El aprendizaje no formal es aquel que ocurre de manera natural en el puesto de trabajo, a través de la experiencia diaria, la colaboración entre compañeros y compañeras, la resolución de problemas cotidianos y la transmisión espontánea de conocimientos. A diferencia del aprendizaje formal, no está institucionalizado, ni se basa en métodos de enseñanza bien definidos, horarios o requisitos de admisión.
Sin embargo, diversos estudios estiman que la mayor parte del aprendizaje en el entorno laboral es no formal. De hecho, es más importante que otras formas de aprendizaje en términos de incidencia e intensidad, y se asocia con importantes beneficios (tangibles e intangibles), tanto para las empresas como para las personas trabajadoras, entre los que se encuentran una mayor productividad, mejores salarios y una mayor satisfacción con el empleo.
En las pymes y micropymes, donde a menudo es complejo programar actividades de aprendizaje formal, el aprendizaje no formal desempeña un papel aún más importante para el desarrollo de competencias, conocimientos y habilidades. No obstante, este tipo de aprendizaje suele estar marcado por un elevado desconocimiento, por parte de las personas trabajadoras y de la propia empresa, de su propia existencia (es decir, pueden no ser conscientes de que se está produciendo), así como por una falta de sistematización y reconocimiento: como ocurre de forma no estructurada, puede pasar desapercibido para la empresa y puede no registrarse ni valorarse adecuadamente.
Por ello, identificar y potenciar el aprendizaje no formal, integrándolo en el plan formativo de la empresa, puede ofrecer importantes ventajas en términos de su sistematización (se puede planificar de forma estructurada y estratégica), de su reconocimiento e incluso de su acreditación. Sin embargo, aumentar la participación en el aprendizaje no formal requiere crear un entorno laboral que lo fomente y valore, contar con actitudes positivas de la dirección y un cierto grado de institucionalización para facilitar un entorno de aprendizaje.
Este módulo contiene herramientas y metodologías para sistematizar y reconocer estas actividades formativas no formales a través de figuras clave como:
- La persona mentora.
- La persona tutora de empresa.
- Las personas formadoras internas.
El objetivo es integrar el aprendizaje no formal dentro de la programación de formación de la empresa para aprovechar al máximo su valor y sus beneficios.
En las empresas se producen diversas formas de aprendizaje no formal, que se pueden agrupar en tres grandes tipos:
- Aprender haciendo (learning by doing).
- Aprender de otras personas (learning from others).
- Mantenerse al día de nuevos productos y servicios.
Las personas trabajadoras aprenden haciendo cuando se enfrentan a nuevas situaciones y problemas, tanto en su puesto de trabajo como en otros puestos (por ejemplo, mediante rotaciones laborales). También pueden aprender de personas con más experiencia, observando o preguntando a sus compañeros o compañeras, o participando en sesiones de intercambio o compartición de información. Finalmente, pueden mantenerse al día de nuevos productos y servicios tanto dentro como fuera de la empresa, lo que les permite actualizar sus conocimientos de forma constante.
Sin embargo, estas oportunidades de aprendizaje no se dan de manera homogénea entre las empresas, sino que dependen de varios factores:
- El sector de actividad de la empresa.
- El grado de autonomía de las personas trabajadoras.
- El nivel educativo de las personas trabajadoras.
- Muy especialmente, el tamaño de la empresa.
En particular, el aprendizaje no formal es más fácil de implementar en las empresas de mayor tamaño que en las empresas más pequeñas. Sin embargo, existe una serie de herramientas y recursos (los programas de mentoría, coaching o tutoría, o la creación de espacios de colaboración) que permiten integrar, de manera adaptada y efectiva, este tipo de aprendizaje dentro de la programación de formación de las pymes y micropymes, que se describen en el siguiente apartado.
Una forma de sistematizar el aprendizaje de otras personas es mediante el emparejamiento con compañeros o compañeras con más experiencia a través de mentorías, trabajo bajo supervisión o sesiones de coaching y tutoría.
