Dificultat o dubte

Com que l’empresa mai abans havia gestionat Formació Programada per les Empreses, la responsable de Recursos Humans dubta si tindran prou capacitat tècnica per donar-se d’alta a la FUNDAE i fer el seguiment correcte. Tem que, per la manca d’experiència en processos administratius d’aquest tipus, algun pas (com la comunicació d’inici o la informació a la RLPT) no es faci bé i acabi afectant la possibilitat de bonificar-se.

Procés i decisions

• Diagnosi i planificació (Pas 0): En la diagnosi es detecta que els errors provenen de la manca d’habilitats digitals i d’ús de la nova eina, especialment en la coordinació entre tècnics i administratius. Per aquest motiu, es defineix un curs en modalitat mixta que combini tallers pràctics presencials i teleformació amb exemples d’ordres de treball reals. Es defineixen: 6 hores presencials (taller pràctic a l’oficina) + 12 hores de teleformació amb suport de plataforma virtual. Total: 18 hores de modalitat mixta nivell bàsic. Es preveu un cost aproximat de 2.500 €, corresponent a l’honorari del docent extern i a les despeses associades a la impartició.
• Càlcul del crèdit (Pas 1): Fan servir el simulador amb les dades de l’any anterior:
• Plantilla: 40 treballadors
• Quota de formació professional ingressada: 6.160 € → Resultat: Crèdit assignat de 4.620 €.
• L'import assignat és suficient per cobrir el cost de la formació.
• Alta a l’aplicació (Pas 2): La responsable de RRHH accedeix amb certificat digital i dona d’alta l’empresa com a empresa bonificada. Com que és la primera vegada que gestionen formació a través de la FUNDAE, insereixen totes les dades de plantilla, sector i comptes de cotització.
• Alta d’usuaris: Es crea un usuari Administrador (responsable de RRHH) i un usuari Gestor per a la tècnica administrativa que farà el seguiment del dia a dia.
• Informació a la RLPT (Pas 3): Com que l’empresa té delegats de personal (la seva RLPT), se’ls comunica formalment l’informe amb objectius, contingut, participants i calendari. Els representants fan observacions sobre horaris, que s’acaben adaptant.
• Comunicació d’inici (Pas 4): Un cop donada d’alta l’empresa a la FUNDAE i després d’haver informat la RLPT, la responsable de RRHH accedeix a l’aplicació amb el seu certificat digital per donar d’alta l’acció formativa. En aquest pas introdueix les dades sol·licitades: la denominació del curs, la descripció on s’indica que es tracta d’una modalitat mixta i la informació relacionada, i les dades generals que ja s’han traslladat a la representació de les persones treballadores. Seguidament, crea el grup formatiu i completa els camps requerits. A l’apartat de “Descripción”:
• Nombre de participants previstos.
• Nombre total d’hores, diferenciant entre formació presencial i teleformació.
• Calendari detallat de les sessions presencials i del període de teleformació.
• Distribució en dos grups per a les classes presencials, ja que el màxim permès és de 30 participants per grup en aquesta modalitat.
• Finalment, a la pestanya “Tutores/Centros”, introdueix la informació relativa al formador responsable de les sessions presencials i al mateix centre de formació, que també facilita l’accés a la plataforma de teleformació. Així queda registrada tota la informació de l’acció mixta en un únic expedient.
• Realització de la formació (Pas 5): Les sessions presencials es fan a la sala de reunions de l’empresa i les de teleformació a través d’una plataforma que permet registrar l’activitat. Es completen els fulls d’assistència i qüestionaris d’avaluació de la qualitat.
• Comunicació de finalització (Pas 6): Un cop acabades les sessions presencials i el període de teleformació, la responsable de RRHH accedeix a l’aplicació de la FUNDAE per comunicar la finalització de l’acció. En primer lloc, carrega al sistema el llistat d’alumnes participants, diferenciant entre els que han completat almenys el 75 % de la formació (37 persones) i els que no arriben al mínim establert (3 persones). Només els primers es poden incloure en el càlcul de la bonificació. A continuació, l’aplicació calcula de manera automàtica el límit de costos bonificables aplicant els mòduls econòmics màxims per modalitat, hores i nombre d’alumnes: 5.760€. Com que l’acció és mixta (la part presencial representa més del 20 % de la durada total), es poden sumar els imports màxims per mòduls econòmics de cada modalitat: el de les 6 hores presencials i el de les 12 hores de teleformació. Un cop introduït el cost real declarat de la formació (2.800 €, corresponents a honoraris del formador i llicències de la plataforma), el sistema valida aquest import com a màxim bonificable, atès que:
  • És inferior al límit per mòduls (5.760 €).
  • És inferior al crèdit anual assignat per l’empresa (4.620 €).
  Finalment, la responsable de RRHH genera i desa el resguard de la comunicació de finalització, que servirà com a comprovant en cas de requeriment de la FUNDAE. Aquest document, juntament amb la resta d’evidències (factures, nòmines per acreditar cofinançament, justificants d’assistència i informes de la RLPT), queda arxivat a l’expedient digital de la formació.
• Aplicació de la bonificació (Pas 7): L’empresa aplica la bonificació al butlletí de cotització d’octubre a través de la casella 763 del Sistema RED.
• Conservació i comprovació (Pas 8): Tota la documentació (assistències, factures, informe RLPT, notificacions) es guarda digitalitzada. La responsable de RRHH és conscient que la FUNDAE pot sol·licitar-la fins a 4 anys després.

