Te damos la bienvenida a esta guía metodológica dirigida a las micropymes y pymes para facilitar el acceso al crédito de la formación programada por las empresas del Consorci per a la Formació Contínua de Catalunya (CFCC).
Esta guía tiene como objetivo que las pymes y micropymes catalanas de cualquier sector económico identifiquen sus necesidades formativas y diseñen un plan formativo que se adapte a su realidad.
Ha sido elaborada a partir de la identificación de las principales barreras a las que se enfrentan las empresas a la hora de programar su formación, de la revisión del marco normativo, de los análisis estadísticos disponibles, del aprendizaje de las mejores prácticas internacionales y de la participación en diversos grupos de enfoque de empresas, entidades e instituciones, a las que agradecemos sus valiosas aportaciones.
Para contrastar y validar la información sobre barreras a la formación, instrumentos y enfoques, así como para recopilar documentación adicional que ayudara a elaborar la guía metodológica, se constituyeron cuatro grupos focales:
Dos con agentes relevantes (stakeholders) en el ámbito de la formación programada por las empresas (organizaciones empresariales y sindicales, empresas de formación, personas expertas y académicas, y representantes del CFCC y de FUNDAE).
Otros dos con empresas pequeñas y medianas y micropymes de los distintos sectores de actividad.
A lo largo de la guía encontrarás herramientas prácticas que te guiarán paso a paso, desde el diagnóstico inicial para conocer las necesidades de cada empresa hasta la puesta en marcha de las acciones formativas.
Está organizada de manera modular, lo que significa que puedes avanzar a tu propio ritmo y escoger las secciones que más necesite tu empresa, e incluye herramientas para detectar necesidades formativas, ejemplos prácticos, metodologías accesibles, apoyo para diseñar e implementar el plan formativo, y recursos sobre aprendizaje no formal, motivación y colaboración con otras empresas y agentes.
Barreras a la formación programada
En ocasiones, las empresas quieren llevar a cabo acciones formativas para las personas trabajadoras, pero se enfrentan a barreras y dificultades. Este problema es especialmente grave en el caso de la formación programada por las empresas.
¿Qué barreras comunes suelen encontrar las empresas respecto a la formación programada?
Preguntas frecuentes sobre gestión de la formación programada
Si bien hemos señalado todas las barreras que suponen grandes dificultades a la hora de iniciar formación programada, las tres primeras (la elevada carga burocrática, los costes y el bajo importe del módulo formativo) no se tratan en detalle en esta guía metodológica.
No obstante, aquí se resuelven algunas preguntas frecuentes sobre la normativa asociada a la formación programada por las empresas y varios aspectos relacionados con la gestión.
Es una modalidad de formación profesional para el empleo, pensada para responder de forma rápida a las necesidades tanto de las personas trabajadoras como del entorno productivo.
Se rige por la Ley 30/2015, de 9 de septiembre, en la que se regula el Sistema de Formación Profesional para el empleo en el ámbito laboral, y por su normativa de desarrollo.
- Atender las
- Las personas asalariadas de las empresas.
- Las personas con contrato fijo-discontinuo durante periodos sin actividad.
- Las personas que, mientras participan en la formación, entren en situación de desempleo.
- Las personas afectadas por expedientes de regulación temporal de empleo (ERTE) durante su periodo de suspensión.
Las acciones formativas deben desarrollarse con flexibilidad, tanto en sus contenidos como en los horarios, para responder de forma ágil a las necesidades reales de cada organización.
- Se financia con el crédito de formación del que disponen las empresas.
- Cada acción formativa debe tener una duración mínima de dos horas.
- No puede superar las ocho horas por día (salvo que se realice en una única jornada).
- En formación presencial, es obligatorio utilizar el modelo de control de asistencia. En la modalidad en línea, las plataformas deben contar con sistemas que registren la actividad de cada persona participante.
Las empresas pueden encargarse directamente de organizar la formación de sus personas trabajadoras utilizando sus propios recursos o contratando a profesionales o entidades externas para llevarla a cabo.
Las empresas también pueden solicitar a otras entidades que se encarguen de organizar la formación:
- Organizaciones empresariales.
- Organizaciones sindicales.
- Estructuras paritarias en el ámbito de la negociación colectiva.
- Asociaciones de personas trabajadoras autónomas.
- Asociaciones de la economía social.
- Otras entidades externas (entidades de formación acreditadas).
Cada año, las empresas cuentan con un crédito de formación, que es el presupuesto destinado a cubrir los costes de la formación de las personas trabajadoras. La cantidad de este crédito depende del importe que la empresa haya cotizado el año anterior en la Seguridad Social en concepto de formación profesional y de la plantilla media de la empresa, según lo que establece la ley.
Las empresas con menos de 50 personas trabajadoras pueden guardar su crédito de formación de un año y sumarlo al de los dos años siguientes. Así, podrán organizar acciones formativas de mayor duración o para más personas. Solo deben informar de esta decisión siguiendo las indicaciones y dentro de los primeros meses del año.
Nota: Haz clic en la tarjeta para mostrar la información.
