Les pimes i les micropimes s’enfronten a diverses barreres que dificulten la impartició de l’acció formativa. Entre aquestes, pel que fa a l’organització destaca l’elevat cost d’oportunitat que suposa el fet que una persona abandoni el seu lloc de treball, especialment quan és impossible substituir-la en la realització de les seves tasques a l’empresa.
Aquests costos d’oportunitat se sumen a altres costos directes i indirectes que les empreses assenyalen com a rellevants a l’hora de programar formació. Entre els primers destaquen els costos econòmics de la formació, que moltes vegades no queden coberts pel baix import del crèdit formatiu. A més a més, la càrrega burocràtica elevada de la gestió de la formació suposa un cost indirecte per a les empreses. Tot i que aquests aspectes no es tractaran en aquest mòdul, el mòdul introductori de la guia metodològica inclou informació sobre els aspectes normatius i de gestió de la formació bonificada.
Aquest mòdul se centra en l’organització de la formació per part de les empreses. De vegades, impartir la formació a les pimes i micropimes suposa una complicació organitzativa per a les empreses i per a les persones. Fins i tot quan s’han determinat de manera adequada les necessitats i es disposa dels continguts necessaris, sovint és difícil alliberar les persones durant l’horari laboral el temps necessari perquè rebin la formació.
Tot això pot fer que, davant d’aquestes dificultats, la decisió de programar la formació s’ajorni o es descarti, amb les conseqüències negatives que això comporta en termes de capital humà, productivitat i capacitats futures.
L’objectiu d’aquesta secció és presentar recomanacions, metodologies i alternatives per facilitar l’organització de la formació a les empreses.
En primer lloc, es presenten diverses alternatives organitzatives que permeten dur a terme la formació de les persones que treballen a l’empresa sense que això n’afecti l’activitat normal o, si no és possible, minimitzant el grau en què aquesta activitat es veu afectada. Per fer-ho, es tindran en compte els avantatges i els inconvenients de cada proposta, tenint en compte que totes poden requerir alguna mena d’ajust o contrapartida en l’organització del temps de treball.
Tot seguit, es descriuen diverses metodologies innovadores d’aprenentatge que van més enllà dels mètodes d’impartició tradicional i que afavoreixen que la formació s’organitzi de manera flexible i adaptada a la realitat de cada empresa. Finalment, es plantegen les formacions en línia i mixta com a fórmules alternatives per impartir formació.
Per poder organitzar la formació amb èxit dins l’empresa, un requisit és dur a terme una planificació adequada de les accions formatives. Aquesta planificació ha de tenir en compte aspectes com els següents:
Així, pel que fa a l’organització, distingim fonamentalment entre dues situacions diferents:
Quan és possible substituir les persones al seu lloc de treball, és possible dur a terme la formació fent rotacions: així, unes persones poden assistir a la formació mentre d’altres cobreixen les seves funcions de manera temporal i viceversa.
Aquesta manera d’organitzar la formació requereix, en tot cas, una planificació acurada i una escala suficient. Per exemple, cal que més d’una persona exerceixi la mateixa funció o que una altra es faci càrrec de les seves tasques durant el temps que duri la formació, almenys conjunturalment.
De vegades, en planificar la formació, es pot decidir enfocar-la a un departament, bé per motius de continguts (si la temàtica del curs és específica o de caràcter tècnic), bé per motius organitzatius.
De tota manera, quan això no és possible, perquè no és viable que la major part d’un departament s’absenti de la feina, una alternativa és configurar els grups entre persones de diferents departaments.
Això té com a avantatge que s’evita la situació anterior i que es poden cobrir les tasques dins de cada departament, però obliga que la formació sigui de caràcter més transversal, cosa que pot limitar la impartició de continguts més tècnics o específics.
De vegades, resulta impossible substituir les persones al seu lloc de treball,, per exemple, perquè no hi ha ningú que pugui assumir les seves tasques durant el temps que dura la formació. Aquesta situació comporta la necessitat de cercar alternatives organitzatives que minimitzin l’afectació a l’activitat de l’empresa.
Tot i això, cal tenir en compte que no sempre és possible programar la formació durant el temps de treball, situació que obliga a dur-la a terme fora de la jornada laboral.
Si es busca que la formació tingui lloc durant l’horari de treball, hi ha diverses opcions per compatibilitzar-la amb l’activitat de l’empresa:
De vegades, l’única opció disponible és impartir la formació fora de la jornada laboral: per exemple, a la tarda, si l’horari és al matí, o els caps de setmana.
En aquest cas, és fonamental que hi hagi un acord entre l’empresa i la persona treballadora per organitzar la formació fora de l’horari laboral. En particular, si la formació es planteja així, la persona treballadora té el dret de negar-s’hi, ja que l’assistència no és obligatòria. És a dir, que no es pot obligar una persona treballadora a assistir a un curs fora de l’horari laboral si no és d’impartició obligada, d’acord amb la legislació vigent i els convenis col·lectius.
