT, pot saltar directament al pas 4: Comunicació de l’inici de la formació.
En el cas que se’n disposi de RLPT, cal seguir aquests passos:
1. Sol·licitar informe a la RLPT, aportant la següent documentació (accediu a l’informe):
- Denominació, descripció i objectius de les accions formatives.
- Col·lectius destinataris i nombre de participants per acció formativa.
- Calendari previst d’execució.
- Mitjans pedagògics.
- Criteris de selecció de les persones participants.
- Lloc previst d’impartició.
- Balanç de les accions formatives de l’exercici anterior.
2. Esperar la resposta de la RLPT.
- La RLPT disposa de 15 dies hàbils per emetre el seu informe.
- Un cop transcorregut aquest termini, i independentment de si la RLPT ha emès informe o no, l’empresa pot iniciar la formació.
3. En cas de manca de consens entre empresa i RLPT, s’obre un nou termini de 15 dies per intentar arribar a un acord.
4. Si es manté la situació, l’empresa haurà de comunicar-ho en 10 dies a través de l’aplicació telemàtica, emplenant l’acta de discrepàncies.
Acta de discrepàncies5. Intervenció de l’Estructura Paritària Sectorial, que examinarà el cas i valorarà la conveniència de recórrer al suport tècnic de la FUNDAE.
PAS 4: COMUNICACIÓ DE L’INICI DEL CURS
Un cop hem planificat la formació, calculat el crèdit i informat la Representació Legal de les Persones Treballadores (si n’hi ha), arriba un moment clau: comunicar oficialment a la FUNDAE l’inici del curs. Sense aquest pas, la formació no serà reconeguda i no es podrà aplicar la bonificació.
És important recordar que, tal com hem vist en l’explicació de l’estructura formativa de FUNDAE, dins d’una acció formativa poden existir diversos grups formatius, cadascun amb la seva pròpia planificació, calendari i participants.
Per aquest motiu, la comunicació d’inici s’articula en dos tràmits diferenciats dins de l’aplicació telemàtica de la FUNDAE: l’alta de l’acció formativa i la comunicació del grup o grups formatius.
Primer cal donar d’alta l’acció que defineix la formació. En aquest registre s’han de consignar els elements bàsics que descriuen el curs. Aquest pas equival a “crear la fitxa” del curs dins del sistema.
Com es dona d’alta l’acció formativa?
1. Accés a l’aplicació
- A l’apartat ”Formació” → Accions formatives, cliqueu “Afegir acció formativa”.
Accés a l'apliació
2. Denominació i classificació
- Indiqueu si es tracta d’un Certificat Professional o d’una acció pròpia.
- El codi de l’acció és un número de lliure elecció (entre 1 i 5 dígits) que servirà per classificar-la.
- Introduïu la denominació del curs i, amb el cercador de Grup d’accions, podeu utilitzar paraules clau per trobar el tipus de formació que millor s’adapta. També podeu descarregar el llistat complet en format Excel.
- Si accediu com a entitat organitzadora, també heu d’indicar l’àrea professional a què correspon el curs.
Denominació i classificació
3. Descripció i modalitat
- Descriviu breument l’acció formativa, amb objectius i continguts.
- Indiqueu la modalitat: presencial, teleformació o mixta.
- Recordeu: si és aula virtual, s’ha de marcar com a modalitat presencial.
- Si és modalitat mixta, la part presencial ha de ser superior al 20%; si no, es considerarà teleformació.
- En la modalitat presencial, s’ha de definir si és nivell bàsic (continguts transversals i generals) o nivell superior (continguts tècnics o de direcció més especialitzats).
- Si és teleformació, cal aportar les dades d’accés a la plataforma per facilitar el seguiment dels òrgans de control.
Descripció i modalitat
4. Informació a la RLPT
- Si l’empresa disposa de RLPT, cal emplenar l’apartat d’informació a la representació legal de les persones treballadores i indicar el sentit de l’informe emès.
Informació a la RLPT
5. Confirmació
- Un cop completats tots els camps, premeu "Confirmar" i l’aplicació mostrarà el missatge de que l’acció ha quedat donada d’alta correctament.
Un cop creada l’acció formativa, el següent pas és comunicar l’inici del grup formatiu a l’aplicació de la FUNDAE. Sense aquesta comunicació prèvia, no es podrà aplicar la bonificació. Cal fer-ho amb una antelació mínima de 2 dies naturals abans de l’inici del curs i incloure tota la informació pràctica sobre qui, quan, on i com es durà a terme la formació.
Com es comunica l’inici del grup formatiu?
1. Accés a l’aplicació
- Aneu a l’apartat “Formació” → “Grups”.
- Cliqueu el botó “Afegir grup”.
Accés a l'aplicació
2. Identificació del grup
- Seleccioneu l’acció formativa ja creada i assigneu un codi numèric de lliure elecció (1 a 5 dígits).
- Introduïu el nom del grup al camp de text lliure.
Identificació del grup
3. Descripció
- En aquest pas s’hauran d’emplenar les dades relatives a la descripció del grup formatiu. Els camps a introduir poden variar en funció de la modalitat de formació, però en general es demanarà indicar:
- Nombre de participants previstos.
- Dates d’inici i de finalització.
- Persona de contacte.
- Dies i horaris de les sessions.
- Els participants concrets es registraran a la comunicació de finalització, excepte en el cas dels Certificats Professionals en teleformació, on és obligatori identificar-los des de l’inici.
Descripció
4. Dades tutors/centres
- Completeu les dades del centre de formació i l’adreça on es farà el curs.
- Si el curs és presencial amb aula virtual (Zoom, Teams…), heu de marcar modalitat presencial – aula virtual.
- Si es fa en modalitat mixta (presencial + virtual alhora), també cal especificar-ho.
Dades tutor
5. Observacions
- Afegiu aquí qualsevol informació addicional no contemplada als camps anteriors (p. ex. pràctiques en una altra ubicació).
6. Empreses participants (només per entitats organitzadores)
- Si accediu com a entitat organitzadora, s’han d’indicar les empreses de l’agrupació que participen en el curs (seleccionant-les del llistat o introduint el seu CIF).
- Si alguna d’aquestes empreses té Representació Legal de les Persones Treballadores (RLPT) i aquesta informació no s’ha omplert en l’alta de l’acció formativa, el sistema no permetrà afegir-la al grup ni iniciar la formació.
- En aquest cas, només cal tornar a l’acció formativa, complimentar la informació de la RLPT i, un cop fet, assignar de nou l’empresa al grup formatiu.
7. Confirmació i signatura
- Cliqueu “Acceptar” per generar la notificació d’inici i signeu-la amb certificat digital.
- Reviseu que l’estat del grup quedi com a “vàlid”.
- A l’apartat “Empresa” → “Notificacions”, podreu descarregar una còpia amb el número de registre.
AVÍS IMPORTANT SOBRE LA COMUNICACIÓ DE L’INICI DEL CURS
Abans de l’inici del curs:
- Canvis en el lloc d’impartició o la data de finalització: s’han de comunicar 1 dia abans.
- Si canvia la data d’inici: han de transcórrer 2 dies naturals entre la comunicació del canvi d’inici i la nova data.