Puedes consultar el dosier temático del Consorci per a la Formació Contínua de Catalunya aquí.
Introducción
En ocasiones, muchas organizaciones, especialmente las pequeñas y medianas empresas (pymes) y las micropymes, no identifican con claridad sus necesidades formativas. Esto se traduce en un bajo uso de herramientas específicas para detectar estas necesidades, lo que tiene un impacto significativo: las pymes y micropymes suelen presentar tasas de formación mucho más bajas que las grandes empresas.
La orientación profesional permite alinear las competencias de las personas trabajadoras con los requerimientos actuales y futuros del entorno laboral: es un puente entre las capacidades individuales y las necesidades estratégicas de las empresas. Sin embargo, cuando no se implementan procesos de orientación adecuados, las empresas enfrentan un déficit en la detección de necesidades formativas, lo que perjudica tanto a la propia empresa como al desarrollo profesional de sus equipos.
La orientación profesional no solo responde a las necesidades actuales, sino que anticipa las necesidades futuras.
A continuación, encontrarás diversas herramientas y metodologías para llevar a cabo la orientación profesional en tu empresa, con el fin de que te sirvan de base para programar acciones de formación.
Herramientas y metodologías
Existen distintas herramientas y metodologías para facilitar los procesos de orientación laboral de tu empresa a las personas trabajadoras. Son útiles para identificar, de forma más precisa, las necesidades formativas de las personas participantes.
Así, tu empresa podrá:
- Analizar las ocupaciones y competencias para identificar y definir los puestos de trabajo, y vincularlos con las habilidades asociadas a ellos o requeridas por la empresa, y posteriormente utilizar las restantes herramientas en función de las necesidades detectadas en el análisis inicial.
- Hacer un análisis inicial de ocupaciones y competencias que defina las competencias requeridas para luego aplicar, de manera lineal, las restantes herramientas (de lo general a lo particular).
- Optar por un enfoque circular (o cíclico) que, partiendo del análisis de ocupaciones y competencias, aplique las tres herramientas y, al finalizar, vuelva al inicio.
Recursos adicionales
Las herramientas y metodologías anteriores son solo una parte de los recursos de orientación disponibles. Aquí encontrarás recursos adicionales para llevar a cabo la orientación profesional o para anticiparte a las necesidades futuras del mercado de trabajo.
El programa Projecta’t impulsa actuaciones de orientación y de prospección dirigidas a personas ya ocupadas, para acompañarlas en su proceso de adaptación hacia los cambios de los sectores productivos y del propio puesto de trabajo, bien sea para promocionar o para cambiar de sector o de ocupación.
El Consorci per a la Formació Contínua de Catalunya elabora informes sectoriales que analizan la situación actual, las tendencias, los puestos de trabajo más difíciles de cubrir y la formación existente en los 26 subsectores FPCAT. Estos informes resultan muy útiles para diseñar la estrategia formativa de tu empresa y para conocer los retos y las demandas de tu sector.
Encontrarás todos los informes sectoriales y los informes de perfiles competenciales aquí.
El Observatorio de las Ocupaciones del SEPE analiza la situación, las tendencias y las necesidades formativas del mercado laboral.
- Se encarga de la prospección y detección de necesidades formativas del sistema productivo con el fin de detectar posibles carencias formativas y anticiparse a ellas.
- De cada ocupación analizada, presenta las necesidades de formación en competencias técnico-profesionales, junto con las necesidades en competencias de idiomas, digitales y personales.
En Francia existen varios instrumentos relacionados con la orientación profesional:
- Balance intermedio de situación profesional. Diagnóstico de las habilidades profesionales de una persona trabajadora para determinar sus necesidades de formación. Cualquier persona con al menos dos años de antigüedad en la empresa puede solicitarlo; se renueva cada cinco años.
- Entrevista en mitad de la trayectoria profesional. En ella se informa sobre el derecho a una evaluación intermedia de su situación profesional, de sus habilidades o de las posibilidades de acceso a la profesionalización.
Para más información pincha aquí.
Introducción
Una vez identificadas las necesidades formativas, el siguiente paso es encontrar los contenidos que les den respuesta para traducirlas en acciones formativas concretas. Una elección adecuada de los contenidos ayudará a que la formación sea relevante, atractiva y efectiva para las personas participantes; así se evita el desinterés y el uso ineficiente de recursos.
Sin embargo, estos contenidos o acciones formativas quizá solo se ajusten parcialmente a las necesidades detectadas. En este caso, habrá que adaptarlos a las necesidades concretas de tu empresa. Por ejemplo, las acciones formativas que se ofrecen pueden resultar demasiado genéricas. Incluso, puede ser que los contenidos no estén disponibles, de modo que haya que diseñarlos desde cero.
Tanto si tu empresa necesita identificar contenidos formativos a partir de las necesidades formativas ya detectadas como si requiere adaptar o diseñar la formación, este módulo ofrece herramientas y metodologías útiles.
Herramientas y metodologías
Existen diversas herramientas para identificar objetivos de aprendizaje a partir de competencias, así como metodologías para elaborar programas formativos y evaluar objetivos de aprendizaje.