Resultat i aprenentatge

La implantació del nou programari es consolida amb èxit. Pel que fa al procés administratiu, la responsable de RRHH comprova que, malgrat la seva inexperiència inicial, és possible gestionar la formació directament si es segueixen amb rigor els passos establerts per la FUNDAE. El registre d’assistències, les comunicacions a la RLPT, la càrrega de dades a l’aplicació i la justificació econòmica s’han pogut completar correctament gràcies a una planificació acurada i a la revisió de les instruccions disponibles.

La principal lliçó apresa és que la manca d'experiència no és un impediment per correctament el tràmit de bonificació: una PIME pot gestionar la seva Formació Programada per les Empreses de manera autònoma sempre que dediqui temps a conèixer el procediment, documentar adequadament cada pas i conservar les evidències necessàries. Aquest aprenentatge intern els permetrà aprofitar millor el crèdit de formació en futures formacions, amb menys incertesa i més seguretat en la tramitació.

Dificultat o dubte

El dubte principal és com trobar una entitat organitzadora fiable. Com que vol que l’entitat organitzadora imparteixi la formació, desconeix si ha d’estar inscrita al Registre Estatal d’Entitats de Formació i quins documents cal formalitzar per poder delegar la gestió. També els hi preocupa si els costos de gestió que cobra l’organitzadora es podran bonificar.

Un altre dubte és si l’empresa podrà confiar totalment en l’entitat organitzadora o si igualment caldrà fer tràmits interns (per exemple, informar la RLPT o validar les dades a l’aplicació).