- Altres canvis (horari, participants…): fins al mateix dia de l’inici.
Durant el curs:
Al llarg de la formació es poden fer canvis que s’hauran d’indicar a l’apartat de “Observaciones”:
- Canvis de formador: es poden modificar directament a l’aplicació.
- Canvis puntuals per qüestions imprevistes o imprevisibles: per deixar constància de les excepcions puntuals respecte de les dades inicialment comunicades.
- Canvis en els dies d’impartició: en cas de causa major degudament justificada, sempre i quan no siguin el dia d’inici i de fi.
- Si la FUNDAE no accepta la incidència, el grup pot quedar en estat incidentat i no aplicar-se la bonificació.
Gestió dels participants:
- En l’alta inicial del curs, només s’indica el nombre total de participants previstos, no els seus noms ni cognoms (aquests s’incorporen al tancament de la formació).
- Es recomana indicar el màxim de participants permesos per normativa:
- fins a 30 participants en formació presencial o aula virtual,
- fins a 80 participants en teleformació.
- D’aquesta manera, no es bloquejarà el tancament si finalment hi participen menys persones, mentre que superar el límit sí que pot impedir el registre correcte.
- Quan una empresa dona d’alta els participants d’un grup formatiu a la plataforma de la FUNDAE, ha d’introduir el NIF de cada persona treballadora. En aquest moment, abans d’introduir la resta de dades (nom, cognoms, categoria professional, etc.), el sistema mostra una casella específica per marcar si el participant és fix discontinu. Un cop es marca aquesta opció i es desa el registre, tant el NIF com la condició de fix discontinu queden bloquejats automàticament i no es poden modificar posteriorment.
Què signifiquen els diferents “estats” d’un grup formatiu?
Depenent de la fase de gestió, el grup es trobarà en un dels següents estats:
- Pendent: heu gravat les dades del grup, però encara no heu comunicat l’inici.
- Vàlid: heu comunicat l’inici del grup en els terminis previstos.
- Finalitzat: heu comunicat la finalització.
A més, el grup pot trobar-se en algun dels següents estats quan s’hagi comunicat canvis:
- Modificat: quan comuniqueu qualsevol canvi en els terminis permesos, i heu de tornat a notificar l’inici perquè passi a estat "Vàlid”.
- Incidentat: quan heu comunicat, o bé l’inici del grup, o posteriors modificacions en el mateix, fora dels terminis establerts.
- Anul·lat: quan es cancel·la el grup.
PAS 5: REALITZAR LA FORMACIÓ
Arriba el moment clau: impartir el curs planificat. Perquè la formació sigui vàlida i pugui ser bonificada, cal respectar els requisits generals ja descrits a l’apartat Modalitats d’impartició de la Formació Programada.
En aquest punt, és especialment important posar atenció en tres aspectes concrets:
Control de l’assistència:
- En modalitat presencial, cal complimentar el model oficial d’assistència, signat diàriament per participants i formador/a.
- En teleformació, la plataforma ha de registrar i conservar les connexions i el temps real d’aprenentatge.
Certificat d’aprofitament: en un termini màxim de dos mesos, l’empresa ha de lliurar un certificat d’assistència o diploma a cada participant.
Avaluació:
- Qüestionari d’avaluació de l’acció formativa: és obligatori lliurar-lo al final del curs a totes les persones participants. Aquest qüestionari, disponible per descarregar a l’aplicació telemàtica de la FUNDAE, recull la seva valoració sobre la qualitat i el desenvolupament de la formació.
- Avaluació de l’aprenentatge: per alguns casos és requisit fer controls d'aprenentatge i proves d'autoavaluació, indicant quins elements avaluatius són els que es tindran en compte per a donar l'apte al participant (visualització del contingut, realització d'examen o exàmens, lliurament de prova o cas...). Aquestes avaluacions poden ser parcials o final per comprovar l’assoliment dels objectius de les persones participants.
Tota aquesta documentació (llistes d’assistència, informes de la plataforma, qüestionaris d’avaluació, certificats i factures) és clau per justificar la formació. Tal com s’explica a l’apartat Obligacions de l’empresa i documentació clau, cal custodiar-la durant quatre anys per si la FUNDAE o la Inspecció de Treball la sol·liciten.
PAS 6: COMUNICACIÓ DE LA FINALITZACIÓ DEL CURS
Un cop acabada la formació, abans de poder aplicar la bonificació a les quotes de la Seguretat Social, és imprescindible comunicar la finalització del curs a través de l’aplicació telemàtica de la FUNDAE.
Aquesta comunicació s’ha de fer a partir de la data de finalització i sempre abans de presentar el butlletí de cotització del mes de desembre de l’any corresponent.
Comunicació de la finalització dins l’aplicació
- 1. A l’aplicació, accediu a “Formació” → “Grups”.
- 2. Filtreu els grups amb l’estat “Vàlid” i seleccioneu el que voleu finalitzar.
-
3. Dins la pestanya “Participants”, s’han d’introduir les dades dels treballadors que han completat almenys el 75% del curs.
- Si hi ha treballadors en situació d’ERTO que han rebut l’oferta de formació però no l’han volguda realitzar, incorporeu les seves dades i adjunteu la constància i la renúncia signada (PDF).
Dades tutor
-
4. A la pestanya “Costos”, indiqueu:
- Costos directes (persones formadores, materials, aules...).
- Costos indirectes (gestió interna, subministraments...), límit 10%.
- Costos d’organització (si n’hi ha), límits 10%, 15% o 20% segons mida.
- L’aplicació ajusta l’Import admès si se supera algun màxim.
- 5. La plataforma calcularà el límit de costos imputables d’acord amb els mòduls.
- 6. Seleccioneu el mes d’aplicació de la bonificació i l’import.
- 7. Es mostra el càlcul del cofinançament privat (salaris participants).
- 8. Cliqueu “Finalitzar” i signeu electrònicament la notificació.
AVÍS IMPORTANT SOBRE LA COMUNICACIÓ DE LA FINALITZACIÓ
Sobre les correccions i incidències:
- Si després de finalitzar el grup detecteu algun error, podeu “desfinalitzar-lo” per fer les correccions necessàries, sempre que encara no s’hagi aplicat la bonificació a la Seguretat Social. Habitualment, aquesta acció es pot fer fins al dia 20 del mes següent a la notificació inicial, però si encara no heu aplicat la bonificació (per exemple, perquè heu decidit concentrar totes les aplicacions al mes de desembre), també podreu reobrir el grup per corregir-lo. Un cop fetes les modificacions, cal tornar a signar la finalització amb les dades actualitzades per validar el grup de manera correcta.
- Si hi ha una incidència pendent d’aprovació per part de la FUNDAE, no es pot tancar el curs fins que aquesta hagi estat resolta.
- En cas contrari, el grup podria quedar tancat amb les dades que constaven inicialment, que podrien no coincidir amb la realitat comunicada a la incidència i impedir l’aplicació correcta de la bonificació, ja que possiblement enviïn una notificació sol·licitant la devolució del crèdit d’aquell curs.
Requisits clau a recordar:
- Només es podran bonificar els participants que hagin completat almenys el 75% de la formació.
- Els costos han d’estar registrats i respectar els límits de cada categoria.