Implementación
Diseñar o adaptar contenidos formativos no es solo una cuestión técnica, también es una intervención pedagógica estratégica que influye directamente en la calidad del aprendizaje y en la mejora del desempeño profesional.
Una buena implementación se caracteriza por ser:
La implementación se puede abordar desde dos frentes: el diseño desde cero y la adaptación de contenidos existentes. Es importante tener en cuenta que ambos requieren planificación, conocimiento pedagógico y criterios técnicos.
En el caso del diseño de contenidos formativos, el esquema sería el siguiente:
La adaptación se da hace cuando ya existen contenidos, pero es necesario ajustarlos a una nueva realidad. Esta estrategia es útil cuando se parte de materiales estándar, genéricos o diseñados para otro público o sector.
Insertar ejemplos, casos o terminología de la empresa, por ejemplo, en un curso genérico.
Si el contenido es demasiado amplio o complejo para las necesidades de la empresa y las personas trabajadoras se puede reducir a lo esencial o adaptar su nivel de dificultad o de detalle.
En ocasiones, el contenido es demasiado genérico, por lo que se deberán desarrollar materiales con un mayor nivel de detalle o de profundidad.
Las pymes y las micropymes se enfrentan a diversas barreras que dificultan impartir la acción formativa. Entre ellas, en cuanto a la organización, destaca el elevado coste de oportunidad de que una persona abandone su puesto de trabajo, especialmente cuando es imposible sustituirla en su tarea en la empresa.
En ocasiones, impartir la formación en las pymes y micropymes supone una complicación organizativa para las empresas y para las personas. Incluso cuando se han determinado de manera adecuada las necesidades y se dispone de los contenidos necesarios, a menudo resulta difícil liberar a las personas durante el horario laboral el tiempo necesario para que reciban la formación.
Ante estas dificultades, es posible que la decisión de programar la formación se posponga o se descarte, con las consecuencias negativas que esto conlleva en términos de capital humano, productividad y capacidades futuras.
Este módulo se centra en la organización de la formación por las empresas. Su objetivo es presentar recomendaciones, metodologías y alternativas para facilitarles esta labor a las empresas.
En primer lugar, se presentan alternativas organizativas para desarrollar la formación de las personas que trabajan en la empresa sin que se vea afectada su actividad normal o, si no es posible, minimizando la repercusión. Para ello, se tendrán en cuenta las ventajas y los inconvenientes de cada propuesta, considerando que todas pueden requerir algún tipo de ajuste o contrapartida en la organización del tiempo de trabajo.
En segundo lugar, se describen varias metodologías innovadoras de aprendizaje que trascienden los métodos de impartición tradicional y que favorecen que la formación se organice de manera flexible y adaptada a la realidad de cada empresa. Por último, se plantean las formaciones en línea y mixta como fórmulas alternativas.
Las personas trabajadoras con al menos un año de antigüedad en la empresa tienen derecho a un permiso retribuido de 20 horas anuales de formación profesional para el empleo, vinculada a la actividad de la empresa, acumulables por un periodo de hasta cinco años.
¿Cómo organizar la formación dentro de la empresa?
Para organizar la formación con éxito dentro de la empresa, un requisito es llevar a cabo una adecuada planificación de las acciones formativas. Esta planificación debe tener en cuenta aspectos como los siguientes:- La duración de la acción formativa.
- Las posibilidades de sustituir a los miembros del equipo en su puesto de trabajo.
- El tamaño de los grupos.
Así, en cuanto a la organización, distinguimos fundamentalmente entre dos situaciones distintas:
Cuando es posible sustituir a las personas en su puesto de trabajo, una forma es hacer rotaciones: así, unas asisten a la formación mientras otras cubren sus funciones de manera temporal, y viceversa.
Esta forma requiere, en todo caso, una planificación cuidadosa y una escala suficiente. Por ejemplo, es necesario que más de una persona desempeñe la misma función o que otra se haga cargo de sus tareas mientras dure la formación, al menos, coyunturalmente.
A veces, resulta imposible sustituir a las personas en su puesto de trabajo, porque no existe quien asuma sus tareas durante el tiempo que dura la formación, por ejemplo. Esta situación conlleva buscar alternativas que minimicen la afectación a la actividad de la empresa.
Sin embargo, es necesario tener en cuenta que no siempre es posible programar la formación durante el tiempo de trabajo, lo que obliga a llevarla a cabo fuera de la jornada laboral.
En este caso, es fundamental un acuerdo entre la empresa y la persona trabajadora, dado que tiene derecho a negarse si la asistencia no es obligatoria. Es decir, que no se puede obligar a nadie a asistir a un curso fuera del horario laboral si no es de obligada impartición, de acuerdo con la legislación vigente y los convenios colectivos.
Además, si la actividad formativa presencial no se lleva a cabo en el lugar habitual del puesto de trabajo, la empresa deberá asumir los costes asociados a la asistencia y al desplazamiento. También deberá compensar el tiempo de desplazamiento y las horas en las que se haya excedido la jornada laboral. El tiempo empleado deberá compensarse con tiempo de descanso equivalente.