Procés i decisions

• Diagnosi i planificació (Pas 0):
• Recerca i validació de l’entitat organitzadora
• La direcció consulta la normativa i confirma que l’entitat organitzadora és l’encarregada de gestionar i coordinar la formació per compte de l’empresa (Llei 30/2015 i Reial Decret 694/2017). Tanmateix, confirma que si aquesta entitat organitzadora imparteix directament la formació, o contracta una altra entitat de formació per fer-ho, l’entitat que imparteix ha d’estar inscrita segons el tipus de formació. En aquest cas, la formació està fora del Catàleg, per tant haurà d’estar inscrita mitjançant declaració responsable al registre corresponent, d’acord amb l’Ordre ESS/723/2016. Aquesta inscripció s’ha de fer abans de l’inici de la formació i comporta la seva integració automàtica al Registre Estatal d’Entitats de Formació.
• Es prioritzen aquelles entitats que tinguin experiència i especialització en el sector que es necessita. I aqueles que disposin d’entitats de formació inscrites per impartir la formació proposada.
• Contacta amb diverses entitats seleccionades per rebre ofertes detallades: continguts, metodologia, modalitat i durada, preus i condicions de pagament i gestió de la documentació i tramitacions davant de la FUNDAE.
• Valora no només el preu, sinó també experiència, suport, capacitat de resposta i garanties de compliment normatiu.
• Examina si l’entitat ofereix un servei integral (gestiona l’alta a la FUNDAE, comunicació a la RLPT, documentació digital, informes periòdics,...).
• Organitza reunions per aclarir dubtes i entendre bé com gestionen el procés i demana que expliquin el seu flux de treball.
• Formalització de la delegació:Abans de començar, signen un contracte d’encàrrec de gestió amb l’organitzadora. Aquest document és imprescindible i ha d’incloure:
• L’abast i autoria de la gestió de les accions formatives, és a dir, la identificació de quines funcions assumeix l’entitat organitzadora en nom de l’empresa (comunicacions davant de la FUNDAE, seguiment administratiu, control documental, etc.) i la confirmació que actua com a responsable de la gestió dins del marc de l’encàrrec formalitzat.
• El compromís de l’organitzadora de conservar i lliurar tota la documentació.
• El detall dels costos d’organització. Aquests sí que poden ser objecte de bonificació, però han d’estar desglossats a la factura de l’entitat organitzadora i no poden superar el percentatge màxim permès per la normativa (del 10 % al 20 % del cost total de la formació, segons la mida de l’empresa).
• Planificació: Amb l’ajuda de l’entitat organitzadora defineixen l’acció formativa: formació en competències digitals i ús d’aplicacions mòbils per a la gestió de serveis (20 hores presencials per a 12 persones treballadores). En aquest punt també és importat que s’assignin els responsables i s’estableixen els canals de comunicació. Designant un interlocutor intern que serà responsable de la relació amb l’ entitat i definint canals i freqüència de comunicació.
• Càlcul del crèdit (Pas 1): Amb el suport de l’organitzadora, l’empresa utilitza el simulador de la FUNDAE i comprova que, amb una plantilla de 12 persones treballadores, disposa d’un crèdit anual de 1.200 €. Els cursos previstos tenen un cost global de 1.500 €, dels quals aproximadament 150 € corresponen a despeses d’organització i 1.350 € a la impartició de la formació.
• Alta a l’aplicació (Pas 2): Com que GestioNet mai havia gestionat Formació Programada per les Empreses, és la pròpia empresa qui accedeix inicialment a l’aplicació telemàtica de la FUNDAE per donar-se d’alta i introduir les dades bàsiques: plantilla, CNAE i compte de cotització. En aquest mateix pas, autoritza formalment l’entitat organitzadora perquè pugui actuar en el seu nom i gestionar tot el procediment. Un cop validades les dades, el sistema mostra que el crèdit anual disponible és de 1.200 €, mentre que el cost total de la formació és de 1.500 €. L’entitat organitzadora explica a la direcció que la FUNDAE només permetrà bonificar fins al límit del crèdit i que, per tant, la diferència de 300 € haurà de ser assumida directament per l’empresa. GestioNet accepta aquesta condició i confirma l’autorització per a la gestió.
• Informació a la RLPT (Pas 3): GestioNet, tot i ser una empresa petita, disposa de representació legal (delegats de personal). Tal com marca la normativa, és l’empresa qui ha de comunicar-los formalment la formació prevista.D’aquesta manera l’empresa prepara un document amb els detalls del curs —objectius, contingut, participants i calendari. Amb aquest informe, GestioNet envia la notificació oficial a la RLPT i compleix així l’obligació de garantir que la plantilla té coneixement de l’acció formativa abans del seu inici.
• Comunicació d’inici (Pas 4): Tres dies abans de l’inici de la formació, l’entitat organitzadora accedeix a l’aplicació de la FUNDAE i registra oficialment les accions i els grups formatius. En aquest tràmit s’introdueixen les dades clau: denominació del curs, modalitat (presencial), durada, calendari de sessions i la relació completa de participants. Com que hi ha entitat organitzadora, també es completa l’apartat d’Empreses participants, per deixar constància que GestioNet és l’empresa beneficiària de la formació. A més, es detallen les dades del centre d’impartició i, les del tutor-formador. L’organitzadora conserva el document de la declaració responsable del centre de formació segons el model oficial de la FUNDAE i garanteix que està disponible per a qualsevol actuació de seguiment o control de la FUNDAE. Amb aquesta comunicació, l’acció queda degudament registrada i preparada per iniciar-se dins dels terminis establerts.
• Realització de la formació (Pas 5): La formació s’imparteix segons el calendari. L’entitat recull fulls d’assistència i registre possibles incidències. En el cas d’absències o modificacions, l’entitat informa l’empresa per valorar la incidència en el crèdit i l’aprofitament.
• Comunicació de finalització (Pas 6): Un cop acabades les accions formatives, l’entitat organitzadora prepara la documentació de tancament: fulls d’assistència, qüestionaris d’avaluació de la qualitat, factures i registres d’impartició, i trasllada tota aquesta informació a GestioNet perquè la direcció la revisi i confirmi que és correcta. Això assegura que no hi hagi errades que puguin impedir la bonificació. En la comunicació final, l’entitat organitzadora declara que els participants han completat almenys el 75 % de les hores de formació i introdueix el cost total imputable. Amb aquesta validació, l’acció queda oficialment tancada a l’aplicació.
• Aplicació de la bonificació (Pas 7): Un cop validada la finalització, la FUNDAE reconeix com a bonificables fins a 1.200 €, que és el crèdit anual disponible de GestioNet. La diferència fins al cost total (300 €) s’assumeix com a despesa directa de l’empresa i es paga a l’entitat organitzadora fora de bonificació. Amb la documentació i l’import confirmats, l’empresa coordina amb el seu departament de comptabilitat i nòmines l’aplicació de la bonificació en el butlletí de cotització a la Seguretat Social corresponent al mes de novembre.
• Conservació i comprovació (Pas 8): L’entitat lliura a l’empresa un dossier complet amb tota la documentació digitalitzada i firmada. L’empresa arxiva i manté accessible tota la informació per possibles inspeccions o auditories. L’empresa estableix un arxiu organitzat i un protocol per revisar anualment la documentació.

Resultat i aprenentatge

Amb el suport de l’entitat organitzadora, GestióNet aconsegueix dur a terme la formació sense incidències i aprofitant íntegrament el seu crèdit assignat. El procés els permet resoldre les principals incerteses inicials:

• Com trobar una entitat fiable: comproven que és imprescindible verificar que l’entitat organitzadora, tant si imparteix com si encarrega la formació a una entitat de formació, estigui inscrita i habilitada.
• Quina documentació formalitzar: entenen que el contracte d’encàrrec de gestió és obligatori i ha d’incloure la conservació de la documentació i els costos d’organització.
• Delegar la gestió, però no la responsabilitat: aprenen que l’empresa no es pot desentendre del tot; tot i externalitzar la gestió, continua sent la responsable final. Això implica informar la RLPT, revisar i validar la documentació i conservar els registres durant el termini establert per la normativa.

En definitiva, GestioNet veu que l’opció d’una entitat organitzadora és útil i pràctica per a una PIME amb poca estructura administrativa, però confirma que cal mantenir un control intern per garantir el correcte ús de la bonificació.

Dificultat o dubte

En Joan té diversos dubtes:

• No sap si, com a autònom amb persones treballadores, pot accedir a la bonificació.
• Té problemes amb el certificat digital de persona física, que és el que ha d’utilitzar per entrar a l’aplicació.
• No té clar quin és el seu crèdit assignat i o sap si la bonificació podrà cobrir la totalitat de l'import de la formació.
• Com que no té departament administratiu, li preocupa haver de fer ell tot el tràmit: alta de l’acció, comunicació d’inici i finalització.