- Tots els moviments han de quedar reflectits en la comptabilitat separada de l’empresa sota el concepte “Formació professional per a l’ocupació”.
- La FUNDAE o el SEPE poden emetre requeriments electrònics per aclarir informació, als quals cal respondre amb la documentació acreditativa corresponent.
- Els costos imputats per a cada grup es calculen en base al participants finalitzats, per tant, qualsevol anul·lació dels participants suposarà l’ajust automàtic dels costos imputats (directes, associats i salarials).
PAS 7: BONIFICAR LA FORMACIÓ
Un cop comunicada i finalitzada la formació dins l’aplicació de la FUNDAE (és a dir, quan s’ha completat formalment el tancament del grup formatiu), l’empresa ja pot aplicar-se la bonificació corresponent en les seves cotitzacions a la Seguretat Social.
Aquest pas es pot fer a partir de la data de finalització registrada a l’aplicació telemàtica de la FUNDAE i fins a la presentació del butlletí de cotització del mes de desembre de l’any en curs.
Per poder aplicar correctament la bonificació, cal assegurar-se que es compleixen tres requisits bàsics:
- Estar al corrent de les obligacions amb l’Agència Tributària i la Seguretat Social.
- Haver informat la RLPT (si n’hi ha) de les accions formatives realitzades.
- Haver seguit tot el procés complet: comunicació d’inici, realització de la formació i comunicació de la seva finalització a l’aplicació telemàtica.
La bonificació s’aplica directament en el Sistema RED de la Seguretat Social, a través de la casella 763 - “bonificación formación continua”, on s’indicarà l’import que s’ha comunicat prèviament a la FUNDAE.
En la pràctica, això significa que l’empresa pot reduir la quantitat a ingressar en les seves cotitzacions fins a l’import autoritzat, recuperant així els costos de la formació realitzada.
És interesant que consulteu el següent document: Bonificació en les quotes de la Seguretat Social .
PAS 8: CONSULTAR EL RESULTAT
L’últim pas del procés és comprovar i fer seguiment de la formació un cop finalitzat l’exercici. Encara que la bonificació ja s’hagi aplicat, la feina no acaba aquí: cal conservar tota la documentació acreditativa durant 4 anys (assistències, factures, informes, justificants, etc.), per si en algun moment us és requerida.
La FUNDAE i el SEPE revisen totes les bonificacions aplicades per assegurar que:
- No s’ha superat el crèdit assignat.
- S’han complert tots els requisits (informació a la RLPT, cofinançament, etc.).
- Les actuacions de seguiment i control, si n’hi ha hagut, han estat correctament justificades.
- La vida laboral de les persones participants coincideix amb el que s’ha comunicat.
Si durant aquesta revisió es detecta alguna incidència, l’empresa rebrà una notificació electrònica amb els motius, i disposarà de 10 dies per presentar les al·legacions i aportar la documentació corresponent.
AVÍS IMPORTANT SOBRE LA RLPT I LA VALIDACIÓ DELS PARTICIPANTS A LA FUNDAE
Pel que fa a la RLPT, cal recordar que:
- La FUNDAE no permet comunicar una acció formativa si no s’ha informat prèviament sobre la RLPT.
- No existeix un registre extern oficial on la FUNDAE o el SEPE puguin contrastar els informes de la RLPT comunicats per les empreses.
- En conseqüència, l’únic mecanisme de verificació és la revisió documental en cas d’inspecció o requeriment específic.
Aquestes comprovacions no s’apliquen de manera generalitzada a totes les empreses ni a totes les formacions, sinó que es fan de manera selectiva en els processos de control.
Pel que fa a la validació dels participants, actualment, la FUNDAE està connectada en temps real amb la base de dades de la Seguretat Social, de manera que pot comprovar automàticament la vinculació laboral de cada participant amb l’empresa que bonifica la formació. Aquesta connexió permet que, en introduir el DNI de la persona assistent, el sistema indiqui de manera immediata si és vàlid o no per participar en una acció formativa bonificable. Així, ja no és possible donar d’alta treballadors autònoms ni persones vinculades a altres empreses dins del mateix grup formatiu.
Abans d’aquesta connexió automàtica, l’aplicació permetia introduir qualsevol DNI, però posteriorment la FUNDAE podia detectar que la persona no complia els requisits per rebre formació bonificada (com en el cas dels autònoms) i sol·licitava la devolució de la quantitat bonificada indegudament.
Cal recordar que, legalment, mai no s’ha permès aplicar bonificacions a treballadors autònoms, ja que aquestes estan destinades exclusivament a persones assalariades incloses en el règim general de la Seguretat Social.
Per fer el seguiment, es pot accedir a l’apartat “Mis expedientes” dins l’aplicació de la FUNDAE, on es mostren les comprovacions realitzades i l’estat de les bonificacions. A més, la FUNDAE posa a disposició la Guía pràctica de presentación de alegaciones, un recurs útil per saber com respondre en cas de requeriment.
La FUNDAE posa a disposició esquemes i fitxers XML que permeten fer càrregues massives de dades, tant per a la càrrega d’accions formatives, com l’inici del grup formatiu i la càrrega de la finalització del grup. Aquest permet agilitzar la gestió quan hi ha un volum elevat d’informació, evita la introducció manual i redueix errors. L’empresa pot descarregar l’esquema tècnic i una plantilla d’exemple, adaptar-los amb les seves dades i carregar-los directament a la plataforma.
On trobar els recursos:
- 1. Entreu a la FUNDAE: pestanya Empresas → Accede a la aplicación de bonificaciones.
- 2. Seleccioneu l’exercici en curs i cliqueu “Descargas XML”.
- 3. Cliqueu “Descargas XML” → “Formatos de XML”.
- 4. Descarregueu, per a cada tràmit, l’esquema (estructura i camps obligatoris) i el fitxer d’exemple (plantilla tipus).
Dades XML
Com carregar els fitxer XML:
Un cop omplert el fitxer amb les dades corresponents (seguint l’esquema i l’exemple descarregats), cal procedir a la seva càrrega a l’aplicació:
- 1. Accediu al desplegable “FORMACIÓN” de la pantalla d’inici del portal de la FUNDAE i seleccioneu “Acciones formativa” o “Grupos”.
- 2. Seleccioneu l’opció “Exportar Excel” i adjunteu l’arxiu XML prèviament preparat.
- 3. El sistema valida automàticament el fitxer i mostra la data i l’estat de la càrrega.
- 4. Un cop carregat, al desplegable “Datos XML” podreu consultar tots els fitxer que heu adjuntat, la seva data i el seu estat.
- 5. Conserveu sempre una còpia del justificant de càrrega i de l’XML enviat.
Dades XML 2
Infografia del procediment
Vídeo del procediment de tramitació
4.3. Obligacions de l’empresa i documentació clau en la Formació Programada per les Empreses
La participació en la Formació Programada per les Empreses comporta una sèrie de obligacions legals i documentals que cal conèixer i aplicar correctament.
Encara que l’empresa delegui la gestió a una entitat externa,la responsabilitat última recau sempre sobre l’empresa bonificada , que ha de garantir el compliment de la normativa establerta per la FUNDAE i estar preparada per a possibles actuacions de seguiment i control.