Metodologías que favorecen impartir la formación
En esta sección se describen un conjunto de metodologías innovadoras de aprendizaje que mejoran los métodos de impartición tradicional y favorecen que la formación se organice de manera flexible y adaptada a la realidad de la empresa.
Si bien son de naturaleza diversa, todas complementan el enfoque presentado en la sección anterior, en cualquiera de las dos situaciones analizadas, y se orientan a solucionar o mitigar, de manera concreta, las potenciales barreras.
Así pues, algunas de estas metodologías permiten mitigar la complejidad de sustituir a las personas trabajadoras (por ejemplo, llevando la formación a su lugar de trabajo), mientras que otras ayudan a conformar grupos de tamaño suficiente para que impartir la formación sea viable.
Sesiones en tiempo real por videoconferencia, cada una de duración breve (aproximadamente 1 hora), que se pueden programar en momentos de baja carga de trabajo o por turnos. Las sesiones pueden grabarse, lo que permite una mayor flexibilidad y adaptación al tiempo de trabajo.
Ejercicios que recrean tareas o escenarios reales. Permiten la formación durante la jornada laboral en grupos pequeños y con duraciones relativamente breves.
Formación en la que se integra el aprendizaje mientras se trabaja (aprender haciendo tareas reales) con el apoyo de una persona experta (mentora o referente) interna.
Píldoras formativas muy breves (por ejemplo, de duración inferior a 10 minutos), virtuales y asíncronas. No requieren conformar grupos y ofrecen máxima flexibilidad para la formación durante el horario laboral.
Vídeos de duración breve, virtuales y asíncronos, a partir de sesiones presenciales. Permiten acceder a la formación con flexibilidad durante el horario laboral, especialmente para quienes no han podido asistir en tiempo real.
Modalidad de aprender haciendo basada en diseñar la formación como una mejora u optimización de un proceso, que genera más productividad una vez implantada. Permite la formación durante el horario laboral en grupos reducidos.
En caso de formaciones esenciales y no aplazables, una idea es subcontratar parte de la producción para liberar tiempo y que determinadas personas puedan asistir. En este caso, la sustitución de la persona es explícita, pero planificada y temporal. No es una alternativa habitual.
La formación se incorpora (en formatos de corta duración) en procesos ya existentes, como reuniones de equipo, sesiones informativas, etc. De esta manera, si ya se prevén estos espacios, se pueden aprovechar para programar la formación.
La formación en línea y mixta
Combinar las diversas modalidades de formación (presencial, en línea y mixta) ofrece una mayor flexibilidad en la organización y la planificación de las acciones formativas.
La formación en línea posibilita que las personas avancen a su ritmo en el horario que mejor se adapte a sus necesidades (por la tarde, los fines de semana, en ratos libres en el trabajo...). También ofrece una gran flexibilidad a las empresas: no requiere conformar grupos de personas participantes y se puede implementar incluso en el caso de que existan turnos de trabajo.
Esta modalidad combina las ventajas de la formación presencial y en línea. Un ejemplo es estructurar una introducción corta en modalidad presencial (o virtual sincrónica) con el fin de motivar a las personas a participar y presentar los contenidos formativos, seguida de uno o varios módulos en línea, que se puedan seguir de manera asíncrona, y finalizar con otra sesión presencial de cierre o evaluación. De esta manera, se minimiza el tiempo de presencia (difícil de liberar), pero se asegura cierto contacto directo.
Una de las barreras más frecuentes que encuentran las empresas, especialmente las pequeñas y medianas (pymes) y las microempresas, al programar formación es la falta de motivación o interés, tanto de las personas trabajadoras como de la propia empresa.
A veces, incluso cuando existe inicialmente interés por formarse, se produce una brecha entre la demanda y la participación real: la acción formativa se programa, pero algunas personas no asisten, ya sea por falta de tiempo (por ejemplo, por dificultades para compaginarla con la carga de trabajo) o por pérdida de interés (por ejemplo, porque la formación ofertada no es exactamente la esperada o porque surgen otras prioridades).
Además, muchas empresas continúan percibiendo la formación como un gasto más que como una inversión, lo que se traduce en la falta de planes de formación o en iniciativas poco adecuadas. En este sentido, es importante poner de relieve los beneficios (tanto tangibles como intangibles) que la formación aporta a las empresas a través de la sensibilización y de mostrar pruebas de su utilidad.
Así pues, este módulo incluye diversas medidas para incrementar la demanda de formación dentro de la empresa haciendo visibles sus ventajas individuales y organizativas, así como estrategias para reducir el desfase entre el interés mostrado en formarse y la participación efectiva en las acciones formativas.
Asimismo, para evitar la brecha formativa que existe en función del nivel educativo previo (es habitual que demanden más formación y que se formen más quienes más educación previa tienen), se recogen varias acciones para incentivar a las personas trabajadoras de menor nivel educativo a formarse.
