Las pymes y las micropymes se enfrentan a diversas barreras que dificultan la impartición de la acción formativa. Entre ellas, en cuanto a la organización destaca el elevado coste de oportunidad de que una persona abandone su puesto de trabajo, especialmente cuando es imposible sustituirla en la realización de sus tareas en la empresa.
Estos costes de oportunidad se suman a otros costes directos e indirectos que las empresas señalan como relevantes a la hora de programar formación. Entre los primeros destacan los costes económicos de la formación, que en muchas ocasiones no quedan cubiertos por el bajo importe del crédito formativo. Además, la elevada carga burocrática de la gestión de la formación supone un coste indirecto para las empresas. Si bien estos aspectos no se tratarán en este módulo, el módulo introductorio de la guía metodológica incluye información sobre los aspectos normativos y de gestión de la formación bonificada.
Este módulo se centra en la organización de la formación por parte de las empresas. En ocasiones, impartir la formación en las pymes y micropymes supone una complicación organizativa para las empresas y para las personas. Incluso cuando se han determinado de manera adecuada las necesidades y se dispone de los contenidos necesarios, a menudo resulta difícil liberar a las personas durante el horario laboral el tiempo necesario para que reciban la formación.
Todo esto puede llevar a que, ante estas dificultades, la decisión de programar la formación se posponga o se descarte, con las consecuencias negativas que esto conlleva en términos de capital humano, productividad y capacidades futuras.
El objetivo de esta sección es presentar recomendaciones, metodologías y alternativas para facilitar la organización de la formación en las empresas.
En primer lugar, se presentan diversas alternativas organizativas que permiten llevar a cabo la formación de las personas que trabajan en la empresa sin que esto afecte a su actividad normal o, si no es posible, minimizando el grado en el que esta actividad se ve afectada. Para ello, se tendrán en cuenta las ventajas y los inconvenientes de cada propuesta, teniendo en cuenta que todas pueden requerir algún tipo de ajuste o contrapartida en la organización del tiempo de trabajo.
A continuación, se describen varias metodologías innovadoras de aprendizaje que van más allá de los métodos de impartición tradicional y que favorecen que la organización de la formación se organice de manera flexible y adaptada a la realidad de cada empresa. Finalmente, se plantean las formaciones en línea y mixta como fórmulas alternativas para impartir formación.
Para poder organizar la formación con éxito dentro de la empresa, un requisito es llevar a cabo una adecuada planificación de las acciones formativas. Esta planificación debe tener en cuenta aspectos como los siguientes:
Así, en cuanto a la organización, distinguimos fundamentalmente entre dos situaciones distintas:
Cuando es posible sustituir a las personas en su puesto de trabajo, es posible llevar a cabo la formación haciendo rotaciones: así, unas personas pueden asistir a la formación mientras otras cubren sus funciones de manera temporal y viceversa.
Esta forma de organizar la formación requiere, en todo caso, una planificación cuidadosa y una escala suficiente. Por ejemplo, es necesario que más de una persona desempeñe la misma función o que otra se haga cargo de sus tareas durante el tiempo que dure la formación, al menos coyunturalmente.
En ocasiones, al planificar la formación, puede decidirse enfocarla a un departamento, bien por motivos de contenidos (porque la temática del curso sea específica o de carácter técnico), bien por motivos organizativos.
Sin embargo, cuando esto no es posible, porque no es viable que la mayor parte de un departamento se ausente de su puesto, una alternativa es configurar los grupos entre personas de distintos departamentos.
Esto tiene como ventaja que se evita la situación anterior y que se pueden cubrir las tareas dentro de cada departamento, pero obliga a que la formación sea de carácter más transversal, lo que puede limitar la impartición de contenidos más técnicos o específicos.
A veces, resulta imposible sustituir a las personas en su puesto de trabajo, por ejemplo, porque no existe quien pueda asumir sus tareas durante el tiempo que dura la formación. Esta situación conlleva la necesidad de buscar alternativas organizativas que minimicen la afectación a la actividad de la empresa.
Sin embargo, es necesario tener en cuenta que no siempre es posible programar la formación durante el tiempo de trabajo, situación que obliga a llevarla a cabo fuera de la jornada laboral.
Si se busca que la formación tenga lugar durante el horario de trabajo, existen diversas opciones para compatibilizarla con la actividad de la empresa:
En determinadas ocasiones, la única opción disponible es impartir la formación fuera de la jornada laboral: por ejemplo, por la tarde, si el horario es por la mañana, o en fines de semana.
En este caso, es fundamental que exista un acuerdo entre la empresa y la persona trabajadora para organizar la formación fuera del horario laboral. En particular, si la formación se plantea de esta manera, la persona trabajadora tiene el derecho a negarse, puesto que la asistencia no es obligatoria. Es decir, que no se puede obligar a una persona trabajadora a asistir a un curso fuera del horario laboral, si no es de obligada impartición, de acuerdo con la legislación vigente y los convenios colectivos.