Entre los beneficios de estas prácticas, se encuentra la posibilidad de compartir las habilidades, los conocimientos y la experiencia con personas más jóvenes. Además, está ampliamente demostrado que no solo son un mecanismo de apoyo para los programas de formación, sino que también:
- Mejoran la productividad.
- Aumentan la satisfacción en el trabajo.
- Fortalecen el compromiso con la organización.
- Favorecen la retención del talento.
Es importante conocer las diferencias entre las distintas figuras existentes, así como sus distintos enfoques de aprendizaje, más o menos formales:
- La mentoría es el proceso de relación profesional en el que una persona con más experiencia y conocimientos (mentora) apoya, orienta y guía a otra persona con menos experiencia (mentorizada) para ayudarla en su desarrollo profesional y personal. Tiene, por tanto, un enfoque más de acompañamiento profesional que formativo, por lo que es una figura típicamente asociada al aprendizaje no formal.
- La figura de la persona tutora de empresa, por el contrario, se encuentra vinculada al ámbito de la formación profesional (y regulada en su normativa específica). Se encarga de acoger y tutelar a la persona en formación, asegurar la ejecución del plan de formación previsto e informar y valorar la adquisición de los resultados de aprendizaje previstos, entre otros cometidos, en el marco de un contrato de formación en alternancia. Si bien tiene elementos formales, también tiene un componente de aprender haciendo, en la medida en la que realiza tareas de acogimiento y tutela.
- La persona formadora interna es la encargada de impartir la formación a otras personas de la empresa, en el caso de que esta se lleve a cabo de forma interna (es decir, cuando la persona formadora pertenece a la propia empresa). Su tarea es, por tanto, estrictamente de aprendizaje formal.
A la hora de aprendizaje de otras personas de la empresa a través del emparejamiento, el primer paso es detectar a personas con amplia experiencia o habilidades clave según las necesidades formativas de la empresa y asignarles, en cada caso, el rol correspondiente.
Posteriormente, se deben planificar las actuaciones que se deseen llevar a cabo, dependiendo de cada figura, en el marco del plan de formación de la empresa:
- En el caso de las personas mentoras, su objetivo es guiar a otras menos experimentadas, ya sea de forma estructurada (programas de mentoría) o no (resolviendo dudas en el día a día). En particular, establecer un programa de mentorías interno, con objetivos claros, puede conviertir situaciones informales en oportunidades de aprendizaje estructuradas.
- Por otro lado, designar personas tutoras en la empresa es otra medida efectiva: estas figuras guían el proceso formativo en el puesto de trabajo de las nuevas incorporaciones y se aseguran de que adquieren las competencias necesarias y se integran en la cultura organizativa de la empresa. Deben contar con la formación o experiencia adecuada para tales tareas, y se encargan de dar seguimiento al plan formativo individual en la empresa según lo previsto en el acuerdo de cooperación concertado con el centro o la entidad formativa.
Aunque esta figura, como se ha señalado, está vinculada a la formación profesional en el ámbito educativo en el marco del contrato de formación en alternancia, sus funciones son fácilmente trasladables a la formación en el ámbito laboral:
- Identificar los resultados de aprendizaje del plan de formación que se desarrolla en la empresa.
- Informar a la persona en formación, al inicio de su formación y antes de comenzar en la empresa, sobre las características de la empresa y de su estancia en esta.
- Asegurar la ejecución del plan de formación previsto en uno o varios puestos de la empresa.
- Informar y valorar la adquisición de los resultados de aprendizaje previstos, en colaboración con las personas formadoras de la persona en formación en la empresa, si no hubiera sido la misma persona tutora.
- Finalmente, si lo que se desea es programar e impartir formación de forma interna, se puede recurrir a la figura de la persona formadora interna. Si bien en este caso estaríamos fuera del ámbito del aprendizaje no formal, es importante conocer las posibilidades que ofrece en el marco de la formación bonificada.