Procés i decisions

• Diagnosi i planificació (Pas 0):
• Triar l’entitat de formació: Quan un autònom (com en Joan) decideix formar el seu equip, el primer pas és identificar un centre de formació adequat.
• 1 Verificació del centre: en Joan vol fer una formació que pertany al Catàleg d’Especialitats Formatives, per tant ha de verificar que l’entitat de formació estigui inscrita al Registre de Formació Professional per a l’Ocupació.
• 2 Sol·licitud d’informació inicial: demana al centre: programa detallat del curs (objectius, continguts i durada), currículum del docent, mdalitat i nivell (bàsic o superior) i certificat o diploma que lliuraran al final.
• 3 Criteri de qualitat: valora si tenen experiència en el sector (en aquest cas, automoció i diagnosi electrònica).
• Formalització de la delegació: Un cop seleccionat el centre, cal formalitzar la relació perquè tot quedi acreditat.
• 1 Pressupost desglossat: el centre ha d’indicar costos directes (docència, materials) i indirectes (lloguer, gestió).
• 2 Condicions de pagament: factura i transferència bancària (cal evitar pagaments en metàl·lic).
• 3 Documentació que el centre ha de conservar: fulls oficials de control d’assistència (signats pels participants i formadors), qüestionaris d’avaluació de la qualitat, i certificats o diplomes (en un màxim de 2 mesos)..
• 4 Clàusula de responsabilitat: encara que el centre sigui l’encarregat de la impartició de la formació, la responsabilitat de les comunicacions a la FUNDAE i de la bonificació és sempre de l’empresa/autònom.
• Planificació: Amb l’acord formalitzat, cal preparar la logística i les comunicacions.
• Calendari i horari: definir dates i horaris respectant el límit de ≤ 8 hores diàries.
• Lloc d’impartició: ha de constar clarament (adreça física o, si és aula virtual, plataforma i accés).
• Participants: llista provisional de treballadors inscrits.
• Materials i recursos: manuals, ordinadors, eines de diagnosi.
• Documentació prèvia a la FUNDAE: tenir llestos el programa, currículum del docent i dades del centre per donar d’alta l’acció a l’aplicació.
• Càlcul del crèdit (Pas 1): En empreses d’1 a 5 treballadors hi ha un crèdit mínim garantit de 420€ cada any. Opcionalment, en Joan entra al Simulador de la FUNDAE per confirmar-ho i efectivament el resultat és que el seu crèdit assignat estimat és de 420€.
• Alta a l’aplicació (Pas 2): En Joan accedeix a “FUNDAE” → “Empresas” → “Accede a la aplicación de bonificacions” amb el seu certificat digital de persona física. Selecciona l’opció d’empresa bonificada i comença a emplenar les diferents pestanyes del formulari: introdueix el seu NIF i la raó social com a autònom, el codi CNAE corresponent, el conveni aplicable (si n’hi ha), el domicili i el correu electrònic per a les notificacions oficials.A continuació, indica les característiques de l’empresa: una plantilla mitjana de 4 treballadors, l’absència de representació legal dels treballadors i de mesures d’ERTE, i marca l’opció de PIME. També afegeix els comptes de cotització que corresponen al seu taller. Com que no ha delegat la gestió del tràmit a una entitat organitzadora, deixa en blanc l’apartat d’autorització. Finalment, valida tota la informació i signa electrònicament l’alta, quedant formalment registrat a la FUNDAE per poder gestionar la seva primera acció formativa.
• Informació a la RLPT (Pas 3): En Joan no té RLPT, així que no cal informe formal, però s’ha informat de bones pràctiques i fa una nota interna (PDF) indicant acció, dates, col·lectiu i objectius, i la guarda a l’expedient (això ajuda en revisions).
• Comunicació d’inici (Pas 4):
• Alta de l’acció formativa: En Joan, després d'escollir l'entitat de formació que impartirà el curs, entra a l’aplicació de la FUNDAE per donar d’alta l’acció formativa. Allà ha d’indicar les dades bàsiques: denominació del curs (“Diagnosi electrònica de vehicles híbrids”), objectius, continguts, durada (20 hores) i modalitat (presencial/superior). Quan arriba a l’apartat de costos, la plataforma li mostra que el crèdit assignat de la seva empresa és de 420€. L’entitat de formació li ha passat un pressupost de 1.200€, corresponents a: 1000 € en costos directes i 200 € en costos indirectes. La FUNDAE aplica automàticament el límit dels mòduls econòmics màxims, que per formació presencial de nivell superior és de 13 €/hora/participant.

  Com que el curs té 20 hores i participaran 4 treballadors, el límit per mòduls és:

  20 h × 4 participants × 13 €/h (presencial – superior) = 1.040€.

  El càlcul del límit per mòdul ho calcula el Joan perquè s’ha informat de que la FUNDAE no permet bonificar més del que diu el mòdul i ho vol comprovar. És a dir que encara que el centre li facturi 1.200€, si el mòdul màxim marca 1.040, mai podrà bonificar més d’aquests 1.040€. En el cas del Joan només té 420€ de crèdit, per això el seu límit real serà aquest.