Además, en el caso de que la actividad formativa presencial no pueda llevarse a cabo en el lugar habitual del puesto de trabajo, la empresa deberá asumir los costes asociados tanto a la asistencia como al desplazamiento. También deberá compensar el tiempo de desplazamiento y las horas en las que el trabajador haya excedido su jornada en caso de que la formación se alargue más allá de su horario laboral. En otras palabras, el tiempo empleado debe compensarse con tiempo de descanso equivalente.
De esta manera, se busca el equilibrio entre los objetivos formativos y la disposición del propio tiempo libre.
Una solución intermedia es programar parte de la formación en horario laboral y parte fuera de este. Por ejemplo, se puede iniciar la sesión antes de que empiece la jornada laboral y finalizarla en horario de trabajo o viceversa (empezar a última hora y utilizar un tiempo adicional fuera de la jornada).
En esta sección se describen un conjunto de metodologías innovadoras de aprendizaje que van más allá de los métodos de impartición tradicional y que favorecen que la formación se organice de manera flexible y adaptada a la realidad de la empresa.
Si bien son de naturaleza diversa, todas complementan el enfoque presentado en la sección anterior, en cualquiera de las dos situaciones analizadas, y se orientan a solucionar o mitigar, de manera concreta, las barreras presentadas.
Así pues, algunas de estas metodologías permiten mitigar la complejidad de sustituir a las personas trabajadoras (por ejemplo, llevando la formación directamente a su lugar de trabajo), mientras que otras ayudan a conformar grupos suficientemente grandes para que impartir la formación sea viable.
Combinar las diversas modalidades de impartir la formación (presencial, en línea y mixta) permite lograr una mayor flexibilidad en la organización y la planificación de las acciones formativas.
En el apartado anterior, ya se han señalado las ventajas y potencialidades de herramientas como el aula virtual o la grabación de contenidos (formación virtual asíncrona) para favorecer la organización de la formación de manera flexible y adaptada a la realidad de cada empresa.
El objetivo de este apartado es presentar alternativas que, apoyándose en estas modalidades de formación más flexibles, permitan a las empresas organizar mejor la formación.
La formación en línea permite a las personas avanzar a su ritmo en el horario que mejor se adapte a sus necesidades (por la tarde, los fines de semana, en ratos libres en el trabajo...). También ofrece una gran flexibilidad a las empresas: por ejemplo, no requiere conformar grupos de participantes y se puede implementar incluso en el caso de que existan turnos de trabajo.
Entre sus ventajas, destaca que ofrece un grado elevado de flexibilidad. Por ejemplo, permite combinar formatos breves (píldoras formativas) con vídeos más largos que expongan con detalle los contenidos formativos. Además, facilita la incorporación de herramientas de evaluación (cuestionarios de autoevaluación, pruebas teóricas, ejercicios de aplicación...) y materiales adicionales y/o complementarios (bibliografía, resúmenes...). Finalmente, ofrece una gran flexibilidad en el acceso a los contenidos, no solo desde el ordenador, sino también desde otros dispositivos, como el teléfono móvil.
Para aprovechar todo el potencial de esta modalidad, es fundamental poner énfasis en los aspectos pedagógicos y formativos, fomentar la interactividad (por ejemplo, a través de foros de discusión con el resto de las personas participantes) y la aplicación práctica, e incluso ofrecer el apoyo de una persona tutora, en función de las necesidades.
Esta modalidad combina las ventajas de la formación presencial y en línea. Por ejemplo, se puede estructurar con una introducción corta en modalidad presencial (o virtual sincrónica) para motivar a las personas que participen y presentar los contenidos formativos, seguida de uno o varios módulos en línea que se puedan seguir de manera asíncrona, y finalizar con otra sesión presencial de cierre o evaluación. De esta manera, se minimiza el tiempo presencial (como se ha visto, difícil de liberar), pero se asegura cierto contacto directo.
Los trabajadores con al menos un año de antigüedad en la empresa tienen derecho a un permiso retribuido de veinte horas anuales de formación profesional para el empleo, vinculada a la actividad de la empresa, acumulables por un periodo de hasta cinco años.
Formando grupos pequeños y distribuyendo los horarios, con apoyo puntual entre las personas de un mismo equipo.
En ocasiones, no es posible organizar la formación durante el horario laboral y la única opción disponible es impartirla fuera de este. En este caso, es fundamental que exista un acuerdo entre la empresa y la persona trabajadora, siempre recordando que no se puede obligar a una persona trabajadora a asistir a un curso fuera del horario laboral si no es de obligada impartición.
Los mismos derechos laborales que durante el trabajo: descansos, jornada máxima, condiciones de seguridad...
Combinar las diversas modalidades de impartir formación (presencial, en línea y mixta) permite lograr una flexibilidad mayor en la organización y la planificación de las acciones formativas. La formación en línea permite a las personas avanzar a su ritmo en el horario que mejor se adapte a sus necesidades, mientras que la formación mixta combina las ventajas de la formaciones presenciales y en línea.