Los costes que pueden ser imputados a la actividad bonificada incluyen los costes directos, entre ellos la retribución de los formadores, internos y externos.
Una forma de implementar el sistema de aprender haciendo es a través de la exposición a tareas o problemas en puestos de trabajo distintos, mediante periodos de prueba, cambios o traslados, o sistemas de rotación laboral estructurados. En particular, la organización de rotaciones temporales de tareas o puestos entre personas trabajadoras, dentro del mismo departamento o entre departamentos, es una herramienta valiosa que permite adquirir nuevas competencias aprendiendo de la experiencia en un rol distinto, bajo la supervisión de una persona de referencia en el nuevo puesto de trabajo o departamento.
Así, una empresa que tenga departamentos distintos de administración, ventas y contabilidad, puede organizar rotaciones entre alguno de ellos: por ejemplo, puede asignar temporalmente a una persona del departamento de contabilidad al de ventas, para que aprenda sobre estrategia de precios o sobre facturación y pedidos.
En el caso de que se decida realizar una rotación dentro de un mismo departamento (por ejemplo, el de administración), esta se puede organizar entre tareas o puestos de trabajo. De este modo, una persona que tenga un puesto de administrativo/a de atención al cliente puede aprender sobre trámites laborales o de Seguridad Social, así como sobre gestión de personas, rotando temporalmente como técnico/a de administración de personal.
Aunque en las pequeñas empresas y las microempresas esto puede resultar más difícil debido a la especialización de cada persona, incluso un enfoque basado en observar y preguntar a los compañeros o compañeras puede ser muy provechoso. Está demostrado que los esquemas de rotación contribuyen al intercambio no formal de conocimiento entre perfiles de distintas áreas y benefician a la empresa en su conjunto.
Para sistematizarlo, se puede incluir la rotación o los intercambios breves como parte del plan formativo, todo ello definido con unos objetivos claros (qué se espera que aprenda cada persona) y recogiendo y evaluando las lecciones aprendidas al finalizar.
Esta metodología requiere que la empresa esté dispuesta a dedicar una parte del tiempo productivo de las personas trabajadoras a la formación práctica. Además, suele ser más fácil de implementar en las empresas pequeñas (con suficiente personal para intercambios) que en las micropymes, donde la estructura y los recursos son más limitados.
Fomentar entornos donde las personas trabajadoras compartan conocimientos de manera regular ayuda a sistematizar el aprendizaje no formal.
Esto puede materializarse en diferentes tipos de sesiones de intercambio de información, por ejemplo:
En particular, el mantenimiento de reuniones periódicas de equipo para compartir lecciones aprendidas en proyectos, entre departamentos, para compartir información, alinear objetivos o compartir experiencias o la creación de grupos de trabajo o foros internos (presenciales o en la intranet) donde se discuten problemas y se sugieren soluciones, constituyen experiencias que convierten un aprendizaje individual en colectivo y reconocible.
Estas prácticas no solo permiten la difusión del conocimiento, sino que además indican que la empresa valora el aprendizaje no formal y colaborativo.
En esta sección se incluyen algunos recursos documentales y prácticos de utilidad en el marco del aprendizaje no formal.
Algunas personas han adquirido sus conocimientos profesionales mediante el desarrollo de una actividad laboral, pero no tienen una titulación asociada a dichas competencias.
Para estos casos, las Administraciones convocan procedimientos de evaluación y acreditación de competencias profesionales en los que se puede obtener, tras unas pruebas concretas, una acreditación con validez en todo el territorio nacional.
Además, se ofrecen orientaciones sobre cómo, cursando una formación complementaria, se puede obtener:
- Un título de formación profesional.
- Un certificado profesional.
Las personas trabajadoras pueden acreditar oficialmente las competencias profesionales que hayan adquirido a través de la experiencia laboral u otras vías no formales. Este proceso permite acreditar estándares de competencia que forman parte de:
- Un certificado profesional.