  La bonificació màxima aplicable per tant és de 420€. La diferència fins el cost total es de 780€ que l’assumirà l’empresa. Com té menys de 6 treballadors no s’exigeix el cofinançament privat.
• Comunicació de l’inici del grup: Quan arriba el moment de donar d’alta el grup, en Joan entra a l’apartat de “Formación” de l’aplicació, selecciona l’acció que ja havia creat i li assigna un codi i un nom identificatiu. A continuació, introdueix totes les dades necessàries: indica que hi participaran quatre treballadors, fixa les dates d’inici i de finalització, concreta l’horari i els dies de les sessions, i afegeix una persona de contacte amb el seu telèfon. També selecciona el centre impartidor del registre i l’adreça on es farà la formació, i en l’apartat d’observacions detalla informació complementària, com ara si hi haurà pràctiques en un altre espai o si caldran equips de protecció. Un cop revisat tot, confirma i signa electrònicament la notificació d’inici, descarrega el PDF amb el número de registre i el guarda a l’expedient. A més, es documenta sobre els terminis per comunicar possibles canvis: si es modifiquen horaris, lloc o data de finalització, cal avisar amb un dia d’antelació; si es canvia la data d’inici, han de passar almenys dos dies entre la comunicació i la nova data; i en canvis menors es pot notificar fins el mateix dia. Durant el curs, qualsevol incidència inesperada es notifica a través de l’apartat “Incidencias” amb la justificació corresponent.
• Realització de la formació (Pas 5): Durant el curs, en Joan vol assegurar-se que tot es desenvolupa correctament i que la documentació queda en ordre. Cada dia es recullen els fulls d’assistència signats pels quatre participants i pel docent, respectant sempre el límit màxim de vuit hores de formació diàries i complint amb el requisit que el nombre de participants presencials no superi els trenta (en el seu cas només en té quatre). Al final del curs es reparteixen i recullen els qüestionaris d’avaluació de la qualitat, i el centre es compromet a lliurar els certificats o diplomes en un termini màxim de dos mesos. A més, en Joan prepara una carpeta on conserva tota la documentació exigida: el programa del curs, el currículum del docent, els fulls d’assistència originals, els qüestionaris d’avaluació de la qualitat, les factures i els comprovants de pagament, així com les notificacions d’inici i de finalització. Amb aquest control, s’assegura que la formació queda registrada i justificada davant qualsevol revisió posterior.
• Comunicació de finalització (Pas 6): En Joan segueix els següents passos un cop ha finalitzat el curs i abans de presentar el butlletí de cotització de desembre:
• Entra a: Formació → Grups → filtra per estat “Vàlid” → obre el grup.
• Participants: clica Afegir i incorpora només qui ha fet ≥ 75 % (els 4).
• Costos: directes - 1.000€ i indirectes - 200€.
• Límit per mòduls (referència ja calculada): 1.040 € (13 € × 20 h × 4).
• L’aplicació mostra el cost màxim bonificable i el resultat en aquest cas és de 420 €.
• Selecciona el mes de novembre en què aplicarà la bonificació i Accepta.
• Finalitza i signa la Notificació de finalització. Guarda el PDF com a comprovant conforme a notificat la finalització.
• Aplicació de la bonificació (Pas 7): En Joan aplica 420 € al Sistema RED, casella 763 (Formació) en el mes triat a l’aplicació.
• Conservació i comprovació (Pas 8): Es crea una carpeta amb la següent documentació que també li ha proporcionat l’entitat de formació:
• Alta i notificacions d’inici i final (PDF signats).
• Assistències originals, qüestionaris, programa, currículum del docent.
• Factura i pagament bancari (extracte).
• Certificats/diplomes entregats als alumnes.
• Nota interna sobre inexistència de RLPT.
• Assentaments comptables en compte/epígraf de “formació professional per a l’ocupació”.

El Joan s’ha informat de que podria rebre un requeriment electrònic durant els pròxims 4 anys, d’aquesta manera i conservant tota aquesta informació tindrà la capacitat de respondrà dins del termini establert, aportant la documentació requerida.

Resultat i aprenentatge

Finalment, en Joan aconsegueix dur a terme la formació en diagnosi electrònica de vehicles híbrids i bonificar part del cost. Recupera 420 € a través del crèdit mínim garantit i el seu equip adquireix una competència clau per al futur del taller.

L’experiència li resol tots els dubtes que tenia al principi. Descobreix que, com a autònom amb persones treballadores a càrrec, pot accedir plenament a la Formació Programada per les Empreses i aprofitar el seu crèdit anual. Tot i les dificultats inicials amb el certificat digital, aprèn a utilitzar-lo i a accedir correctament a l’aplicació de la FUNDAE. També comprova com calcular el seu crèdit assignat i entén que el límit real de la bonificació no depèn del cost del curs sinó de la combinació entre el crèdit assignat i els mòduls econòmics màxims.

A més, encara que no disposi d’un departament administratiu, veu que amb organització i dedicació és capaç de fer ell mateix totes les gestions: l’alta de l’acció, la comunicació d’inici i de finalització i la conservació de la documentació. Això li dona seguretat i li obre la porta a continuar planificant formacions en el futur, amb la tranquil·litat de saber que el procediment és assumible.