4.3.1 Documentació obligatòria segons la normativa
Un dels grans aspectes que acostuma a generar dubtes és quina documentació cal generar i conservar per tal de bonificar correctament una acció formativa.
La normativa estableix una sèrie de documents obligatoris que l’empresa ha de tenir disponibles durant un mínim de quatre anys, ja sigui per justificar l’acció davant de la FUNDAE o en cas d’una inspecció.
Aquests documents permeten acreditar que la formació s’ha realitzat segons els requisits establerts i que els costos declarats són correctes. En aquest apartat t’expliquem quins són:
Documentació obligatòria
| Tipus de document | Descripció | Contingut mínim | Format |
|---|---|---|---|
| Contracte d’encàrrec de gestió de l’organització de la formació Si hi ha entitat organitzadora | Document que formalitza la relació entre l’empresa i l’entitat organitzadora. | Dades de les parts, objecte, funcions i costos. | Original signat en paper o signatura electrònica |
| Informació a la RLPT | Comunicació prèvia a la RLPT amb detall de les accions formatives, participants i calendari. | Accions previstes, col·lectius i calendari | Rebut de lliurament o acta |
| Comunicació d’inici i finalització a l’aplicació telemàtica | Declaració d’inici i final de l’acció formativa realitzada mitjançant l’aplicació telemàtica oficial, amb registre formal descarregable (PDF) | Dates, horaris i participants | Registre telemàtic (PDF) |
| Controls d’assistència presencials | Full de signatures diàries amb identificació del participant i horari, signat originalment. | Fulls signats amb DNI i horari | Original signat |
| Registre de connexions (teleformació) | Exportacions dels logs de connexió a la plataforma, per fer el registre de connexions i avanços de cada participant. | Logins, temps de connexió i traçabilitat | Exportació de la plataforma |
| Acció tutorial i dinamització efectiva | Document que detalla l’activitat tutorial i la dinamització del curs. | Objectius tutorials, metodologia, rol del tutor, calendaris, seguiment i avaluació. | PDF o Word |
| Registre assistència virtuals | Registre de connexions del programa o declaració responsable de la persona participant. | Registre de connexions o declaració responsable | Fitxer exportat en CSV o informe digital. |
| Currículum i titulació del formador | CV i acreditacions oficials de la persona formadora. | CV, acreditacions i NIF | PDF signat pel formador |
| Certificat d’aprofitament | Documents oficial on figurin la denominació, durada, modalitat formativa i signatures. | Denominació, hores, modalitat i signatures | Model oficial o personalitzat |
| Factures i justificants de pagament | Factures desglossades per cada concepte imputat i comprovants bancaris de pagament efectiu. | Desglossar cada concepte, dates i número d’acció | Factura i comprovant bancari |
| Comptabilització de costos | Assentaments comptables específics que permetin traçar els costos associats a l’acció formativa. | Assentaments comptables específics, acompanyats de criteris explicatius d’imputació | Assentaments comptables, extracte segellat i document explicatiu dels criteris d’imputació |
| Qüestionari d’avaluació de la qualitat | Model oficial de qüestionari de valoració per participant. | Model SEPE/FUNDAE per alumne | Digital indexat |
- Hi ha plantilles oficials per a tota la documentació obligatòria, i es recomana utilitzar-les per garantir que es compleixen els requisits establerts per la normativa. Les podeu trobar a l’apartat "Recursos addicionals oficials" d’aquesta guia, o bé, a la pàgina oficial de la FUNDAE.
- La documentació ha de ser l’original en format paper o electrònic certificat.
- No s’ha de remetre a la FUNDAE sinó que cal tenir-la disponible per si és sol·licitada.
- El compliment de la gratuïtat per a les persones participants, la veracitat dels registres i el compliment d’obligacions fiscals i de la Seguretat Social són condicions imprescindibles per l’aplicació de la bonificació.
4.3.2 Documentació recomanada per a una bona traçabilitat
Complir amb la documentació obligatòria és imprescindible, però no sempre n’hi ha prou per evitar incidències o malentesos en cas de revisió. Existeixen determinats documents i registres que, tot i no ser exigits explícitament per la normativa, són altament recomanables. Disposar-ne pot facilitar-vos la justificació en cas d’inspecció, reforçar la qualitat del procés i evitar incidències que puguin posar en risc la bonificació.
A continuació, es detallen alguns dels documents que us permetran millorar la traçabilitat i tenir més control sobre les accions formatives desenvolupades.
- Pla o cronograma de formació interna: document de planificació on es recullen les dates, objectius, competències a assolir i els indicadors d’avaluació associats a cada acció formativa.
- Registre d’incidències i seguiment tutorial: actes de tutoria, informes de progrés, justificants o correus interns que recullin incidències (baixes de les persones participants, problemes d’assistència, canvis d’horari) i evidències del seguiment personalitzat, especialment rellevants en teleformació.
- Evidències d’aprenentatge: arxiu de treballs, exercicis, exàmens i tasques pràctiques realitzades pels participants, preferentment digitalitzades i indexades per acció/formació i participant.
- Avaluacions d’aprenentatge: resultats o proves que permetin comprovar el grau d’assoliment dels continguts per part de les persones participants. Tot i que no són d’obligat compliment segons la FUNDAE, és recomanable conservar-les com a part de la documentació pedagògica de cada acció formativa.
- Memòria anual de resultats de la formació: resum quantitatiu i qualitatiu d’indicadors com assistència, satisfacció, resultats d’aprenentatge i impacte al lloc de treball. Aquesta memòria reforça la justificació del crèdit utilitzat i evidencia la millora contínua.
- Consentiments i documents de protecció de dades: annexos signats per al tractament de dades personals, especialment si s’utilitzen plataformes, eines digitals de tercers o si es recullen dades sensibles durant el procés formatiu.
- Registres de coordinació amb RRHH: documents que garanteixin la coherència entre la gestió de la formació i el registre horari o el control d’absències, facilitant el quadrant global d’assistència per si cal contrastar informació amb altres departaments.
- Comunicacions internes i informacions complementàries: arxiu de correus, circulars o comunicacions que validin el correcte flux d’informació entre direcció, persones formadores, participants i altres agents interns (com les notificacions de canvis d’horari, recordatoris, etc.).
- Registre de comunicacions amb la FUNDAE o l'entitat gestora: guardar els correus electrònics, consultes realitzades i respostes rebudes pot ser clau en cas de discrepàncies. També s’hi poden incloure comprovants de presentació de documents o captures de la plataforma telemàtica.
- Auditories o autoavaluacions internes: informes periòdics que validin el compliment dels requisits legals i interns, recomanant un format estructurat que inclogui punts febles detectats i mesures correctores.
Conservar aquesta documentació us pot estalviar temps, evitar errors i aportar més tranquil·litat en cas d’inspecció o consulta posterior.
4.4. Procediment de tramitació del Permís Individual de Formació
4.4.1 El procediment del PIF
El procés de tramitació d’un Permís Individual de Formació (PIF) té algunes particularitats respecte a la Formació Programada per les Empreses. Es tracta d’un procediment formal en què intervenen la persona treballadora, l’empresa i la FUNDAE, i que requereix deixar constància documental en cada pas.