- Un ciclo formativo de formación profesional.
- Un curso de especialización de formación profesional.
Puedes consultar el dossier sobre acreditación de competencias profesionales del Consorci per a la Formació Contínua de Catalunya.
Los procesos de reconocimiento, evaluación y acreditación de las competencias y cualificaciones profesionales se pueden financiar a través del permiso individual de formación.
Con el fin de ofrecer a la ciudadanía la oportunidad de demostrar lo que ha aprendido al margen de la educación y la formación formales, la Recomendación del Consejo de 20 de diciembre de 2012 sobre la validación del aprendizaje no formal e informal insta a los Estados miembros a establecer disposiciones para la validación del aprendizaje no formal e informal que permitan a las personas:
- Validar los conocimientos, capacidades y competencias adquiridos mediante el aprendizaje no formal e informal, cuando proceda, mediante los recursos educativos abiertos.
- Obtener una cualificación total o, en su caso, parcial sobre la base de experiencias de aprendizaje no formal e informal validadas.
Desde un punto de vista operativo, se recomienda poner a disposición de las personas y las organizaciones la correspondiente información sobre las ventajas y oportunidades de la validación, así como sobre los procedimientos correspondientes para acceder a ella.
En este sentido, la validación del aprendizaje no formal e informal a partir de una orientación y un asesoramiento adecuado debe ser fácilmente accesible. Recuerda que la guía metodológica contiene un módulo temático sobre orientación profesional, en el que encontrarás diversas herramientas y metodologías para llevarla a cabo en tu empresa.
El programa Projecta'T impulsa actuaciones de orientación y de prospección dirigidas a personas trabajadoras ocupadas, para acompañarlas en su proceso de adaptación hacia los cambios de los sectores productivos y del propio puesto de trabajo, bien sea para promocionar o para cambiar de sector o de ocupación.
Además, se señala que las personas en situación de vulnerabilidad o de cualificación más baja pueden beneficiarse especialmente de las disposiciones de validación, ya que esta puede aumentar su participación en el aprendizaje permanente y su acceso al mercado de trabajo.
En general, el aprendizaje no formal no suele estar cubierto por subvenciones ni incentivos financieros en la mayoría de los países. Por lo tanto, reconocer el coste asociado a las acciones de aprendizaje no formal, además de los costes de la formación reglada, puede ser un enfoque interesante para incentivar la inversión en formación por parte de las pymes y micropymes.
En Francia, la «Action de formation en situation de travail» (AFEST) tiene como objetivo formalizar y estructurar el aprendizaje no formal en el trabajo, y permite a las empresas y las personas trabajadoras acceder a incentivos financieros normalmente reservados para la formación reglada.
La medida se dirige a pymes y micropymes, y cubre los costes asociados a las acciones de aprendizaje no formal, además de los costes de aprendizaje formal. De este modo, se incluye el aprendizaje no formal en el trabajo en el marco de la formación financiada por el sistema vigente en Francia y se amplía su cobertura.
Antes de comenzar la formación en el puesto de trabajo, se solicita a la empresa y a la persona trabajadora que determinen los objetivos y las competencias que desean desarrollar. En particular, deben demostrar que la formación práctica tendrá un impacto positivo en la adquisición de competencias. Además, pueden recibir ayuda del personal de los denominados operadores de competencias (estructuras paritarias entre la empresa y las personas trabajadoras) para determinar estos objetivos y competencias.
El impacto de esta medida en la reducción de las barreras para la formación en pymes y micropymes ha sido considerable. Entre sus ventajas, se encuentra el enfoque en mitigar barreras como la falta de tiempo, los costes financieros o la falta de capacidades.
Es el que ocurre de forma natural en el trabajo (a través de la experiencia diaria, la colaboración, la resolución de problemas...), sin programas estructurados, horarios ni métodos formales.