Dificultat o dubte

En analitzar el pla de formació, la Carlota comprova que els cursos de certificació que necessita l’empresa tenen un cost molt superior al crèdit anual disponible i que, a més, moltes d’aquestes formacions s’imparteixen en períodes llargs i requereixen una inversió elevada per participant. Això l’obliga a pensar en una estratègia que vagi més enllà d’un sol exercici i a plantejar-se una planificació a dos anys vista. Davant d’aquest escenari, li sorgeix un dubte clau:

• És possible acumular el crèdit no utilitzat d’un any per gastar-lo en l’any següent? No té clar com funciona aquesta opció, ni quins requisits o terminis caldria complir per poder aprofitar-la. Aquesta incertesa li genera preocupació, perquè si no gestiona correctament el crèdit, l’empresa podria perdre una part important del seu potencial d’inversió en formació.

Procés i decisions

• Diagnosi i planificació (Pas 0): Quan la Carlota comença a preparar el pla de formació, el primer que es planteja és si podria guardar part del crèdit d’aquest any per utilitzar-lo l’any següent. En revisar la normativa, descobreix que les empreses de més de 50 persones treballadores, com és el seu cas, no poden acumular crèdit: si no l’aprofiten dins l’any natural, es perd. Això li canvia l’enfocament: no té sentit pensar en acumular, sinó en planificar bé cada any i repartir les formacions en dues onades consecutives, de manera que totes encaixin dins dels límits anuals.

Davant del volum de participants i del cost dels cursos, la Carlota decideix no gestionar-ho sola i busca el suport d’una entitat organitzadora especialitzada. Abans d’escollir-la, comprova que estigui inscrita al Registre Estatal d’Entitats de Formació ja que vol que sigui aquesta qui imparteixi la formació i demana referències a altres grans empreses que ja hi han treballat. Quan veu que compleix els requisits i li genera confiança, formalitzen un contracte d’encàrrec de gestió.

• Càlcul del crèdit (Pas 1): El primer pas és calcular el crèdit assignat. La Carlota entra en l’aplicació per obtenir la dada oficial: el crèdit per a l’any en curs és de 60.000 €. A partir d’aquesta xifra, fixa l’objectiu: exhaurir el crèdit anual de formació amb accions formatives ben planificades.
• Alta a l’aplicació (Pas 2): L’empresa accedeix a la plataforma de la FUNDAE amb el certificat digital corporatiu. Allà revisa i actualitza les dades de la plantilla, el CNAE i el compte de cotització, i autoritza formalment l’entitat organitzadora perquè pugui gestionar les accions formatives en el seu nom.
• Informació a la RLPT (Pas 3): La Carlota, com a responsable de formació, prepara l’informe obligatori per a la RLPT (objectius, continguts, nombre de participants, calendari, lloc, criteris de selecció i balanç de l’any anterior). Un cop lliurat l’informe, la RLPT disposa de 15 dies hàbils per revisar-lo i fer observacions.

La normativa estableix que, tant si hi ha resposta com si no, l’empresa pot continuar amb la tramitació. En cas de desacord, caldria aixecar un Acta de discrepàncies i conservar-la com a justificació davant de la FUNDAE. En aquest cas concret, la RLPT revisa la proposta i dona la seva aprovació sense cap objecció, cosa que permet a la Carlota seguir amb el procés sense comunicar discrepàncies de l'òrgan de representació de les persones treballadores.

• Comunicació d’inici (Pas 4):
• Alta de l’acció formativa: L’entitat organitzadora és qui dona d’alta les accions a l’aplicació, basant-se en la informació que li ha facilitat l’empresa:
  • Acció A: Ciberseguretat Avançada
  • Presencial, 60 h, 50 participants.
  • Límits per mòduls: 13 €/h × 60 h × 50 = 39.000 €.
  • Acció B: Arquitectura Cloud
  • Mixta (16 h presencial + 24 h teleformació), 50 participants.
  • Límits per mòduls: (16 h × 13 € + 24 h × 7,5 €) × 50 = 19.400 €.

  L’entitat organitzadora comprova que el càlcul dels imports és correcte, que es respecten els límits per mòduls econòmics i que la suma total es manté dins del crèdit assignat.

• Comunicació de l’inici del grup: L’entitat organitzadora comunica l’inici dels grups formatius amb almenys 2 dies d’antelació.
• Dona codi als grups, introduint les dades de participants previstos, calendari i centre impartidor.
• En el cas de l’Acció A: Ciberseguretat Avançada (presencial), com que la normativa no permet superar els 30 participants en modalitat presencial, els 50 alumnes es distribueixen en dos grups de 25 persones cadascun. Per a cada grup es genera un codi específic i s’introdueixen les dades corresponents: nombre de participants, calendari de sessions i centre que imparteix la formació.
• En el cas de l’Acció B: Arquitectura Cloud (mixta), per la part presencial es creen dos grups de 25 persones i a cada un se li assigna un codi diferent. L’aplicació de la FUNDAE tracta cada grup presencial de manera independent, però vinculats a la mateixa acció formativa. Per a la part de teleformació es crea un únic grup de teleformació per a les 50 persones treballadores ja que la normativa diu que el màxim de persones participants per tutor de teleformació és de 80.