A més a més, en cas que l’activitat formativa presencial no es pugui dur a terme a l’espai habitual del lloc de treball, l’empresa haurà d’assumir els costos associats tant a l’assistència com al desplaçament. També ha de compensar el temps de desplaçament i les hores en què el treballador hagi excedit la jornada en cas que la formació s’allargui més enllà del seu horari laboral. En altres paraules, el temps dedicat s’ha de compensar amb un temps de descans equivalent.
D’aquesta manera, es busca l’equilibri entre els objectius formatius i la disposició del temps lliure.
Una solució intermèdia és programar una part de la formació en horari laboral i la resta fora d’aquest. Per exemple, es pot iniciar la sessió abans que comenci la jornada laboral i finalitzar-la en horari de feina o viceversa (començar a última hora i fer servir un temps addicional fora de la jornada).
En aquesta secció es descriuen un conjunt de metodologies d’aprenentatge innovadores que van més enllà dels mètodes d’impartició tradicional i que afavoreixen que la formació s’organitzi de manera flexible i adaptada a la realitat de l’empresa.
Si bé són de naturalesa diversa, totes complementen l’enfocament presentat a la secció anterior, en qualsevol de les dues situacions analitzades, i s’orienten a solucionar o mitigar, de manera concreta, les barreres presentades.
Així doncs, algunes d’aquestes metodologies permeten mitigar la complexitat de substituir les persones treballadores (per exemple, portant la formació directament al lloc de treball), mentre que d’altres ajuden a conformar grups prou grans perquè impartir la formació sigui viable.
Combinar les diverses modalitats d’impartir la formació (presencial, en línia i mixta) permet augmentar la flexibilitat en l’organització i la planificació de les accions formatives.
A l’apartat anterior, ja s’han assenyalat els avantatges i les potencialitats d’eines com l’aula virtual o l’enregistrament de continguts (formació virtual asíncrona) per afavorir l’organització de la formació de manera flexible i adaptada a la realitat de cada empresa.
L’objectiu d’aquest apartat és presentar alternatives que, gràcies a aquestes modalitats de formació més flexibles, permetin a les empreses organitzar millor la formació.
La formació en línia permet a les persones avançar al seu ritme en l’horari que s’adapti millor a les seves necessitats (a la tarda, els caps de setmana, en estones lliures a la feina...). També ofereix una gran flexibilitat a les empreses: per exemple, no requereix conformar grups de participants i es pot implementar fins i tot en cas que hi hagi torns de treball.
Entre els avantatges, destaca que ofereix un grau elevat de flexibilitat. Per exemple, permet combinar formats breus (píndoles formatives) amb vídeos més llargs que exposin amb detall els continguts formatius. A més a més, facilita la incorporació d’eines d’avaluació (qüestionaris d’autoavaluació, proves teòriques, exercicis d’aplicació...) i materials addicionals o complementaris (bibliografia, resums...). Finalment, ofereix una gran flexibilitat en l’accés als continguts, no només des de l’ordinador, sinó també des d’altres dispositius, com ara el telèfon mòbil.
Per aprofitar tot el potencial d’aquesta modalitat, és fonamental posar èmfasi en els aspectes pedagògics i formatius, fomentar la interactivitat (per exemple, a través de fòrums de discussió amb la resta de les persones participants) i l’aplicació pràctica, i fins i tot oferir el suport d’una persona tutora, en funció de les necessitats.
Aquesta modalitat combina els avantatges de la formació presencial i en línia. Per exemple, es pot estructurar amb una introducció curta en modalitat presencial (o virtual sincrònica) per motivar les persones que hi participin i presentar els continguts formatius, seguida d’un mòdul o diversos en línia que es puguin seguir de manera asíncrona, i finalitzar amb una altra sessió presencial de tancament o avaluació. D’aquesta manera, es minimitza el temps presencial (com s’ha vist, difícil d’alliberar), però s’assegura un cert contacte directe.
Les persones treballadores amb un any d’antiguitat o més a l’empresa tenen dret a un permís retribuït de vint hores anuals de formació professional per a l’ocupació, vinculada a l’activitat de l’empresa, acumulables per un període de fins a cinc anys.
Formant grups petits i distribuint els horaris, amb suport puntual entre les persones d’un mateix equip.
De vegades, no és possible organitzar la formació durant l’horari laboral i l’única opció disponible és impartir-la fora d’aquest. En aquest cas, és fonamental que hi hagi un acord entre l’empresa i la persona treballadora, sempre recordant que no es pot obligar una persona treballadora a assistir a un curs fora de l’horari laboral si no és d’impartició obligatòria.
Els mateixos drets laborals que durant la feina: descansos, jornada màxima, condicions de seguretat...
Combinar les diverses modalitats d’impartir formació (presencial, en línia i mixta) permet augmentar la flexibilitat en l’organització i la planificació de les accions formatives. La formació en línia permet a les persones avançar al seu ritme en l’horari que s’adapti millor a les seves necessitats (a la tarda, els caps de setmana, en estones lliures a la feina...), mentre que la formació mixta (blended-learning) combina els avantatges de la formació presencial i en línia.