Los beneficios de la formación
Mayor productividad y competitividad
Mayor crecimiento e innovación
Mayor capacidad para retener y motivar al personal
Mayor movilidad dentro de la empresa
Mayor estabilidad en el empleo
Posibilidad de impacto positivo en el salario
La formación permite afrontar los desajustes entre las competencias requeridas y las existentes, tanto de las personas que ya están en la empresa como de las que se incorporan. Además, es crucial para ajustar las habilidades de la plantilla a las necesidades de la empresa y, en términos más generales, al contexto económico.
Sin embargo, para que estas oportunidades se hagan realidad, es importante que las empresas sean conscientes de sus beneficios.
Herramientas y recursos
Existe un amplio abanico de medidas implementables con el objetivo de evidenciar los beneficios de la formación y reducir la brecha existente entre la demanda y la participación efectiva.
En este módulo, nos centraremos en estrategias relacionadas con la sensibilización, la comunicación y la puesta en valor de los beneficios que tiene llevar a cabo la formación en el marco de la empresa.
Muchas veces, la falta de motivación se debe al desconocimiento de los beneficios que aporta la formación, tanto para la empresa como para las personas empleadas. Por tanto, es útil desarrollar campañas internas de sensibilización para compartir datos y ejemplos que demuestren su impacto positivo.
Es recomendable que el plan de formación forme parte de la estrategia de la empresa y cuente con el respaldo expreso de la dirección. En la práctica, esto implica comunicar claramente a las personas trabajadoras por qué se organiza determinada capacitación y cómo se alinea con los objetivos empresariales.
Si una persona solicita un curso, la empresa puede formalizar su apoyo (financiación, tiempo libre…) a cambio del compromiso de finalizarlo. También cabe establecer la figura de persona tutora o supervisora que lleve un seguimiento de la formación o establecer hitos intermedios y reconocer los logros parciales.
Implementar pequeños incentivos animará a las personas trabajadoras. Un ejemplo es incorporar objetivos de formación en el plan anual de desarrollo profesional, de modo que completar una determinada cantidad de horas de formación al año sea un objetivo evaluable. Otro ejemplo es vincular la participación en cursos con decisiones de promoción, mejora salarial u otras cuestiones similares.
Para medir datos concretos del retorno de la inversión o del impacto de la formación es útil recoger indicadores antes y después que evidencien los cambios positivos que se hayan generado.
Evitar las brechas de formación
Es habitual observar una relación positiva entre el nivel educativo y la formación, como señalan los estudios especializados y los principales organismos nacionales e internacionales. Así, las personas con mayor nivel educativo tienden a formarse más y a demandar más formación.
Con el objetivo de evitar que determinados grupos de personas (principalmente aquellas con menor nivel educativo) queden fuera de la formación y caigan en una trampa de bajas habilidades, con oportunidades limitadas de desarrollo profesional, es necesario contar con metodologías y actuaciones que faciliten su acceso a la formación.
En este sentido, la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE) ha identificado diversas acciones para incentivar a las personas de menor nivel educativo a formarse.
Es recomendable aprovechar el lugar de trabajo para promover la formación de manera activa, ya que es allí donde se identifican las necesidades formativas y se participa en los cursos.
El papel de los agentes sociales ayuda a mitigar esta situación, por ejemplo, mediante puntos de información sobre acciones formativas, catálogos actualizados de cursos seleccionados o asesoramiento y apoyo de personas expertas en el sector.
Determinados colectivos necesitan apoyo para identificar sus necesidades de formación y para conocer las acciones formativas más adecuadas para cubrirlas. Además, requieren información sobre las barreras a las que se enfrentan a la hora de formarse, ya sea en términos de tiempo, coste o conciliación, por ejemplo.
Está ampliamente demostrado que la orientación profesional es más efectiva cuando es integral. Sin embargo, esto requiere recursos, tiempo y formación suficientes para proporcionar asistencia individualizada a cada persona.
Las personas trabajadoras aprenden mejor cuando la formación se organiza en un contexto determinado (por ejemplo, en el puesto de trabajo) y cuando es de carácter práctico y está orientada a la resolución de problemas.
Es muy útil enmarcar la formación de habilidades básicas y digitales en el entorno laboral de manera que se relacione con el contexto laboral de las personas participantes. Por otro lado, se debe garantizar que la metodología de aprendizaje sea apropiada, por ejemplo, a través de la gamificación o proporcionando apoyo adicional cuando sea necesario.
Algunas personas con bajos niveles de cualificación cuentan con una amplia experiencia profesional que conlleva competencias valiosas. Reconocer estas competencias a través de procesos de validación y certificación beneficia tanto a las personas trabajadoras como a las empresas.
En el módulo correspondiente al aprendizaje no formal, se revisan las opciones de reconocimiento y acreditación de competencias profesionales.
Los programas de formación modular ofrecen un aprendizaje más flexible en el tiempo y una mayor capacidad para configurar contenidos e itinerarios personalizados. A diferencia de los programas tradicionales, con la estructura por módulos es posible adquirir y certificar objetivos específicos sin necesidad de completar el programa. Además, la acumulación de módulos posibilita obtener certificaciones completas.