La Carlota rep còpia en PDF i comprova que els grups queden en estat "Válido".

• Realització de la formació (Pas 5): La formació la duen a terme un centre de formació inscrit i acreditat, contractat per l’entitat organitzadora. Aquesta supervisa que es compleixin els requisits (assistències signades, qüestionaris, certificats en 2 mesos, etc.). L’empresa, per la seva banda, facilita els recursos interns i recull les evidències documentals.
• Comunicació de finalització (Pas 6): Quan el curs acaba, l’entitat organitzadora comunica a la FUNDAE:
• Participants que han complert almenys el 75% de la formació.
• Costos del curs (directes, indirectes i d’organització).
• Acció A – Ciberseguretat Avançada:
• Costos directes (professorat, material, aula): 30.000 €
• Costos indirectes (coordinació, suport tècnic): 3.000 €
• Costos organització: 3.000 € (10% dels directes)
• Total: 36.000€
• Acció B – Arquitectura Cloud
• Costos directes: 18.000 €
• Costos indirectes: 1.800 €
• Costos organització: 1.800 €
• Total: 21.600€
• Total accions: 57.600€
• La plataforma fa la comprovació entre: Crèdit assignat (60.000€), costos ajustats declarats (57.600€) i límits per mòduls (58.400€). El màxim bonificable serà 57.600€.

Ara bé, en tractar-se d’una empresa amb més de 250 persones treballadores, la normativa exigeix justificar un cofinançament privat del 40 % sobre els costos totals de la formació comunicada. Això vol dir que TechGlobal Solutions ha de demostrar que assumeix directament una part de la despesa. En aquest cas, com que la formació es realitza dins l’horari laboral, es poden imputar els costos salarials de les persones participants (nòmines i quadrants) com a part del cofinançament, a més d’altres despeses associades no cobertes per la bonificació. En aquest cas, el 40% de 57.600 € equival a 23.040 €, que l’empresa ha de poder acreditar documentalment per complir amb la normativa i assegurar que la bonificació és vàlida.

• Aplicació de la bonificació (Pas 7): Amb la notificació finalitzada, és l’empresa qui aplica la bonificació al butlletí de cotització, casella 763 del Sistema RED. La Carlota, amb el suport de l’àrea laboral, comprova que s’ha descomptat correctament.
• Conservació i comprovació (Pas 8): Un cop aplicada la bonificació, la Carlota sap que la feina no ha acabat. Segons la normativa, TechGlobal Solutions ha de conservar durant un mínim de quatre anys tota la documentació relacionada amb la formació, per si la FUNDAE o el SEPE realitzen una inspecció o requeriment. Per això, organitza un arxiu digitalitzat (al SharePoint corporatiu) i un arxiu físic amb tota la documentació següent:
• Planificació inicial i crèdit assignat
• Simulació del crèdit de la FUNDAE (60.000 €).
• Justificant de la quota de formació professional ingressada a la Seguretat Social l’any anterior.
• Relació amb l’Entitat Organitzadora
• Contracte d’encàrrec de gestió signat.
• Declaració responsable i inscripció de l’Entitat Organitzadora al registre estatal.
• Declaració responsable i inscripció de l’Entitat Organitzadora al registre estatal.
• Accions formatives
• Fitxes d’alta de cada acció i grup formatiu a l’aplicació de la FUNDAE.
• Objectius, continguts, calendari i dades de participants.
• Informació a la RLPT i informe emès (encara que fos de caràcter consultiu).
• Autoritzacions i justificants del centre de formació.
• Durant la formació
• Fulls de control d’assistència signats (per a la part presencial).
• Registre d’activitat de la plataforma online (per a la part virtual).
• Qüestionaris d’avaluació de la qualitat.
• Diplomes i certificats de d’aprofitament o assistència.
• Costos i justificació econòmica
• Factures del centre de formació.
• Factures de proveïdors relacionats (materials, lloguers d’aules, etc.).
• Desglossament de costos directes, indirectes i d’organització.
• Documentació dels costos salarials dels participants en horari laboral (còpies de nòmines i quadrants).
• Justificants del cofinançament privat exigit (40%).
• Bonificació i aplicació
• Comunicació de finalització a la FUNDAE.
• Notificació de l’import bonificat (57.600 €).
• Rebuts de Liquidació de Cotitzacions a la Seguretat Social amb la casella 763 aplicada.”

Resultat i aprenentatge

En tancar el projecte, la Carlota comprova, gràcies al pla de formació de l’empresa, que hi ha diferents maneres d’assumir el cost de les certificacions: d’una banda, sempre es poden finançar amb pressupost propi aquelles accions que superen el crèdit disponible; de l’altra, el pla planteja la bonificació d’alguns cursos, aprofitant al màxim l’oportunitat que ofereix la Formació Programada per les Empreses com a recurs estratègic per al desenvolupament professional dels equips. En aquest cas concret, TechGlobal Solutions decideix dividir les accions en dues onades (any 1 i any 2) i ajustar-les als límits anuals establerts per la FUNDAE, assegurant així la continuïtat de la formació sense tensions pressupostàries.