Ruta del procediment
Feu clic a cada pas per veure el detallPAS 1: SOL·LICITUD DE LA PERSONA TREBALLADORA
El primer pas per accedir a un Permís Individual de Formació (PIF) comença sempre amb la iniciativa de la persona treballadora. Quan algú desitja formar-se per millorar les seves competències o obtenir una titulació oficial, pot sol·licitar a la seva empresa el temps necessari per assistir a les classes, sense perdre el seu salari.
Aquesta sol·licitud s’ha de presentar mitjançant el model oficial de la FUNDAE (Annex I), on s’ha d’indicar amb claredat quina formació es vol cursar, el centre o entitat on s’impartirà, el calendari i l’horari de les classes. És recomanable que la persona interessada aporti també la informació o documentació addicional que pugui facilitar la valoració de l’empresa, com ara el pla formatiu, la durada o el format (presencial, a distància, etc.).
És convenient tramitar la petició amb una antelació suficient, especialment si la formació s’imparteix en períodes d’intensa activitat laboral, per donar marge a l’empresa per analitzar l’impacte organitzatiu.
PAS 2: VALORACIÓ I AUTORITZACIÓ DE L’EMPRESA
Un cop rebuda la sol·licitud, l’empresa ha de valorar la viabilitat del permís. Aquesta avaluació té en compte aspectes organitzatius, la càrrega de treball existent i la possibilitat de substituir o reorganitzar les tasques de la persona sol·licitant durant el temps de formació.
Si la petició és autoritzada, l’empresa ho ha de comunicar per escrit, indicant les condicions en què es concedeix el permís. En cas contrari, cal ustificar de manera clara i motivada la denegaciój, especificant els motius objectius que ho impedeixen, com ara necessitats productives o causes organitzatives.
Aquest pas és essencial, ja que la resolució de l’empresa constitueix l’autorització formal que permet continuar amb la tramitació del PIF davant de la FUNDAE, per aquest motiu es recomana documentar l’acceptació per escrit i annexar les condicions acordades.
PAS 3: INFORMAR A LA RLPT
Abans que la persona treballadora comenci a gaudir del permís, l’empresa ha de comunicar l’autorització del PIF a la Representació Legal de les Persones Treballadores (RLPT). Aquesta comunicació té com a objectiu garantir la transparència del procés i el respecte als drets d’informació i participació del conjunt de la plantilla.
En aquelles empreses on no existeixi representació legal, la informació es pot traslladar a l’Estructura Paritària Sectorial corresponent, que actua com a òrgan de mediació i seguiment.
Si la representació legal no està d’acord amb el permís concedit o amb alguna de les seves condicions, pot traslladar la discrepància a l’organisme sectorial competent perquè actuï com a mediador i faciliti una resolució consensuada.
AVÍS IMPORTANT SOBRE LA RLPT
Un dels punts clau en la tramitació d’un PIF és la informació prèvia a la Representació Legal de les Persones Treballadores (RLPT), en el cas que es disposi d’ella. L’empresa està obligada a comunicar l’autorització del permís i, en funció de la resposta de la RLPT, es poden donar diferents escenaris.
L’esquema següent mostra de manera visual què passa si la RLPT emet un informe favorable, desfavorable o no es pronuncia, i com es resolen les possibles discrepàncies fins a arribar a un acord o, en última instància, a l’examen per part de l’Estructura Paritària Sectorial (EPS).
Esquema RLPT
PAS 4: COMUNICAR A LA FUNDAE
Amb l’autorització del permís ja concedida, el següent pas és registrar el PIF a la plataforma telemàtica de la FUNDAE. Aquesta comunicació és obligatòria i permet a l’empresa informar oficialment del permís, des del moment d’inici fins a la seva finalització.
1. 1. El procés s’inicia a l’apartat “Permiso Individual de Formación (PIF)” del menú principal de la FUNDAE. Des d’aquesta pantalla, s’ha de seleccionar l’opció “Añadir PIF” per crear un nou registre.
Comunicació PIF
2. A continuació, s’escull el tipus de permís (per exemple, “Formación reglada”) i s’omplen les dades bàsiques del curs: denominació, titulació oficial i dates.
Comunicació PIF tipus de permís
3. Posteriorment, la plataforma demana completar la descripció detallada de la formació: modalitat d’impartició, durada, període acadèmic, horaris i, si s’escau, les dades de l’aula virtual o el centre de formació (CIF, adreça, telèfon, etc.).
Comunicació PIF descripció
4. En aquest mateix apartat també es poden incorporar observacions relatives a l’horari o a la distribució de les hores, i s’han d’introduir les dades de la persona treballadora que gaudirà del permís (NIF, tipus de document, etc.).
Comunicació PIF observacions
5. Un cop emplenada tota la informació del permís, cal completar els apartats de “Costes” i “Información a la RLPT”, imprescindibles per finalitzar la comunicació a la FUNDAE.
- A l’apartat “Costes”, s’ha d’indicar el mes en què es vol aplicar la bonificació i l’import corresponent. Si l’empresa decideix repartir la bonificació en diversos mesos, haurà de seleccionar i introduir cada període de manera individual. És important tenir en compte que la manca de comunicació d’aquesta informació pot impedir l’aplicació de la bonificació en els butlletins de cotització.
- A l’apartat “Informació a la RLPT”, s’ha de registrar la data i la forma en què s’ha informat la representació legal de les persones treballadores, d’acord amb el que s’ha comunicat inicialment a l’empresa.
6. Quan el PIF està complet i validat per la FUNDAE, la plataforma mostra la informació agrupada en diferents pestanyes:
- “Denominación”, amb les dades bàsiques del permís i la formació.
- “Descripción”, amb el detall de la durada, el calendari i el centre formatiu.
- “Costes”, amb el cost del permís (que es calcula automàticament segons les dades comunicades) i el crèdit a bonificar (que equival al cost salarial i s’actualitza automàticament segons les bonificacions mensuals registrades). La plataforma mostra un llistat de bonificacions comunicades, amb el detall del mes, any i import. Només es poden modificar o eliminar les comunicacions mentre el PIF estigui en estat modificat o pendent.
- “Incidencias”, per comunicar qualsevol canvi o imprevist relacionat amb el permís.
- “Documentación pendiente adjuntar”, per carregar els arxius acreditatius necessaris.
Comunicació PIF validat
PAS 5: GESTIÓ DOCUMETNAL I CONSERVACIÓ
Després de comunicar i validar el PIF a la plataforma de la FUNDAE, l’empresa ha de gestionar i conservar tota la documentació associada al permís, que acredita tant la seva autorització com la realització efectiva de la formació. A la pestanya “Documentación pendiente adjuntar”, la plataforma permet carregar els fitxers necessaris per completar l’expedient del PIF. Per afegir un document, cal seleccionar el tipus de document al desplegable i adjuntar l’arxiu corresponent en format PDF (fins a 10 MB). Tots els documents pujats passen pel procés de signatura abans de ser tramesos. Entre els documents més habituals s’inclouen:
- Sol·licitud i autorització del PIF.
- Programa i matrícula de la formació.
- Justificant d’acreditació o oficialitat del curs.