Es necesario introducir la adecuada flexibilidad para que las personas trabajadoras participen en acciones formativas en su contexto laboral y personal.
Estas personas pueden, por iniciativa propia, solicitar a su empresa un permiso individual de formación, que permite la financiación de los costes salariales de un máximo de 200 horas laborales por curso académico o año natural, según el caso.
El aprendizaje no formal es aquel que ocurre de manera natural en el puesto de trabajo, a través de la experiencia diaria, la colaboración entre pares, la resolución de problemas cotidianos y la transmisión espontánea de conocimientos. A diferencia del aprendizaje formal, no está institucionalizado, ni se basa en métodos de enseñanza bien definidos, horarios ni requisitos de admisión.
Según datos de la OCDE, el aprendizaje informal supone más del 70 % del tiempo total de aprendizaje en las empresas.
En las pymes y micropymes, donde a menudo es complejo programar actividades de aprendizaje formal, el aprendizaje no formal desempeña un papel aún más importante para el desarrollo de competencias, conocimientos y habilidades.
No obstante, este tipo de aprendizaje suele estar marcado por un elevado desconocimiento de su existencia, tanto de las personas como de la propia empresa (es decir, pueden no ser conscientes de que se está produciendo). También se caracteriza por una falta de sistematización y reconocimiento: como se produce de forma no estructurada, pasa desapercibido para la empresa y no se registra ni se valora adecuadamente.
Por ello, identificar y potenciar el aprendizaje no formal, integrándolo en el plan formativo de la empresa, ofrece importantes ventajas en términos de sistematización (se puede planificar de forma estructurada y estratégica), de reconocimiento e incluso de acreditación. Sin embargo, aumentar la participación en el aprendizaje no formal requiere crear un entorno laboral que lo fomente y valore, además de contar con actitudes positivas de la dirección y con un cierto grado de institucionalización para facilitar un entorno de aprendizaje.
Este módulo contiene herramientas y metodologías para sistematizar y reconocer estas actividades formativas no formales a través de figuras clave como las siguientes:
- La persona mentora.
- La persona tutora de empresa.
- Las personas formadoras internas.
El objetivo es integrar el aprendizaje no formal dentro del programa de formación de la empresa para aprovechar al máximo su valor y sus beneficios.
Tipos de aprendizaje no formal
En las empresas se producen diversas formas de aprendizaje no formal, que se pueden agrupar en tres grandes tipos:
Aprender haciendo (learning by doing)
Las personas trabajadoras aprenden haciendo cuando se enfrentan a nuevas situaciones y problemas, tanto en su puesto de trabajo como en otros puestos (por ejemplo, mediante rotaciones laborales).
Aprender de otras personas (learning from others)
También pueden aprender de personas con más experiencia, observando o preguntando a sus pares o participando en sesiones de intercambiar información o de compartirla.
Mantenerse al día de nuevos productos y servicios
Finalmente, pueden mantenerse al día de nuevos productos y servicios tanto dentro como fuera de la empresa, lo que les permite actualizar sus conocimientos de forma constante.
Sin embargo, estas oportunidades de aprendizaje no se dan de manera homogénea entre las empresas, sino que dependen de varios factores:
- Del sector de actividad de la empresa.
- Del grado de autonomía de las personas trabajadoras.
- Del nivel educativo de las personas trabajadoras.
- Muy especialmente, del tamaño de la empresa.
En particular, el aprendizaje no formal es más fácil de implementar en las empresas de mayor tamaño que en las empresas más pequeñas. Sin embargo, existe una serie de herramientas y recursos (los programas de mentoría, tutoría o coaching o la creación de espacios de colaboración) para integrar, de manera adaptada y efectiva, este tipo de aprendizaje dentro del programa de formación de las pymes y micropymes.
Herramientas y recursos
Personas mentoras, tutoras y expertas internas
Una forma de sistematizar el aprendizaje de otras personas es el emparejamiento con compañeras o compañeros (pares) con más experiencia a través de mentorías, trabajo bajo supervisión o sesiones de coaching y tutoría.
Entre los beneficios de estas prácticas, se encuentra la posibilidad de compartir las habilidades, los conocimientos y la experiencia con personas más jóvenes. Además, está ampliamente demostrado que no solo son un mecanismo de apoyo para los programas de formación, sino que también repercuten positivamente:
- Mejoran la productividad.
- Aumentan la satisfacción en el trabajo.
- Fortalecen el compromiso con la organización.
- Favorecen la retención del talento.
Es importante conocer las diferencias entre las distintas figuras existentes, así como sus distintos enfoques de aprendizaje, más o menos formales:
La mentoría es el proceso de relación profesional en el que una persona con más experiencia y conocimientos (mentora) apoya, orienta y guía a otra con menos experiencia (mentorizada) para ayudarla en su desarrollo profesional y personal. Tiene, por tanto, un enfoque más de acompañamiento profesional que formativo, por lo que es una figura típicamente asociada al aprendizaje no formal.