Pel que fa a les certificacions llargues i de cost elevat, comprova que funciona bé dividir-les en fases: edicions més petites, calendaris esglaonats i combinació de modalitat mixta quan convé, sempre respectant els requisits pedagògics i administratius. Amb l’acompanyament de l’Entitat Organitzadora, aquesta pauta facilita el seguiment, reparteix la càrrega formativa i assegura que cada bloc encaixi dins del marc bonificable de l’any corresponent.

Finalment, resol el dubte sobre l’acumulació de crèdit: en una empresa de més de 50 persones no es pot acumular el crèdit no utilitzat. A partir d’aquí, implanta una dinàmica anual: revisió periòdica del consum de crèdit, punt de control trimestral amb l’entitat organitzadora.

Amb aquest aprenentatge, la Carlota passa de veure la gestió de la formació com un procés ple d’incerteses a considerar-la una eina clara i previsible per enfortir les competències de la seva plantilla, sabent quins límits hi ha i com aprofitar-los de la millor manera.

Procés i decisions

• Sol·licitud de la persona treballadora (Pas 1): La Laia presenta a l’empresa la sol·licitud formal del PIF (Annex I de la FUNDAE). Aquest document, que és obligatori, inclou:
• Dades de la persona sol·licitant i de l’empresa.
• Dades del curs (denominació oficial, centre autoritzat, modalitat i durada).
• Calendari detallat de classes dins de l’horari laboral.

L’empresa registra la sol·licitud amb data i signatura per garantir traçabilitat.

• Valoració i autorització de l’empresa (Pas 2): L’empresa revisa:
• Que el curs és oficial i reconegut.
• Que és compatible amb l’organització interna (revisant els horaris per cobrir les tasques de la Laia).

Com que l’empresa hi està conforme, signa l’autorització en el mateix Annex I, indicant el nombre d’hores de permís concedides dins l’horari laboral. Aquesta autorització no és només un tràmit intern: és el document que s’ha de conservar per poder justificar el PIF davant de la FUNDAE en cas de requeriment.

L’empresa també fa una valoració del que suposarà i el crèdit assignat del que disposa:

• El cost salarial de la Laia per 80h de la seva formació:1.200€ (sou base + cotitzacions).
• Crèdit ordinari de l’empresa: 4.500€ (calculat a partir de la FUNDAE)
• Comprova si es complexi amb el 5% del crèdit ordinari: 225€

Com que el cost del PIF (1.200 €) és superior als 225 €, la FUNDAE activa el crèdit addicional específic per a PIF. Aquest crèdit addicional prové d’una borsa d’hores anuals (màxim de 200 hores en el cas d’Industries Delta), que es tradueixen en hores de costos salarials que es poden bonificar. En el cas d’Indústries Delta, les 80 hores sol·licitades per la Laia queden dins d’aquest límit, i per tant l’empresa podrà bonificar-se íntegrament els 1.200 € en concepte de costos salarials, sense que això redueixi el seu crèdit ordinari de formació.

• Informació a la RLPT (Pas 3): L’empresa li envia una còpia de la sol·licitud i autorització del PIF a la RLPT. Aquesta té 15 dies hàbils per pronunciar-se i en cas de desacord, s’ha de notificar a la FUNDAE l’acta de discrepàncies.
• Comunicació a la FUNDAE (Pas 4): El responsable de formació entra a l’aplicació telemàtica i:
• Dona d’alta el PIF en l’apartat corresponent seleccionant el tipus de permís i la denominació del PIF.
• Complementa l’apartat de “Denominación”: Dades de la descripció de la formació i la modalitat, nombre d’hores i distribució dins de l’horari laboral i període en què s’impartirà, dades sobre el centre de formació, i les dades de la persona treballadora (NIF).
• També complementa l’apartat de costos i l’apartat corresponent a la informació de la RLPT (en el cas que tingui).

Un cop validat, el PIF queda vinculat al crèdit anual de formació de l’empresa.

• Gestió documental i conservació (Pas 5): Durant el curs, l’empresa conserva:
• Sol·licitud i autorització del PIF (Annex I).
• Programa i matricula del PIF.
• Justificant d’acreditació/oficialitat del PIF.
• Horaris laborals de la persona treballadora.
• Documentació justificativa que acreditin els costos del permís.

Aquests documents els conservarà l’empresa durant 4 anys per si hi ha requeriments.

• Aplicació de la bonificació (Pas 6): Amb la notificació finalitzada, l’empresa aplicarà la bonificació en les cotitzacions de la Seguretat Social, en el període que s’hagi comunicat, a mesura que s’abonin els salaris de la Laia.

Resultat i aprenentatge

Gràcies al PIF, la Laia pot realitzar el postgrau sense perjudicar la seva nòmina ni les seves cotitzacions. L’empresa, al seu torn, ha pogut facilitar la seva formació sense un cost salarial extra, ja que s’ha bonificat mitjançant la FUNDAE. L’experiència permet a l’empresa entendre amb claredat:

• Que els PIF no bonifiquen el curs en si mateix, sinó el cost salarial de les hores que la persona treballadora que sol·licitant del PIF s'absenta del seu lloc de treball.
• Que l’Annex I és el document clau, sense el qual la FUNDAE no acceptaria el permís.
• Que és fonamental tenir una bona planificació documental i de comunicació (a la RLPT, a la FUNDAE i en l’arxiu intern).