- Horaris laborals de la persona treballadora.
- Certificats d’assistència o de realització de la formació.
- Documents que acreditin el cost del permís.
- Entrevista o informe de seguiment de la persona participant.
Un cop adjuntats, aquests documents no s’han d’enviar físicament a la FUNDAE, però l’empresa té l’obligació de custodiar-los durant un període mínim de quatre anys. Durant aquest temps poden ser sol·licitats en cas d’inspecció o comprovació per part de l’administració.
Documentació PIF
PAS 6: APLICAR LA BONIFICACIÓ
Un cop la formació ha finalitzat i el PIF ha estat validat a la plataforma de la FUNDAE, l’empresa pot aplicar la bonificació corresponent als costos salarials associats al permís concedit. Les empreses aplicaran aquestes bonificacions en les seves cotitzacions a la Seguretat Social, a mesura que abonen els salaris de les persones treballadores que hagin gaudit del permís.
Segons el que s’hagi comunicat inicialment a la FUNDAE, l’empresa pot aplicar la bonificació de dues maneres:
- Mensualment, a mesura que abona les nòmines de la persona treballadora durant el període del permís.
- De manera acumulada, un cop finalitzada la formació i completada tota la documentació justificativa.
AVÍS IMPORTANT SOBRE LA BONIFICACIÓ
Cal recordar que, en els Permisos Individuals de Formació (PIF), no és bonificable el cost de la formació, sinó el cost salarial de les hores laborals que la persona treballadora ha deixat de prestar per assistir a les classes.
La factura de la formació és sempre a càrrec de la persona treballadora, llevat que l’empresa decideixi voluntàriament assumir-la, sense que això doni dret a cap bonificació.
Per tant es important tenir en ment què es pot bonificar. L’empresa pot deduir-se únicament els costos salarials corresponents al temps laboral autoritzat per a la formació, incloent:
- El sou base, l’antiguitat i els complements fixos (no variables).
- La part proporcional de les pagues extraordinàries.
- Les cotitzacions empresarials a la Seguretat Social durant el període del permís.
També poden computar-se com a hores laborals bonificables:
- El temps de desplaçament entre el lloc de treball i el centre de formació, si coincideix amb la jornada laboral.
- En el cas de treballadors nocturns, les hores de descans equivalents al temps de formació.
Infografia del procediment PIF
Vídeo del procediment del PIF
4.4.2 Documentació necessària
En els apartats anteriors hem vist que, per a la Formació Programada per les Empreses, és imprescindible conservar una sèrie de documents (assistència, factures, informes, etc.) que acrediten la validesa de la formació i permeten aplicar la bonificació.
En el cas dels Permisos Individuals de Formació (PIF), la lògica és similar: també cal acreditar correctament el procés, però aquí la documentació és diferent, ja que no es tracta d’una acció formativa organitzada per l’empresa, sinó d’un permís concedit a la persona treballadora per assistir a uns estudis oficials.
Per aquest motiu, la FUNDAE estableix una sèrie de documents específics que tant l’empresa com la persona treballadora han de conservar per justificar l’autorització i garantir que la bonificació es pugui aplicar sense incidències.
| Tipus de document | Descripció | Contingut mínim | Format |
|---|---|---|---|
| Sol·licitud del PIF i autorització de l’empresa | Formulari que presenta la persona treballadora per sol·licitar el permís.- En el cas dels Títols Universitaris Propis, és necessari aportar també la resolució de la Junta de Govern o del Consell Social de la universitat que l’ha aprovat. | Dades personals, formació sol·licitada, dates, horari, compromís d’assistència, signatura del treballador/a. | Paper o amb signatura digital. |
| Matricula o inscripció oficial | Justificant de inscripció en la formació oficial | Document que acrediti la matricula en formació oficial, curs o títol reconegut. | PDF o certificat digital. |
| Autorització de l’empresa | Autorització formal signada per l’empresa acceptant el PIF. | Dades de l’empresa, persona treballadora, títol/acció formativa, hores de formació i de treball autoritzades, signatura de l’empresa. | Paper o digital escanejat. |
| Comunicat a la RLPT (si existeix) | Informació traslladada a la Representació Legal de les Persones Treballadores. | Resum del PIF sol·licitat: durada, dates, modalitat, centre de formació. | Paper o digital. |
| Documentació del centre formatiu | Informació acadèmica i administrativa del centre que imparteix la formació. | Fitxa del curs, programa, calendari, certificat d’oficialitat (si escau). | Digital o paper. |
| Justificació d’assistència | Acreditació que la persona ha assistit a la formació. | Fulls de signatures, registre d’assistència, certificat de superació o de participació o bé, també, declaració responsable de la persona participant en la formació. | Paper original o signatura digital. |
| Certificat de la formació | Document oficial que acredita la realització o superació de l’acció formativa. | Nom de l’alumne, curs, dates, hores, centre formador, resultat. | Paper original o digital emès pel centre. |
| Justificant de desplaçament | Per calcular el temps de desplaçaments, si aplica | Captura de pantalla de rutes amb horaris i distàncies | Imatge o PDF |
| Documentació econòmica | Evidències del cost i del pagament del salari durant les hores de formació. | Nòmines, TC, justificació de les hores bonificades. | Paper o digital. |
4.5. Responsabilitat última de l’empresa
En tot aquest procés, hi ha una idea clau que cal tenir sempre present: l’empresa és qui respon davant l’Administració. És la única responsable final davant l’Administració pública de la correcta gestió, tramitació, execució, justificació i custòdia de la documentació relacionada amb la formació programada.
Per aquest motiu, a continuació es detallen les obligacions formals que l’empresa ha de complir segons la normativa vigent.
- Garantir la veracitat i integritat documental: l’empresa ha de garantir que tota la documentació (assistències, contractes, justificants, acreditacions, informes, etc.) sigui real, completa i ajustada als models oficials.
- Compliment amb els terminis: cal respectar els terminis de comunicació d’inici i finalització, així com els de justificació econòmica i documental davant de la FUNDAE.
- Custòdia obligatòria de la documentació: la documentació s’ha de conservar un mínim de quatre anys després del tancament de l’exercici fiscal en què s’ha aplicat la bonificació.
- Presentació a requeriment: en cas d’auditoria o inspecció, s’ha de lliurar la documentació dins el termini legal (habitualment 10 dies).
- Registre comptable separat: les despeses i bonificacions s’han d’identificar en comptes separats sota la denominació “formació professional per a l’ocupació”.
- Retorn de fons: si es detecten irregularitats o frau, l’empresa haurà de retornar l’import bonificat amb interessos i sancions.
- Adequació als canvis normatius: és necessari mantenir-se actualitzat i adaptar els protocols interns a les instruccions i modificacions de la FUNDAE.
És possible que us sorgeixin dubtes més específics sobre què ha d’incloure exactament el dossier documental, com es realitzen els controls de seguiment, o quines són les evidències que poden requerir-se en una inspecció. Per aclarir aquests aspectes amb detall, recomanem consultar el document oficial d’Instruccions sobre seguiment i control de la formació programada per les empreses i PIF, que recull de forma exhaustiva els criteris, procediments i obligacions aplicables. Podeu accedir-hi a través del següent enllaç: Instruccions sobre el seguiment i control
A més, podeu ampliar la informació consultant el Reial Decret 694/2017, de 3 de juliol, especialment l’article 12, on s’estableixen les obligacions específiques de les empreses participants i entitats organitzadores en la gestió i tramitació de la formació.