Esta figura se encuentra vinculada al ámbito de la formación profesional (y regulada en su normativa específica). Se encarga de acoger y tutelar a la persona en formación, asegurar la ejecución del plan formativo previsto e informar y valorar la adquisición de los resultados de aprendizaje, entre otros cometidos, en el marco de un contrato de formación en alternancia.
Es la encargada de impartir la formación a otras personas de la empresa, en el caso de que esta se lleve a cabo de forma interna (es decir, cuando la persona formadora pertenece a la propia empresa). Su tarea es, por tanto, de aprendizaje formal.
A la hora del aprendizaje a través del emparejamiento, el primer paso es detectar a personas con amplia experiencia o habilidades clave según las necesidades formativas de la empresa y asignarles, en cada caso, el rol correspondiente.
Posteriormente, se planificarán las actuaciones que se llevarán a cabo, dependiendo de cada figura, en el marco del plan de formación de la empresa.
Su objetivo es guiar a otras menos experimentadas, ya sea de forma estructurada (programas de mentoría) o no estructurada (resolviendo dudas en el día a día). Establecer un programa de mentorías interno, con objetivos claros, convertirá situaciones informales en oportunidades de aprendizaje estructuradas.
Designar personas tutoras en la empresa es otra medida efectiva: guían el proceso formativo en el puesto de trabajo de las nuevas incorporaciones, se aseguran de que adquieren las competencias necesarias y de que se integran en la cultura organizativa. Deben contar con la formación o experiencia adecuadas para tales tareas y se encargan de dar seguimiento al plan formativo individual en la empresa según lo previsto en el acuerdo de cooperación concertado con el centro o la entidad formativa.
Si lo que se desea es programar e impartir formación con alguien de la propia empresa, se puede recurrir a la figura de la persona formadora interna. Si bien este caso está fuera del ámbito del aprendizaje no formal, es importante conocer las posibilidades que ofrece en el marco de la formación bonificada.
El contrato de formación en alternancia da derecho, durante su vigencia (incluidas sus prórrogas), a una bonificación de 91 euros/mes. Además, da derecho a una bonificación de 28 euros/mes en las cuotas de la persona trabajadora a la Seguridad Social.
Existe una bonificación adicional para financiar los costes de tutorización de la empresa por un importe máximo de 1,5 euros por persona y hora de tutoría, con un máximo de 40 horas por mes y persona.
En las empresas de menos de cinco personas trabajadoras, el importe máximo es de 2 euros por persona y hora de tutoría.
Rotación de puestos y aprendizaje entre departamentos
Una forma de implementar el método de aprender haciendo es la exposición a tareas o problemas en puestos de trabajo distintos, mediante periodos de prueba, cambios o traslados, o sistemas de rotación laboral estructurados.
La organización de rotaciones temporales de tareas o puestos entre personas trabajadoras se puede plantear:
- Entre departamentos.
- Dentro del mismo departamento.
Aunque en las pequeñas empresas y las microempresas esto puede resultar más difícil debido a la especialización de cada persona, incluso un enfoque basado en observar y preguntar a los compañeros o compañeras puede ser muy provechoso.
Comunidades de prácticas o espacios de colaboración
Fomentar entornos en los que compartir conocimientos de manera regular ayuda a sistematizar el aprendizaje no formal.
Esto puede materializarse en diferentes tipos de sesiones de intercambio de información:
Recursos adicionales
En esta sección se incluyen algunos recursos documentales y prácticos de utilidad en el marco del aprendizaje no formal.
Las personas trabajadoras con una experiencia laboral de al menos tres años o un mínimo de formación de 300 horas pueden obtener el reconocimiento oficial de sus competencias profesionales.
Los procesos de reconocimiento, evaluación y acreditación de las competencias y cualificaciones profesionales se pueden financiar a través del permiso individual de formación.
Puedes consultar el dosier sobre acreditación de competencias profesionales del CFCC aquí.
La Recomendación del Consejo de 20 de diciembre de 2012 sobre la validación del aprendizaje no formal e informal insta a los Estados miembros a establecer disposiciones en este sentido que permitan:
- Validar los conocimientos, capacidades y competencias adquiridos mediante el aprendizaje no formal e informal, cuando proceda, mediante los recursos educativos abiertos.
- Obtener una cualificación total o, en su caso, parcial sobre la base de experiencias validadas de aprendizaje no formal e informal.
En general, el aprendizaje no formal no suele estar cubierto por subvenciones ni incentivos financieros en la mayoría de los países. Por lo tanto, reconocer el coste asociado a las acciones de aprendizaje no formal, además de los costes de la formación reglada, es un enfoque interesante para incentivar la inversión en formación de las pymes y micropymes.
En Francia, la Action de formation en situation de travail (AFEST) tiene como objetivo formalizar y estructurar el aprendizaje no formal en el trabajo y permite a las empresas y las personas trabajadoras acceder a incentivos financieros normalmente reservados a la formación reglada.
Programar la formación de manera independiente llega a ser complejo, especialmente para las pequeñas y medianas empresas (pymes) y las microempresas.