Enllaç oficial al BOE: Reial Decret 694/2017
4.6. Canals de comunicació i suport
En la planificació, gestió i justificació de la formació programada poden sorgir dubtes o incidències. Per això, és essencial que les empreses coneguin els canals de suport disponibles i el paper de cada actor implicat.
Aquest apartat descriu els principals punts de contacte: tant l’atenció directa de la FUNDAE, com l’acompanyament del Servei a les Empreses del Consorci per a la Formació Contínua de Catalunya (CFCC), pensat per ajudar les empreses a guanyar autonomia en la tramitació de les bonificacions. També s’indica com adreçar-se a cada agent i quines expectatives poden tenir les empreses en cada cas.
4.6.1 Contacte directe amb la FUNDAE per a incidències i gestió
El contacte directe amb la FUNDAE és un element clau per garantir una gestió correcta, eficient i segura de la formació programada per les empreses. La FUNDAE disposa de diversos canals oficials per a l’atenció a les empreses, així com d’un sistema electrònic específic per a la tramitació, comunicació i resolució d’incidències.
La FUNDAE ha establert un sistema integrat de suport que inclou diversos canals per atendre consultes, resoldre incidències i oferir orientació a les empreses en relació amb la gestió i tramitació de la formació bonificada.
- Canal “Te ayudamos”: està pensat per a empreses que gestionen directament la seva formació (especialment fins a 150 treballadors) i ofereix orientació personalitzada sobre l’ús del sistema de formació bonificada: alta de l’empresa, modificació de dades, accés a l’aplicació i comunicació d’accions. S’hi accedeix des de l’apartat “Gestió d’accions formatives” del portal de la FUNDAE, un cop autenticat amb usuari, certificat digital o Cl@ve.
- Atenció telefònica
- Horari: de dilluns a dijous de 09:00 h a 15:30 h, i divendres de 09:00 h a 14:00 h.
- Telèfons principals de contacte:
- Seu Central – Consultes generals: +34 91 119 54 30
- Centraleta general: +34 91 119 50 00
Addicionalment, per accedir de manera agrupada a tots els canals disponibles, la FUNDAE posa a disposició de les empreses un espai únic: Contáctanos - FUNDAE
La secció “Tràmits” del portal de la FUNDAE constitueix la seu electrònica oficial per a la gestió i tramitació de totes les actuacions administratives relacionades amb la formació bonificada. A través d’aquest entorn, les empreses, les entitats organitzadores i els treballadors autònoms poden dur a terme de manera telemàtica un ampli ventall de gestions, com ara:
- Presentar documentació requerida
- Respondre notificacions oficials
- Adjuntar documentació a expedients en curs
- Formular queixes, reclamacions o suggeriments
L’accés requereix certificat digital vàlid o el sistema d’autenticació Cl@ve per garantir la seguretat jurídica de les comunicacions.
Podrà accedir a partir del següent enllaç: Tràmits - FUNDAE
Segons el Reial Decret 694/2017, les empreses han de comunicar a l’Administració —a través de la seu electrònica de la FUNDAE— les actuacions vinculades a les accions formatives bonificades, per garantir la traçabilitat i el compliment normatiu.
Les principals obligacions de comunicació són les següents:
- Comunicació d’inici i finalització de les accions formatives: l’empresa ha de comunicar tant l’inici com la finalització de cada acció formativa mitjançant la plataforma telemàtica de la FUNDAE.
- Antelació mínima en la comunicació d’inici: la comunicació d’inici s’ha de fer amb un mínim de 2 dies naturals abans que comenci l’activitat formativa.
- Comunicació de modificacions: qualsevol canvi en les dades comunicades (com ara la data de finalització, el lloc d’impartició o la modalitat) s’ha de notificar com a mínim 1 dia abans de l’entrada en vigor del canvi.
- Transformacions empresarials: en cas de fusió, escissió o modificació estructural de l’empresa, cal comunicar-ho durant l’exercici fiscal en què es produeixi el canvi.
Totes aquestes comunicacions s’efectuen, com hem vist anteriorment, mitjançant l’aplicació telemàtica de la FUNDAE, amb certificat digital o sistema Cl@ve, que n’asseguren la seguretat i validesa.
La gestió d’incidències és un dels motius més freqüents de consulta a la FUNDAE, ja que poden afectar la validesa de la bonificació i exigeixen una actuació ràpida per part de l’empresa. A continuació, es detallen algunes de les incidències més freqüents:
- No recollir ni conservar adequadament els fulls d’assistència.
- Superar la càrrega horària màxima permesa.
- No controlar la participació mínima exigida per la bonificació
- No lliurar el certificat o diploma dins del termini.
- No coordinar-se amb l’entitat de formació per obtenir tota la documentació.
Les incidències es comuniquen principalment a través del portal telemàtic de la FUNDAE. Concretament, les incidències relacionades amb la impartició, modificació o problemes durant les accions formatives s’han d’informar mitjançant:
- Modificacions abans de l’inici del curs:
- Les dades del grup formatiu es poden modificar fins a un dia abans de la data d’inici comunicada.
- Un cop fet el canvi, cal revalidar la informació signant novament el grup a l’aplicació.
- Incidències durant la impartició o properes a l’inici:
- Si la incidència es produeix quan el curs ja ha començat o és imminent, cal obrir una incidència formal a l’aplicació i esperar la seva revisió i resposta per part de la FUNDAE abans de tancar el grup o aplicar la bonificació.
- El camp específic d’incidències dins de l’aplicació telemàtica de gestió de grups formatius.
- En cas de modificacions abans de 4 dies de l’inici del curs, es poden fer canvis directament en la informació del curs a l’aplicació i revalidar la informació firmant de nou grup.
- Si la incidència es produeix quan el curs ja ha començat o està molt proper a començar, cal obrir una incidència formal a l’aplicació i esperar que la FUNDAE la revisi i la resolgui abans de procedir a la finalització del curs o altres tràmits.
La FUNDAE, per la seva banda, pot:
- Revisar i validar les incidències comunicades a través de l’aplicació.
- Sol·licitar documentació o justificants addicionals per comprovar la informació aportada.
- Coordinar-se amb l’empresa o l’entitat de formació per resoldre possibles errors o incoherències detectades.
- Atendre suggeriments o queixes mitjançant el formulari habilitat al seu portal web, com a part del seu sistema de millora dels serveis.
La detecció d’una incidència pot comportar retards en la validació, la pèrdua del dret a la bonificació si no s’acredita adequadament la correcció o, en casos excepcionals i greus, l’obertura d’un expedient sancionador.
Per això és essencial fer un seguiment rigorós de totes les accions formatives, mantenir actualitzada la informació comunicada i documentar correctament qualsevol canvi o incidència que pugui produir-se durant el procés.
La FUNDAE disposa d’un document específic d’instruccions de seguiment i control que regula com s’han de verificar i justificar les accions formatives bonificades. L’objectiu és garantir que la formació es desenvolupa d’acord amb la normativa i que la documentació corresponent es conserva correctament.