Tanto la gestión como la impartición de acciones formativas suponen un consumo de tiempo y recursos para las empresas. Esto es especialmente relevante cuando los recursos propios son limitados o los trámites administrativos son complejos.
En ocasiones, la falta de perfiles especializados en formación o recursos humanos en la empresa dificulta aún más que esta pueda:
- Identificar necesidades formativas.
- Elaborar contenidos formativos adecuados o adaptar los ya existentes a las necesidades detectadas.
- Impartir la acción formativa.
En este contexto, la cooperación y la colaboración entre empresas a escala sectorial o territorial y la participación de otros agentes del ecosistema de formación profesional (como los agentes sociales o las distintas administraciones públicas) contribuyen a reducir los costes a los que se enfrentan las empresas al programar la formación. Por ejemplo, la gestión y la impartición grupal generan sinergias y resultan de gran ayuda para aumentar la demanda de formación.
El establecimiento de redes y otras formas de colaboración permite a las empresas:
- Agrupar y acumular recursos.
- Compartir información.
- Desarrollar ideas.
- Aprender de la experiencia de otras empresas, entidades y organizaciones.
Además, un enfoque participativo en el desarrollo, la implementación y la evaluación de medidas de formación y adquisición de competencias facilita el aprendizaje compartido, además de mejorarlo y contribuir a la construcción de capacidades dentro de las empresas.
Este módulo contiene medidas y buenas prácticas relacionadas con la colaboración y la cooperación con otras empresas y agentes del ecosistema de formación, tanto para gestionar como para impartir formación.
Modelos de colaboración y cooperación
En España y Europa se han promovido distintos modelos de colaboración entre empresas, ya sea a escala sectorial (empresas del mismo sector que comparten necesidades similares) o territorial (empresas de un mismo territorio, independientemente del sector). También se han promovido alianzas con actores externos (asociaciones empresariales, sindicatos, centros de formación, Administraciones públicas…).
Compartir recursos ayuda a mitigar algunos de los obstáculos a los que se enfrentan las pequeñas y medianas empresas y las micropymes cuando intentan programar la formación de manera independiente.
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Es recomendable que las pymes y microempresas entren en contacto con entidades de carácter supraempresarial, que tradicionalmente tienen una visión más amplia de la oferta formativa (agentes sociales, como confederaciones de empresarios a escala estatal o autonómica, o sindicatos) o asociaciones, fundaciones u otros organismos públicos y privados que publican informes y herramientas.
En España, las empresas de menos de 100 personas trabajadoras pueden agruparse con criterios territoriales o sectoriales con el objetivo de gestionar de forma conjunta y eficiente sus respectivos créditos de formación. Estas agrupaciones deben ser gestionadas necesariamente por una entidad organizadora.
Puedes consultar el dosier «Entidades organizadoras» del CFCC aquí.
Las organizaciones sectoriales y territoriales (federaciones de empresas, agentes sociales, clústeres, cámaras de comercio…) suelen disponer de una visión más amplia de las tendencias y brechas de competencias en su ámbito. Por tanto, detectan necesidades formativas de una manera más eficaz y eficiente que una empresa por sí sola.
La elevada carga burocrática asociada a la formación programada es una de las barreras más señaladas por las pymes y micropymes respecto al bajo uso de esta modalidad de formación profesional para el empleo.
Existen determinados actores (de carácter sectorial, territorial o empresarial) especializados en la gestión: hay empresas organizadoras de formación, asociaciones empresariales e incluso cámaras de comercio que ofrecen servicios de gestión integral de la formación.
Buenas prácticas en colaboración y cooperación
A continuación, se muestran varios ejemplos de redes y programas relacionados con la colaboración y la cooperación entre empresas con participación del sector público.
El sector público puede apoyar estas redes mediante recursos financieros, organizativos o de aumento de capacidades, al margen de que la Administración provea determinados servicios directamente a las empresas.
Los espacios de mejora continua del Consorci per a la Formació Contínua de Catalunya son espacios de debate y diálogo entre todos los agentes y personas implicadas en la formación profesional para el empleo dirigidos a personas ocupadas.
En estos espacios se busca, a través de un proceso de escucha con todos los actores clave del sistema de formación (personas participantes, personas formadoras, entidades de formación y el propio CFCC) recoger propuestas, demandas, comentarios e inquietudes sobre los temas propuestos.
Puedes encontrar el dosier informativo sobre la metodología de los espacios de mejora continua aquí.
En Austria, con el programa Impulse Training Networks (Impuls-Qualifizierungs-Verbund), financiado por la Administración nacional y estatal, y gestionado a través de empresas de consultoría, se ofrecen servicios de apoyo a redes mediante los cuales las empresas pueden cooperar para proporcionar formación relevante para el puesto de trabajo a las personas trabajadoras de una manera rentable.
En Irlanda, las redes de formación se promueven desde Skillnet, una agencia de apoyo a las empresas que promueve la formación continua con un enfoque que combina la perspectiva sectorial y regional. De esta manera, se complementan los programas tradicionales con formación personalizada y adaptada a los grupos de empresas.