Aquestes instruccions estableixen, entre d’altres aspectes:
- El marc normatiu i l’abast de les actuacions de control.
- Els procediments de comprovació en formació presencial, teleformació i modalitat mixta.
- La necessitat de conservar durant 4 anys totes les evidències documentals.
- La possibilitat de fer entrevistes i qüestionaris a persones participants i formadores.
- La derivació a la Inspecció de Treball en cas d’irregularitats greus.
Podeu consultar el document complet en el següent enllaç: Instruccions sobre el seguiment i control.
Per ampliar informació, la FUNDAE ofereix al seu portal una secció específica amb recursos d’ajuda: preguntes freqüents, manuals, videotutorials, simulador de crèdit i canals de contacte amb el servei d’assistència.
Podeu accedir a través del següent enllaç: Necessites ajuda? - FUNDAE
4.6.2. Rol del Servei a les Empreses del CFCC
El Consorci per a la Formació Contínua de Catalunya (CFCC), concretament des del Servei a les Empreses, té com a objectiu afavorir l’ús del crèdit anual de formació entre les empreses amb centre de treball a Catalunya com a mitjà per millorar la qualificació de les persones treballadores i, de forma directa, assolir un teixit productiu més competitiu i capaç d’assumir els reptes del mercat laboral.
Així doncs, en el marc de la Formació Programada per les Empreses i els Permisos Individuals de Formació, el Servei a les Empreses ofereix un acompanyament tècnic orientat a afavorir el coneixement entre les empreses d’aquestes iniciatives, el seu funcionament i l’assessorament en aspectes específics del tràmit. La finalitat última és que les empreses guanyin autonomia en la gestió i tramitació de la formació i puguin aprofitar els beneficis fiscals del crèdit transformant-los en un avantatge competitiu per a l’empresa a través del desenvolupament del talent.
A més, també ofereix acompanyament en altres aspectes relacionats amb la gestió del talent:
- Disseny i elaboració d’accions formatives i plans de formació que s’ajustin a les necessites específiques de les empreses.
- Suport tècnic per a la detecció de necessitatsformatives a les empreses per assolir processos com la identificació de competències, habilitats i coneixements clau per a la seva adquisició o actualització de les persones treballadores. Per aquest suport, podeu consultar el Hub d’eines i recursos per a la Formació del Consorci per a la Formació Contínua de Catalunya.
- Informació sobre les oportunitats de millora de la qualificació de les persones treballadores al llarg de la vida.
Per a consultes relacionades amb la Formació Programada per les Empreses, les empreses poden contactar directament amb el Servei a les Empreses del CFCC, que ofereix acompanyament tècnic i orientació sobre els següents aspectes:
- Acompanyament per a la detecció de necessitats formatives a la teva empresa, ajudant a identificar quines competències i habilitats cal potenciar.
- Assessorament en el disseny i elaboració de plans de formació a mida, adaptats a les necessitats específiques del vostre teixit empresarial.
- Suport tècnic en la gestió interna de la formació programada, orientat a recomanacions i bones pràctiques, sense assumir la gestió administrativa dels tràmits davant de la FUNDAE.
- Orientació per augmentar l’autonomia de l’empresa en la gestió formativa, ajudant a consolidar processos i coneixements perquès es pugui gestionar la formació amb més independència.
- Accés a programes i recursos formatius 100% subvencionat pel desenvolupament competencial de les persones treballadores.
- Informació i connexió amb altres serveis públics vinculats a la formació i ocupació a Catalunya.
El CFCC actua com a facilitador especialitzat que acompanya a empreses en la planificació, disseny i desenvolupament de la formació, orientant i facilitant l’accés a subvencions i recursos. No tramita comunicacions davant de la FUNDAE, no gestiona bonificacions, ni pot accedir a la plataforma de gestió de les empreses. La responsabilitat final sempre recau en l’empresa bonificada o en l’entitat organitzadora que aquesta contracti.
Les consultes es poden fer a través dels següents canals:
- Web oficial
- Pàgina de contacte i atenció al públic
- Bústia de contacte
- Cita prèvia per a Suport a les empreses
- Sol·licitar informació de les convocatòries per a empreses o entitats
- Telèfons d’atenció:Servei de Suport a les Empreses-935 186 954
- Adreça física:Carrer Bac de Roda, 52 planta 10, 08019 Barcelona
4.7 Infraccions i sancions
Com en qualsevol àmbit regulat, la Formació Programada per les Empreses està sotmesa a unes normes que cal respectar. L’objectiu no és posar dificultats, sinó garantir que els fons públics destinats a la formació s’utilitzen de manera correcta i transparent.
La normativa vigent (Reial Decret legislatiu 5/2000, de 4 d’agost) estableix tres nivells d’infraccions:
- Infraccions lleus (Art. 14): fan referència a incompliments de caràcter formal o documental que no es poden considerar greus. Exemple: un error en la custòdia d’un document o una omissió puntual.
- Infraccions greus (Art. 15): es produeixen quan hi ha un gaudi indegut de les bonificacions. Cada empresa i cada acció formativa amb irregularitats es considera una infracció independent.
- Infraccions molt greus (Art. 16): inclouen desviacions d’ajudes, incompliments importants o gaudi fraudulent de les bonificacions. En aquests casos, a més de sanció, cal retornar les quantitats percebudes indegudament de manera solidària entre l’empresa i l’entitat organitzadora, si n’hi ha.
La clau per evitar aquestes situacions és portar una bona gestió i registre documental. Per això al llarg d’aquesta guia insistim en la importància de conservar i organitzar la documentació clau (vegeu apartat Obligacions de l'empresa i documentació clau).
Les inspeccions en la Formació Programada són un mecanisme habitual de garantia de qualitat i transparència. Les duen a terme la FUNDAE, el SEPE o la Inspecció de Treball, amb l’objectiu de comprovar que la formació s’imparteix segons la normativa, que els recursos es fan servir correctament i que la documentació està en ordre.
No han de veure’s com un motiu d’alarma, sinó com una oportunitat per confirmar que l’empresa aplica bones pràctiques. De fet, moltes empreses hi passen sense incidències, ja que es tracta simplement de verificar la gestió i els registres.
Hi ha diferents tipus de inspeccions i actuacions de control:
- Inspecció documental: la més habitual. L’empresa rep un requeriment electrònic on se li demana aportar determinats documents (llistes d’assistència, factures, informes, etc.).
- Inspecció presencial: en alguns casos, la Inspecció de Treball o el SEPE poden visitar l’empresa o el centre de formació per comprovar el correcte desenvolupament d’un curs.
- Seguiment en temps real: en formacions virtuals o telemàtiques, la FUNDAE pot sol·licitar accés a la plataforma per verificar l’activitat dels participants.
En tots els casos, l’objectiu és el mateix: garantir que la formació s’està realitzant amb rigor i que les persones treballadores reben realment els beneficis previstos. Si s’ha seguit correctament els passos de planificació, comunicació i registre que hem explicat en aquesta guia, una inspecció no hauria de generar preocupació, sinó ser vista com una oportunitat per validar que la gestió es fa de manera adequada.